Какие обязанности делопроизводителя. Профессия делопроизводитель. Функции и обязанности сотрудника

Должностная инструкция

делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель обеспечивает организацию процессов документирования и управления документацией при реализации основных задач и функций организации и должен иметь начальное и среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

1.3. Делопроизводитель подчиняется руководителю организации.

1.4. В случае отсутствия в штатном расписании единицы заведующего архивом, возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в организации.

1.5. Прием и сдача дел, при назначении и освобождении делопроизводителя, оформляется актом.

1.6. Делопроизводитель в своей работе руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией РК, местного уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией, соответствующего государственного архивного учреждения, распорядительными документами и указаниями руководителя организации и настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности

2.1. Делопроизводитель, осуществляя работу по ведению делопроизводства:

1) разрабатывает и совершенствует классификаторы документов, образующихся в деятельности организации;

2) осуществляет прием документов, первоначальную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, направление документов в структурные подразделения, учет, хранение, доставку и рассылку документов;

3) организует своевременное рассмотрение руководителем организации входящих документов, осуществляет контроль за оформлением документов, представляемых на подпись;

4) осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, регулярно информирует руководителя организации о результатах исполнения документов;

5) формирует и ведет контрольно-справочную и другие картотеки, компьютерный банк данных;

6) организует печатание, копирование и размножение документов;

7) разрабатывает и согласовывает проект бланков организационно-распорядительных документов организации;

8) разрабатывает инструкцию по делопроизводству;

9) составляет номенклатуру дел организации, обеспечивает оперативное хранение дел и их использование до передачи в установленном порядке в ведомственный (частный) архив;

10) разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины;

11) осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях, организует экспертизу ценности документов с целью их отбора на хранение и уничтожение;

12) проводит совещания-семинары и консультации по вопросам документирования и управления документацией.

3. Права

3.1. Делопроизводитель имеет право:

1) контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами;

2) запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы делопроизводителя;

3) осуществлять контроль за сокращением объема документооборота в организации;

4) проводить проверку организации документирования и управления документацией в структурных подразделениях и доводить итоги данных проверок до руководителя организации для принятия соответствующих мер;

5) возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных правил.

4. Ответственность

4.1. Делопроизводитель несет ответственность за:

1) несоблюдение стандартов, правил документирования и управления документацией в соответствии с законодательством РК;

2) ненадлежащее исполнение и неисполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РК.

5. Взаимоотношения

5.1. Делопроизводитель взаимодействует:

1) со структурными подразделениями организации - по вопросам документирования и управлением документацией;

2) с юристом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

3) с ответственным за перевод - по вопросам перевода документов на государственный, русский и иные языки;

4) с хозяйственным отделом - по вопросам обеспечения средствами вычислительной и организационной техники, бланками организационно-распорядительных документов и канцелярскими принадлежностями.

Ольга Таирова, офис-менеджер по документообороту транспортной компании «СоюзХимТрансАвто»

Как давно вы работаете делопроизводителем?

О работе делопроизводителя я думала уже давно, так как меня манили документы. С делопроизводством познакомилась в 2016 году, работая в школе в отделе кадров. Когда я освоила азы, меня перевели на должность специалиста отдела кадров.

Какое образование должен иметь делопроизводитель?

По своему опыту могу сказать, что делопроизводитель может не иметь образования по специальности, достаточно пройти курсы делопроизводства или же самостоятельно изучить профессиональную литературу и выделить для себя основные моменты.

С каждым годом документооборот увеличивается, и теперь во многих вузах есть специальные факультеты, на которых обучаются будущие специалисты по документообороту и архивному делу.

В чём суть работы делопроизводителя?

Работа делопроизводителя – это, конечно же, режим многозадачности, и ряд обязанностей одинаков в различных компаниях. Но специфика и отрасль места работы во многом определяет, с чем именно будет иметь дело специалист.

Я работаю в логистической компании, и помимо основных обязанностей делопроизводителя (ведение локального документооборота компании, регистрация и обработка корреспонденции, ведение телефонных переговоров, ведение архива документов), работаю с различными базами (автоперевозки, счета клиентов, база клиентов и другое), сканирую документы и заношу их в базы, контролирую работу курьера.

Кроме того, я отвечаю за жизнеобеспечение офиса – заказываю канцелярию, воду и так далее. Не обходится и без поручений генерального директора и руководителей отделов.

В чём отличие делопроизводителя от секретаря?

В каждой компании должность делопроизводителя может включать в себя обязанности или офис-менеджера (различные поручения, жизнеобеспечение офиса и многое другое). По моему мнению, делопроизводство – это достаточно узкое направление, основанное исключительно на документообороте компании.

Судя по рынку вакансий в сфере делопроизводства, каждый работодатель по-своему трактует эту должность.

Какими навыками должен обладать делопроизводитель?

Минимальные требования:

• Умение работать с оргтехникой
• Знание стандартного пакета Microsoft Office
• Приём и распределение телефонных звонков

Максимальные требования:

• Знание делового этикета
• Приём и встреча гостей компании
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
• Составление приказов и различных документов
• Знание деловой переписки
• Знание иностранного языка

Этот список можно продолжать до бесконечности. Кроме профессиональных навыков также важны личностные качества, а именно:

• Умение работать в режиме многозадачности
• (объём работы и количество звонков может «вогнать» в зону дискомфорта)
• Ответственность, пунктуальность, внимательность, открытость и доброжелательность, потому что зачастую делопроизводитель является лицом компании.

На какую зарплату стоит рассчитывать делопроизводителю?

В зависимости от региона, статуса компании и её оборотов, заработная плата делопроизводителя колеблется от 15 до 50 тысяч рублей – в среднем, 25-35 тысяч рублей.

Что является самым сложным в работе делопроизводителя?

Каждая работа может вызывать трудности. Как активному человеку, мне трудным моментом в делопроизводстве кажется периодическая монотонность бумажной работы. И я бы выделила еще один нюанс, на который стоит обратить внимание при выборе сферы делопроизводства. Речь об умении сосредоточиться на мелочах, быть крайне ответственным и внимательным, не забывая при этом о многозадачности. Если какое-то из этих качеств «страдает», то могут возникнуть сложности при выполнении поставленных задач.

Расскажите о плюсах профессии.

Я люблю свою работу за обилие интересных задач, за возможность получить ещё больше профессиональных навыков. Я воспитываю в себе усидчивость, ещё большую внимательность, требовательность не только к себе, но и к своим коллегам.

Какие карьерные перспективы ждут делопроизводителя?

Амбициозный, отлично выполняющий свою работу делопроизводитель может добиться и карьерного роста в том числе. В зависимости от того, в какой сфере «варится» компания, можно продолжить свою карьеру как в качестве линейного сотрудника, так и в руководящей должности: помощник генерального директора, заместитель руководителя или даже руководитель.

Если вы заинтересовались работой делопроизводителя и хотите попробовать себя в новой сфере, то берите на заметку рекомендации от Rjob.

Книги

• «Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по персоналу», Ю.М. Михайлов.
• «350 готовых деловых писем», Джон Вудс.
• «Делопроизводство. Учебное пособие», Т.В. Кугушева, Т.С. Ласкова, К.Ф. Механцева.
• «Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие», О. Сологуб.
• «Русский язык в деловой документации», Н. Абрамова

Обучение

• Повышение квалификации в сфере делопроизводства, электронного документооборота, секретарского, кадрового и архивного дела в центре профессионального образования ДИТАД.
• Курс «Делопроизводство – документационное обеспечение управления» в учебном центре «Специалист» при МГТУ им. Баумана.
• Дополнительное образование на базе высшего в колледже Министерства иностранных дел РФ.
• Курс «Кадровое делопроизводство. Профессиональный уровень» в центре образования «Элкод».
• Курс «Документооборот и контроль. Автоматизация и управление эффективностью» в центре профессионального развития «Профи-Карьера».

При использовании материалов сайта сайт указание автора и активная ссылка на сайт обязательны!

В последнее время одной из наиболее популярных специальностей считается делопроизводитель. Обязанности этого сотрудника состоят в обработке огромного количества документов. Чем именно он занимается, и почему так важно иметь в штате работника такой профессии? С этим надо разобраться подробно.

Основы профессии

Каждой более или менее крупной компании непременно требуется делопроизводитель. Обязанности, которые ложатся на плечи такого сотрудника, включают в себя в основном чисто бумажную работу. На первый взгляд она кажется скучной и никому не нужной. Но так думают только те, кто совершенно не представляет себе весь документооборот предприятия.

Чтобы разобраться в этом потоке информации, и нужен делопроизводитель. Обязанности и функции, которые он должен исполнять, заключаются в следующем:

1. Ведение всего оборота документов на предприятии.
2. Телефонные звонки и беседы с клиентами.
3. Обработка и регистрация входящей корреспонденции.
4. Осуществление контроля документов, находящихся на исполнении у других сотрудников.
5. Архивация документов.

Все это требует соответствующего знания норм и правил ведения делопроизводства. Подобные навыки, конечно, можно получить на практике, но лучше дополнительно иметь хорошую теоретическую подготовку.

Немаловажные особенности

Каким же должен быть настоящий делопроизводитель? Обязанности и условия работы всегда накладывают свой отпечаток. Это касается абсолютно всего. Для начала стоит отдельно сказать о личных качествах. На таком рабочем месте от сотрудника потребуется:

1. Аналитический ум, чтобы легко ориентироваться в потоке информации и принимать правильные решения.
2. Способность долгое время концентрировать свое внимание на конкретной проблеме.
3. Способность заниматься несколькими делами одновременно.
4. Хорошая память, чтобы постоянно держать в голове нужную информацию.
5. Порядочность.
6. Общительность и доброжелательность.
7. Стрессоустойчивость и умение справляться со своими эмоциями.
8. Коммуникабельность.
9. Спокойное отношение к критике в свой адрес.
10. Умение вести деловые переговоры.
11. Знание культуры общения и правильная речь.

При наличии всех этих требований делопроизводитель сможет как следует выполнять свою работу. Но у такой профессии есть и некоторые медицинские противопоказания. Среди них:

• заболевания органов дыхания (туберкулез, астма и другие);
• проблемы с сердцем (гипертония, аритмия, порок);
• нервные расстройства.

Если таковых не имеется, то сотрудник может смело приступать к работе и надеяться на хорошие результаты.

Круг обязанностей

Практически в каждом городе есть предприятие или организация, на которой трудится делопроизводитель. Должностные обязанности такого работника, как правило, заключаются в следующем:

1. Прием и обработка входящей корреспонденции. Специалист должен зарегистрировать письмо, передать его адресату, а затем проконтролировать исполнение указаний, отмеченных в резолюции. Такая информация заносится в специальные журналы или карточки и составляет банк данных.
2. Сопровождает прохождение каждого документа по всем стадиям: подготовка - оформление - обработка - хранение. В любой момент делопроизводитель должен иметь возможность предоставить по запросу полный расклад.
3. Учет отправленных и полученных бумаг.
4. Архивация документов.
5. Правильная организация учета и создание справочной базы для быстрого и удобного поиска.
6. Контролирует правильность оформления и подписания документов, а также наложения соответствующих виз.
7. Отвечает за сохранность всей документации предприятия.

Со всем этим может справиться только специально подготовленный делопроизводитель. Должностные обязанности его составлены таким образом, чтобы выполняемая работа была максимально эффективной.

Родственные профессии

Содержать в штате делопроизводителя могут себе позволить только крупные предприятия. Для организаций с малой численностью рабочих единиц это роскошь. Небольшой объем документооборота дает возможность экономить фонд оплаты труда. А несложную работу с документами берет на себя секретарь. Это позволяет специалисту максимально загрузить свой рабочий день. Поэтому обязанности секретаря-делопроизводителя представляют собой гармоничное сочетание функций, соответствующих обеим должностям.

Они должны быть собраны в одну инструкцию и обязательны для исполнения. Особенность состоит в том, что обе эти профессии (делопроизводитель и секретарь) очень схожи между собой. Обе они предусматривают работу с документами и общение по телефону. Здесь даже сложно определить, какая обязанность какой специальности подходит больше всего. По-прежнему остаются основные направления их деятельности:

• работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
• осуществление контроля исполнения документов;
• ответы на телефонные звонки и их перенаправление для общения с другими специалистами;
• ведение архива.

Все это и составляет обязанности секретаря-делопроизводителя.

Влияние специфики работы

Работа любого предприятия связана с потоками различных документов. Систематизировать ее и превращать в стройный механизм должен именно делопроизводитель. В детском саду обязанности такого плана тоже существуют в достаточном объеме.

Кроме того, надо учесть, что детские дошкольные учреждения, на основании закона Российской Федерации «Об образовании», в последнее время стали достаточно самостоятельными и получили довольно широкие права. Это касается научной, финансовой, кадровой, хозяйственной и других видов деятельности. Руководство таких учреждений может вести работу в самых разных направлениях, самостоятельно заключая договора и ведя соответствующие переговоры. Все это отражается на бумажном потоке внутри организации, который требует своевременной обработки и систематизации. Делопроизводителю приходится не только изучать, но также классифицировать документы, разделяя их по назначению:

• распорядительные;
• информационные и справочные;
• организационные;
• кадровые (по личному составу);
• финансовые;
• технические.

Все поступающие бумаги необходимо привести в строгую систему, а затем передать для исполнения и реагирования.

Важные функции

Приступая к составлению должностной инструкции, необходимо особое внимание обратить на функциональные обязанности делопроизводителя. Некоторые путают их с должностными. Но между этими понятиями есть серьезное различие.

В первом случае имеются в виду те главные функции, которые должен взять на себя специалист-делопроизводитель:

1. Работа с входящими документами, их регистрация и распределение по структурным подразделениям.
2. Учет движения бумаг и контроль их исполнения.
3. Передача обработанной корреспонденции адресатам.
4. Организация хранения документов.

Это главные направления, по которым должна быть организована работа специалиста подобного рода. Когда речь идет о должностных обязанностях, то имеется в виду то, чем обязан заниматься сотрудник на конкретном предприятии. Перечисленные действия рассчитаны на определенную структуру компании и особенность взаимодействия ее отдельных участков и подразделений.

Делопроизводитель – очень важная должность на любом предприятии. От его грамотности и оперативности зависит организация документооборота в организации. А это влияет на работу структурных подразделений, своевременное принятие важных решений со стороны руководства.

Где работает делопроизводитель

Делопроизводитель – востребованная профессия. Практически ни одна крупная компания не может обойтись без этого сотрудника.

Подобный сотрудник нужен в любой организации, где присутствует большой документооборот , за которым должен кто-то следить: регистрировать, сортировать, архивировать и найти в любой момент необходимую бумажку.

Например, в школе работник занимается ведением дел всех учащихся : регистрацией, внесение информации в компьютерную базу и последующим архивированием.

Очень важен такой сотрудник в судебных инстанциях – где поток документации просто огромен. Ни одной солидной компании не обойтись без данной штатной единицы, будь это промышленная компания, справочная служба, институт, культурное учреждение, юридическая консультация и прочие учреждения.

Чем отличается от секретаря

На первый взгляд кажется, что эти две должности ни чем не отличаются друг от друга, но это если рассматривать круг обязанностей секретаря-делопроизводителя на маленьком предприятии.

В больших компаниях эти две профессии четко отделены друг от друга. При этом в штате может быть не одна единица делопроизводителя или секретаря.

Чтобы понять разницу между этими работниками нужно понимать, чем конкретно каждый занимается на предприятии.

Слово «секретарь» имеет латинские корни, в переводе означающие «секрет». То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю. Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации:

• прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии;
• организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей;
• регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное;
• обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное;
• выполнение мелких поручений директора;
• контроль наличия у директора необходимых для работы канцтоваров и прочих вещей;
• организация командировок: бронирование билетов и гостиничных номеров, проверка наличия и соответствующего заполнения сопроводительных документов.

Во многих организациях секретарь – это помощник руководителя . Должность очень многофункциональна в отличие от делопроизводителя, который занимается только «бумажной» работой .

Секретарь постоянно общается с людьми, делопроизводитель – с документами. Любой секретарь может заниматься перепиской и оформлением входящей или исходящей документации, но это не является его основной обязанностью, она лишь дополнят круг остальных функций.

Очень часто руководители предприятий предпочитают нанять одного сотрудника, который будет совмещать функции секретаря и делопроизводителя. Это совершенно неверный подход в организации работы, приемлемый только для очень маленьких фирм .

Делопроизводитель должен в первую очередь следить и контролировать все документационные потоки предприятия . Полноценно выполнить такую функцию будет тяжело, если придется бесконечно сидеть на телефоне, бегать по поручениям директора и заваривать кофе ему и сотрудникам офиса.

Квалифицированный сотрудник не только контролирует деловую корреспонденцию на предприятии, но занимается содержанием ее архива.

В зависимости от особенностей деятельности предприятия у делопроизводителя может быть разнообразный круг обязанностей:

1. Регистрация входящей и исходящей деловой переписки;
2. Сортировка корреспонденции по степени важности и подразделениям;
3. Ведение конструктивной переписки;
4. Создание документальной базы предприятия;
5. Ведение бумажного и электронного реестра;
6. Контроль своевременного исполнения предписаний, назначенных в документах;
7. После резолюции директора, доведение информации до структурных подразделений;
8. Выдача справок или копии документов в соответствии с поступающими запросами;
9. Рассылка деловой переписки по адресатам;
10. Обеспечение хранения документов, систематизация их для оптимизации поиска;
11. Составление архива.

Чем крупнее организация, чем больше в ней структурных подразделений, тем нужнее организация делопроизводства. В корпорациях может быть целый отдел сотрудников, занимающихся «бумажной» работой в различных направлениях, следовательно, обязанности у них будут разными.

Например, в компаниях, имеющих иностранных партнеров обязанности делопроизводителя могут включить перевод поступающей корреспонденции .

Требования к сотруднику

Прошли те времена, когда профессия делопроизводителя или секретаря относилась к низко квалифицированным должностям, не требующим особых навыков, знаний и умений. Сейчас это ответственная должность, на которую чаще всего подбираются кандидаты, имеющие высшее образование.

От квалифицированной работы сотрудника зависит нормальное функционирование организации, поэтому работник должен обладать следующими личными качествами:

• великолепная память;
• дотошность и терпеливость;
• аккуратность;
• самообладание;
• деловой стиль общения;
• само организованность и самодисциплина;
• педантичность;
• высокая концентрация внимания;
• эмоциональная устойчивость;
• высокий уровень ответственности.

Кроме индивидуальных требований, к сотруднику обязательно предъявляются квалификационные запросы:

• высшее образование. Для солидных учреждений – документоведение, архивоведение;
• умелое владение персональным компьютером, офисной техникой;
• знания правильного ведения документооборота: оформление и регистрация, составление реестров, правильного хранения документов, их архивирования и прочие навыки;
• умение налаживать коммуникационные связи между различными подразделениями и структурами, умелое общение с клиентами и сторонними организациями;
• опыт работы (данное требование не всегда присутствует, но при наличии нескольких претендентов на должность предыдущий опыт является большим плюсом);
• знание языков (подобные запросы предъявляют компании с иностранным вложением капитала либо ведущие внешне экономическую деятельность).

Важные положения должностной инструкции

При поступлении на работу каждый сотрудник должен иметь первоначальное знание о возложенных на него обязанностях . Подобная информация берется из должностной инструкции. Это документ, в котором подробно прописаны все функциональные обязанности работника, его ответственность за их ненадлежащее исполнение и права.

Конечно, руководитель может не подписывать данный документ с трудящимся, но тогда он не сможет требовать четкого исполнения определенного набора дел, а тем более наказывать или штрафовать за невыполнение определенных задач.

Поэтому должностная инструкция это важный документ, как для руководителя организации, так и для ее сотрудников.

Стандартная инструкция включает в себя следующие пункты:

1. Общие положения. Данный параграф определяет что делопроизводитель – это категория технических исполнителей. Затем в нем четко прописываются квалификационные требования к занимаемой должности, особенности назначения и снятия с должности. Непосредственное подчинение сотрудника. Какими знаниями и навыками он должен руководствоваться при осуществлении своей деятельности. Очень важным моментом является пункт о возложении обязанностей делопроизводителя во время его отсутствия на другого сотрудника.
2. Функциональные обязанности работника.
3. Права работника. Сотрудник имеет права участвовать в разработке проектов, касающихся его сферы деятельности, вносить предложения по усовершенствованию своих обязанностей, по согласию руководства задействовать других сотрудников в работе.
4. Ответственность. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей делопроизводитель будет нести ответственность в соответствии с действующим законодательством и нормативами, принятыми на предприятии.
5. Заключительные положения определяю дату подписания документа и составление его в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Делопроизводитель – это престижная профессия. Сейчас многие высшие учебные заведения открывают курсы по специальности «Документоведение и архивоведение». Это говорит о том, что специальность востребована. В зависимости от опыта работы и квалификации заработная плата такого специалиста может быть на уровне менеджера среднего или даже высшего состава.

Видео содержит интересную и подробную информацию о ведении документооборота в делопроизводстве, что является прямо обязанностью этого сотрудника.

Что нужно делать любой организации, независимо от специфики и направления деятельности? Конечно же – вести документацию. Документооборот – вот что есть в любом учреждении, поэтому понятно, откуда появилась и почему важна такая профессия, как делопроизводитель.

Важная должность

Многие говорят, что нет смысла нанимать делопроизводителя, если в штате уже есть секретарь или даже несколько секретарей. Подобный подход абсолютно неправильный, ведь в обязанности этих двух совершенно разных профессией входит выполнение разных заданий: секретарь должен помогать следить за графиком руководителю, отвечать на звонки, приносить кофе, выполнять мелкие поручения, а в обязанности делопроизводителя входит контроль над всей документацией организации.

Сложный документальный контроль

Ответственный делопроизводитель должен не только контролировать оборот документов в организации, он также является главным смотрителем архива. В обязанности делопроизводителя включают такие функции:

• ведение деловых переписок управляющего звена;
• формирование структурированной документационной базы;
• контроль выполнения положений, которые указаны в том или ином документе.

Учет корреспонденции (как входящей, так и исходящей) также водит в обязанности делопроизводителя.

Различие обязанностей в небольших и больших компаниях

Как показывает практика, чем больше организация, тем больше в штате будет делопроизводителей. В малых организациях, где просто нет возможности нанимать делопроизводителя, но без его услуг никак не обойтись, привлекают человека, который будет занимать пост секретаря-делопроизводителя. Обязанности секретаря-делопроизводителя, как уже понятно, - это смесь обязанностей двух этих должностей. Один человек вполне успевает со всем справиться, ведь документооборот на небольших предприятиях не настолько насыщенный и разнообразный, как у мегакомпаний.

Специфические требования, которые могут быть предъявлены потенциальному сотруднику

Обязанности делопроизводителя зависят от специфики деятельности организации. Например, международные организации или компании, которые имеют иностранных партнеров, могут требовать от своих делопроизводителей переводить корреспонденцию, например, с английского и наоборот.

На такую должность чаще берут человека с опытом работы, ведь здесь нужно иметь высокий уровень усидчивости и быть действительно скрупулёзным человеком, за плечами которого несколько лет практики. Молодым людям, которые только окончили образовательные учреждения по данному профилю и у которых нет опыта, стоит попытаться впечатлить потенциального будущего работодателя своим стремлением работать, тогда, возможно, есть шанс попасть на такую должность даже в большой, перспективной организации.

Нужно понимать специфику деятельности компании, с документацией которой придется работать. Достаточно глубокие знания законодательной базы, которой руководствуется предприятие, – это также большой плюс для потенциального работника.

Какие организации не обходятся без делопроизводителей

Должность делопроизводителя всегда есть в школах и детских садах больших городов. Это связанно с тем, что без человека, который сумеет уследить за всей документацией и при необходимости немедленно предоставить любой из хранящихся документов, не обойтись.

Обязанности делопроизводителя в школе немного отличаются от обязанностей делопроизводителя, например, в торговой организации. Здесь работа будет вестись с документами каждого из учащихся. В конце отчетного периода необходимо будет подавать информацию о проделанной работе. Лучше, если человек, работающий в таких организациях, сможет легко находить общий язык и с детьми, и с их родителями, ведь проблемы в документоведении, наличие несоответствий, которые нужно будет уточнить, – это довольно распространённое явление.

В любом большом садике также есть свой делопроизводитель. Должностные обязанности здесь похожи на те, что есть у работников данного профиля в школах. Это объясняется единой направленностью деятельности таких государственных или частных организаций. Такие учреждения тоже желают, чтобы у них работал ответственный и квалифицированный делопроизводитель. Обязанности в детском саду у этого специалиста остаются теми же: работа с документной базой и архивами.

Некоторые личные качества, которыми должен обладать хороший делопроизводитель

1. Человек, который хочет стать высококлассным делопроизводителем, должен обладать очень хорошей памятью. Эмоциональность – враг, с которым нужно бороться и не допускать того, чтобы перепады настроения могли как-то повлиять на результативность труда.
2. Толерантность – это настоящее сокровище, которой должен обладать делопроизводитель. Должностные обязанности его дополняются функцией объяснения многим людям «на пальцах» значения многих документов и важности каждого отдельного «листика», без которых реализовать какое-то пожелание будет нереально.
3. Самообладание так же важно, как и толерантность. В данной сфере довольно часто случаются ситуации, которые могут вывести из себя неподготовленного человека. Держать себя в руках нужно постоянно.
4. Навыки делового общения помогут быстро решить поточные проблемы с людьми, которые работают в этой же организации или связаны деловыми контактами с фирмой.
5. Организованность на уровне маниакальности. Действительно, хороший делопроизводитель никогда не откладывает дела и документы "на потом", потому что прекрасно понимает, что это может привести к ошибкам или полному хаосу, чего нельзя допускать в работе с документами ни в коем случае.