М.М. Ларин

Документационное обеспечение управления проектами (отечественный и зарубежный опыт)

Ключевые слова: проект, документационное обеспечение управления, управление проектом, унифицированная система документации.

Модернизационный путь развития, на который вступила наша страна в ответ на глобальные вызовы мирового финансового и экономического кризиса, требует скорейшего внедрения передовой техники, современных технологий и методов управления во все сферы жизни общества и государства. Программно-целевые методы управления социально-экономическими системами, давно ставшие повседневной практикой в развитых странах, применяются уже и в России: в крупных национальных проектах, федеральных целевых программах, при переходе к целевому планированию и бюджетированию, ориентированному на конечный результат. Достаточно взглянуть на бюджет страны, чтобы убедиться в том, что он содержит особые статьи по финансированию государством ряда федеральных целевых программ. По сути это группы проектов, координированно управляемых с помощью названных методов. В дальнейшем именно управлению проектами будет принадлежать ведущая роль в модернизации, которую можно представить как совокупность реализуемых крупных, масштабных и малых проектов, направленных на дальнейшее развитие и совершенствование техники и технологий, повышение конкурентоспособности в глобальной рыночной среде, улучшение качества жизни.

Понятие «проект» зарубежные ученые трактуют как совокупность разнообразных видов деятельности, объединенных рядом общих признаков. Так, любой из них направлен на достижение конкретных целей и определенных результатов; характеризуется координированным выполнением многочисленных, взаимосвязанных действий; ограничен во времени, т. е. имеет начало и конец. В отличие от производственной системы, проект предполагает однократную деятельность до получения конечного результата, все чаще становясь основной формой деятельности организации. Другими словами, проект - это работа, которая должна быть выполнена для достижения уникального, заранее определенного результата в рамках установленных сроков и бюджета1.

Жизненный цикл проекта (промежуток времени между появлением и завершением) является исходным для его финансирования, которое, в свою очередь, служит основанием для разделения работ на прединвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную фазы (стадии). В реальности этот процесс более сложный и многоступенчатый. Его первая стадия (концептуальная) включает формулирование целей, анализ инвестиционных возможностей, обоснование осуществимости (технико-экономическое обоснование) и планирование проекта; вторая стадия - разработка проекта, в ходе которой определяются структура работ и исполнители, выстраиваются календарные графики работ, разрабатываются бюджет проекта и проектно-сметная документация, проводятся переговоры и заключаются контракты с подрядчиками и поставщиками; третья стадия - выполнение проекта, когда осуществляются работы по его реализации (строительство, маркетинг, обучение персонала и др.); четвертая стадия (завершение проекта) состоит обычно из приемочных испытаний, опытной эксплуатации и сдачи проекта в эксплуатацию; пятая стадия (эксплуатационная) включает приемку, запуск, замену оборудования, расширение, модернизацию, инновацию.

При этом каждой стадии управления проектами соответствует определенный набор документов, обеспечивающих правовую, организационную, финансовую, социальную, кадровую и иную информационно-документационную поддержку мероприятий. Однако система его документационного обеспечения, несмотря на довольно широкое распространение в России и за рубежом проектного способа выполнения различных задач как в государственном секторе, так и в предпринимательской среде, до сих пор не выработана, не определен необходимый и достаточный состав документов, способных обеспечить рациональное исполнение отдельных функций управления в рамках проекта.

Понимая насущную необходимость решения этой проблемы, попытаемся в данной статье представить видовой состав документации по соответствующим стадиям управления проектами и обозначить перспективы совершенствования управления документами в процессе проектной деятельности. Для достижения поставленной цели были проанализированы действующие нормативные правовые акты Российской Федерации (федеральные законы и постановления правительства2, стандарты и правила3), отечественная4 и зарубежная5 литература, преимущественно американских и английских специалистов из различных организаций по управлению проектами, а также практика управления проектами во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела в процессе выполнения заданий федеральных целевых программ.

Состав документов, создаваемых и используемых на первой стадии формирования проекта, установлен лишь для федеральных целевых программ. Это необходимый и достаточный комплекс документов, определяющих концептуальную суть проектных предложений в ходе проводимых конкурсов, установленный Федеральным законом Российской Федерации «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

Иначе обстоит дело с инновационными (инициативными) проектами, документационное обеспечение которых на данной стадии управления до сих пор обсуждается специалистами. Одни выделяют такие документы, как проектное задание (название, цель, задачи, организация, утверждение проекта с подписями главных его участников), соглашение о цели, задачах и ожидаемых результатах6, а другие обосновывают необходимость создания большего количества документов, называя среди них план, график проекта, описание продукта. Так, К.Хелдман (США) важное значение придает разработке устава проекта, считая его основой для планирования, выполнения и контроля работ. По ее мнению, он должен давать общее представление о проекте, его цели и результатах, содержать пакет дополнительных документов, подсчет ресурсов и затрат, а по необходимости и исследование возможностей. В уставе следует также зафиксировать роль и ответственность руководителя, персонала, спонсора проекта и исполнительных менеджеров. При этом К.Хелдман допускает, что если проект реализуется по контракту, то тот может выполнять роль устава. Разумеется, Хелдман постоянно подчеркивает и важность разработки документов, касающихся бюджета проекта7.

Именно на концептуальной стадии, по мнению А.Д. Орра (Великобритания), необходимо создание экономической модели - одной из ключевых составляющих начального этапа реализации любого сложного проекта, которая может быть представлена бизнес-планом8. Отечественные специалисты относят к данной стадии такие документы, как стратегический инвестиционный и бизнес-планы, технико-экономическое обоснование и проектное задание9.

Состав документации для второй стадии, связанной с разработкой проекта, столь же строго продиктован условиями его выполнения. Так, правовые отношения и финансовые обязательства участников государственного проекта отражаются в нескольких

организационно-правовых документах. Отношения заказчика и головного исполнителя регулируются государственным контрактом, к которому прилагаются техническое задание (технические требования), рабочая программа и календарный план. В свою очередь, отношения головного исполнителя и соисполнителей регулируются договором между сторонами; дополнительным соглашением, включающим календарный план и техническое задание; сметой расходов. В договоре как основном правовом документе определяются его предмет; стоимость (договорная цена) работ и порядок расчетов между сторонами; сроки и порядок исполнения работ; права, обязанности и ответственность сторон; права интеллектуальной собственности на результаты работы; порядок приемки работ; особые условия и форс-мажорные обстоятельства; условия конфиденциальности; организационные вопросы; юридические адреса; банковские реквизиты; подписи сторон. К договору прилагаются смета расходов и техническое задание.

Техническое задание (ТЗ) является наиболее сложным из приложений и включает такие разделы, как общие сведения (наименование организаций заказчика и исполнителя, основания для выполнения работы, сроки начала и окончания работ, порядок внесения изменений в ТЗ); цель и основные задачи работы; требования к ее выполнению и содержанию; исходные данные, порядок проведения и этапы; требования к оформлению результатов; порядок их приемки. К договору может прилагаться план-график представления проектных материалов заказчику.

К сожалению, в отношении инициативных проектов такой определенности нет, а господствуют разнообразные подходы к определению комплекса документов, образующихся в ходе их реализации.

Например, Д.Дипроуз (США) относит к данному документному комплексу план проекта, включающий намечаемые результаты работы, конкретные задачи и их распределение между исполнителями, графики, смету; план коммуникаций (отчеты о выполнении задач каждым членом команды, способы получения и предоставления информации для участников проекта) и бюджет (расчет сметы проекта, калькуляции)10, а А.Д. Орр подробно излагает их содержание. Так, по его мнению, общий план дает полную картину деятельности по проекту, устанавливает порядок выполнения работ, собирая информацию для формирования экономической модели, раскрывает главную цель проекта и его задачи, ключевые аспекты (временные рамки, объем, качество) и риски. Составление бюджета проекта А. Д. Орр считает следующим после разработки общего плана действием и выделяет здесь такой документ, как план распределения работ, на котором основана вся деятельность по реализации проекта. Существующие планы разбиваются по управляемым участкам, комплексам работ и группам задач с использованием графика Ганта11. Вслед за этим составляется график проекта (структурная схема, последовательность и взаимозависимость работ, снижение рисков), а после его утверждения - план, содержащий общую характеристику проекта, схему контроля и механизмы управления, организацию и структуру проекта, ожидаемый его жизненный цикл, осно

Раздел 4
ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОУ *
И АРХИВНОГО ДЕЛА

М. В. Ларин

ИСТОРИЧЕСКИЙ ОПЫТ И СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕГУЛИРОВАНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ 1

Исследование исторического опыта развития российского делопроизводства выявляет его характерную особенность - зависимость от действующей системы управления. Крупные политические, социальные и экономические реформы в нашей стране тесно связаны с преобразованиями в области государственного управления и государственного делопроизводства, которое отражает и закрепляет систему управления, совершенствуется вместе с ней.

Приказное делопроизводство

© М. В. Ларин, 2002

В период становления Русского централизованного государства появилось приказное делопроизводство. В приказах делопроизводство выделилось в особую сферу деятельности, в них появился слой служилых людей - чиновников, для которых документ стал предметом профессиональной деятельности. Таким образом, делопроизводство как система возникло вместе с образованием аппарата государственного управления. В одной из своих работ С.О. Шмидт отметил, что органы, специально предназначенные для производства документов, «появляются тогда, когда общество не может нормально жить, точнее сказать, функционировать без фиксации обыденного в его жизни. Это происходит обычно в период образования централизованного государства» 2 .

Приказное делопроизводство отразило формы и методы управления, систему построения органов управления, их структуру на первоначальном этапе существования централизованного государства. Характерной особенностью приказного делопроизводства было то, что оно во многом опиралось на нормы обычного права, традиции, обычаи, переносимые из поколения в поколение служилыми людьми. Вместе с тем в приказах сложился определенный порядок, выработались технология прохождения документов по инстанциям и нормы оформления документации, появились разновидности документов 3 . Отдельные вопросы документирования в приказном делопроизводстве были урегулированы нормами права. Приказное делопроизводство сыграло важную роль в период становления и укрепления государства, однако на следующем этапе развития государства оно значительно изменилось.

Коллежское делопроизводство

В начале XVIII в. в России складывается абсолютная монархия, которая подразумевает сосредоточение в руках царя законодательной и исполнительной власти. В 1720 г. по инициативе Петра I был составлен Генеральный регламент, который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий и организацию коллежского делопроизводства. Он стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях. Генеральным регламентом устанавливались порядок документирования работы коллегий, правила использования печатей, вводились элементы сохранения государственной тайны. Значительно расширилось число видов и разновидностей документов, появились принципы группировки документов в дела. Было впервые введено понятие архивов и определен порядок сдачи в них законченных производством дел. Таким образом, Генеральный регламент законодательно закрепил порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения.

Коллежское делопроизводство стало тем краеугольным камнем, на котором строилось российское делопроизводство в течение почти двух последующих столетий. Реализация положений Генерального регламента позволила не только решить современные задачи делопроизводства учреждений Российской империи, но и сохранить для потомков архивные документы эпохи. В целом, реформы государственного аппарата первой четверти XVIII в. установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма.

Губернская реформа Екатерины II, направленная на реорганизацию местного аппарата управления, практически не изменила сложившийся порядок делопроизводства. Закон 1775 г. «Учреждения для управления губерний Всероссийской империи» лишь законодательно закрепил сложившуюся иерархию не только учреждений, но и их документации 4 .

Министерская реформа 1811 г. и ее влияние на развитие
делопроизводства

Следующий этап изменений российского государственного делопроизводства наступает в начале XIX в., при Александре I. Реформа центрального управления, направленная на адаптацию государственного аппарата к сложившимся к тому времени новым экономическим и общественным явлениям в стране, вызывает активизацию процесса развития делопроизводства.

25 июня 1811 г. был принят Закон «Общее учреждение министерств», который установил функции, структуру и сферы деятельности министерств. С изменением государственного аппарата происходит реорганизация делопроизводства, которому в процессе совершенствования системы управления придавалось большое значение. В министерствах создается единообразная система делопроизводства и канцелярий - структурных частей учреждений, где было сосредоточено все «письмоводство» 5 .

Несмотря на позднейшие изменения организации и структуры, принципов деятельности и делопроизводства отдельных министерств, «Общее учреждение министерств» продолжало оставаться основным законодательным актом, определяющим порядок функционирования министерств и системы делопроизводства вплоть до советского периода отечественной истории.

Вторая половина XIX века, как известно, характеризуется существенными сдвигами в развитии производительных сил и экономики России. После крестьянской реформы 1861 г. начался период капиталистического развития. Были предприняты реформы в финансовой сфере, в просвещении, осуществлена военная реформа, укреплен полицейский аппарат. Несколько изменилась структура основного звена центрального управления - министерств. Однако реорганизация государственного аппарата не затронула общих законодательных норм, оформлявших процессы делопроизводства.

Изменившиеся условия требовали повышения оперативности делопроизводства. В этих обстоятельствах отдельные организации и учреждения обратились к методике саморационализации делопроизводства, поскольку сложившиеся в начале XIX в. формы и методы делопроизводства вошли в противоречие с быстро меняющейся ситуацией в сфере управления в условиях научно-технического прогресса и социальных изменений. Уровень развития государства требовал адекватной системы делопроизводства. Однако многие попытки реформирования делопроизводства не были реализованы из-за сложившихся исторических условий предвоенного времени.

Таким образом, делопроизводство в период своего развития до революций 1917 г. прошло сложный путь от зарождения простейших форм документирования деятельности первых органов государственного управления - приказов на базе традиций и обычаев - до детально регламентированного, основанного на законах Российской империи государственного делопроизводства, постепенно превращаясь из технического элемента в важную неотъемлемую часть государственного управления.

Зарождение советского делопроизводства

После Октября 1917 г. наряду с разрушением государственной машины Российской империи было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Возникла задача создания эффективно действующего механизма государственного управления и делопроизводства. Прежде всего надо было определить технологию и методы организации государственного аппарата. Органам рабоче-крестьянской инспекции (РКИ) была придана функция контроля за работой государственного аппарата и его совершенствования. Таким образом, во главе работы по совершенствованию аппарата управления появился специальный орган с очень большими полномочиями - наркомат по улучшению деятельности других наркоматов.

В результате его деятельности в 1920-е гг. сложилась система научно-исследовательских, хозрасчетных, ведомственных и общественных организаций по вопросам научной организации управления, в том числе делопроизводства. Рассмотрим, на какой правовой базе это происходило.

Общеизвестно, что советская власть отказалась от прежнего законодательства и приступила к формированию новых правовых основ функционирования государства. Отдельные положения декретов и постановлений советской власти в той или иной степени касались делопроизводства и документации. Однако стройной системы законодательства по вопросам делопроизводства в стране после Октябрьской революции разработано не было. С созданием ЦКК-РКИ вопросы регулирования делопроизводства переходят на ведомственный уровень.

Позитивным результатом усилий ученых и специалистов 20-х гг. можно считать разработку ими Правил постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР (1928) и проекта Общих правил документации и документооборота (1931). Последние правила предполагали введение единой системы делопроизводства для всех учреждений. Общие правила явились серьезной попыткой разработать общегосударственные нормы в области работы с документами, однако они так и остались нереализованными из-за закрытия Института техники управления, а также упразднения НК РКИ СССР.

Переход делопроизводства в ведение архивных органов

С начала 1930-х гг. в сфере делопроизводства стали более активно проявлять себя органы управления архивным делом. Актуальность вопросов делопроизводства остро ощущалась специалистами и учеными, работниками госаппарата. Перед самой Великой Отечественной войной в 1941 г. было проведено первое межотраслевое совещание по оргтехнике, на котором при рассмотрении проблем механизации управленческого труда высветилось тревожное положение дел в области делопроизводства. Совещание наметило уникальную по своей глубине и комплексности программу по улучшению ситуации, которая, к сожалению, не была реализована 6 . Тем не менее архивные органы последовательно продолжали усиливать свое влияние на делопроизводство.

В военные годы была предпринята попытка создания единого нормативного документа, регламентирующего делопроизводство. Проект был подготовлен в 1943 г. К.Г. Митяевым и назывался Инструкцией по постановке документальной части и охране документальных материалов текущего делопроизводства в народных комиссариатах и других учреждениях, организациях и предприятиях Союза ССР 7 . В условиях войны проект не был принят.

В 50-е гг. роль архивных органов в совершенствовании делопроизводства усилилась. Этому способствовало Положение о государственном архивном фонде Союза ССР 1958 г., которое вместо функции «наблюдения» предоставило архивным органам право контроля за документальной частью текущего делопроизводства 8 . С этого момента архивные органы активно встают во главе рационализации делопроизводства. Однако объем полномочий архивных органов не был четко очерчен. Среди архивистов сложилось мнение, что контроль архивных учреждений должен распространяться на все делопроизводственные процессы - от момента возникновения документа до передачи его на хранение в архив. Однако на рубеже 1950-1960-х гг. архивные учреждения еще не были готовы к решению таких масштабных задач 9 .

Единая государственная система делопроизводства

В этот период времени на повестку дня выдвигается проблема создания единого норматива, регламентирующего работу с управленческой документацией в стране. В 1963 г. Главархивом СССР был создан первый общесоюзный нормативный документ, касающийся делопроизводства, - Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР, а затем началась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) 10 .

В сентябре 1973 г. основные положения ЕГСД были утверждены Государственным комитетом Совмина СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования их в практике работы 11 . ЕГСД представляла собой научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства начиная с момента поступления или создания документов до передачи их в архив. В ЕГСД также излагались требования к организации служб делопроизводства в учреждениях и порядок их работы. Положения ЕГСД дополнялись Унифицированной системой организационно-рас-порядительной документации (УСОРД) и подкреплялись соответст­вующими ГОСТами.

В 1980 г. было принято новое Положение о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР 12 , которое значительно расширило полномочия архивных органов в сфере делопроизводства и возложило на них следующие задачи: организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве; внедрение, развитие и совершенствование Единой государственной системы делопроизводства и УСОРД, научное и методическое руководство их применением; разработка и утверждение обязательных для исполнения всеми организациями правил по вопросам организации документов в делопроизводстве. В результате государственная архивная служба получила возможность реально управлять качеством создаваемых в организациях документов.

Таким образом, следует отметить, что в 70-80-е гг. ХХ в. делопроизводство адекватно реагировало на запросы управленческой системы бюрократического типа на базе единых методических, организационных и технологических принципов. В системе государственного управления была создана единая основа организации документопотоков, которая обеспечила в общегосударственном масштабе документирование подготовки, принятия и реализации решений, а также регулирование сроков хранения документов в зависимости от их практического и научно-исторического значения 13 .

Правовое регулирование делопроизводства
в Российской Федерации

Со времени распада СССР прошло десять лет. Становление новой российской государственности, ориентированной на построение демократического правового государства с социально ориентированной рыночной экономикой, ставит в число государственных задач документирование его деятельности, сохранение документации для ее оперативного использования и долговременного сохранения.

Изучение предшествующего исторического опыта показало, что эффективность решения данных вопросов зависит от того, насколько урегулирована в правовом отношении системная категория «документированная информация», которая обусловливает жизнедеятельность всех сфер общественной и личной жизни граждан и всех возможных форм их ассоциаций 14 .

Анализируя нормативную базу работы с документами в Российской Федерации, необходимо сделать принципиальное замечание, что постсоветская Россия сохранила действие советских актов в сфере делопроизводства, обеспечив тем самым историческую преемственность и сохранив базис для дальнейшего нормотворчества.

Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В ней записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...» (ч. 4, ст. 29).

В развитие конституционных норм на законодательном уровне закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документации. Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» 15 .

Этот закон содержит ряд важнейших основополагающих положений для документационного обеспечения управления: он определяет терминосистему, порядок документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, устанавливает ответственность государства и его органов за решение этих вопросов, называет перечень обязательной документированной информации, которую должны вести организации - юридические лица. Значительную роль в системе информационного законодательства играет Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. 16

С учетом того, что существует мировое информационное пространство, возникла необходимость правового регулирования отношений в области передачи информации за пределы Российской Федерации и получения ее извне. Этот процесс осуществляется на основе Федерального закона «Об участии в международном информационном обмене» 17 .

Данный правовой акт содержит ряд положений, которые имеют важное значение для обмена документированной информацией. Закон определяет порядок ввоза и вывоза такой информации и накладывает ограничения на перемещение через границу РФ документированной информации, отнесенной к государственной тайне или иной конфиденциальной информации, к общероссийскому национальному достоянию; к архивному фонду; к иным категориям документированной информации, вывоз которой может быть ограничен законодательством РФ. Таким образом, информационное право по отношению к документированной информации дополнилось регулированием международного обмена ею.

Правовое регулирование отношений в области использования электронной цифровой подписи осуществляется в соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи», Гражданским кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также осуществляется соглашением сторон 18 .

Согласно закону, электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. В определенных условиях, электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Отношения в архивном деле являются предметом Основ законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, которые регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. Однако этот законодательный акт совершенно не касается вопросов делопроизводства.

Можно констатировать, что российское информационное законодательство регулирует лишь часть отношений, возникающих в сфере документирования информации, а архивное законодательство решает только вопросы архивного хранения документов. В определенной степени вопросы документирования, документального оформления взаимоотношений субъектов права устанавливаются в законодательных актах, посвященных отдельным предметным областям, например, законах о нотариате, бухгалтерском учете, налогообложении и т. д., а также в законодательных кодексах (ГК РФ, УПК РФ и других). В последнее время возникла тенденция сокращения и без того небольшого количества действующих нормативов.

Государственная система документационного обеспечения управления (1991), является ведомственным актом. Отменен стандарт, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительных документов. В полном объеме действует лишь Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2001).

В этих условиях возникает естественный вопрос: а необходимо ли нам в российских условиях правовое регулирование работы с документами в управлении?

Зарубежный опыт

В США с 1950 г. действует законодательство по управлению федеральной документацией. В 1980 г. принят Закон о сокращении работы с документами, направленный на создание единой правовой основы для этой области административной деятельности. В системе Национального архива США функционирует специальное подразделение, которое ведает вопросами управления документацией.

В ФРГ 26 июля 2000 г. правительство приняло новые Общие правила работы федеральных министерств, в которых подробно представлены организационно-технологические процедуры обработки документации на бумажной основе и принципиальные указания по работе с электронными документами. Указанные правила созданы в рамках государственной программы «Современное государство - современное управление» 19 .

Аналогичные примеры можно привести из практики других государств: Австралии, Финляндии, Англии, Чехии и др. Из республик СНГ наибольшего внимания в этом плане заслуживает законодательство Казахстана, Белоруссии, Киргизской Республики.

Особенно активно за рубежом в последнее десятилетие ведется работа по законодательному обеспечению внедрения информационных технологий обработки документов и электронного документооборота в сферу управления и взаимоотношений государственных структур с гражданами. В США в 2000 г. принят закон «О содействии использованию электронных документов и подписей в торговле между штатами и во внешней торговле». Представляет интерес опыт Великобритании по обеспечению граждан стандартными формами документов в электронном виде, а также опыт Швеции, где государственные учреждения в 1999 г. 95% закупок осуществляли при безбумажном оформлении сделок, а также Австралии, где специальная система позволяет обеспечивать электронные технологии при оплате коммунальных платежей, оформлении актов гражданского состояния, получении лицензий и иных разрешений, и т. д.

Этот далеко не полный перечень примеров показывает, что законодательное обеспечение работы с документами в государстве является решаемой задачей. Общая тенденция усиления правового обеспечения жизнедеятельности российского государства актуализирует вопрос о ликвидации законодательной лакуны в сфере регулирования вопросов управления документацией. Необходима разработка федерального закона «О документационном обеспечении управления».

Проект Федерального закона о ДОУ

При подготовке концепции законопроекта разработчиками рассматривались следующие названия закона: «О документации», «Об управлении документацией», «О документальном фонде», «О документировании, организации делопроизводства и хранении документов», «О документационном обеспечении управления» и некоторые другие. В результате обсуждения группа разработчиков остановилась на последнем варианте как наиболее отвечающем задачам правового регулирования в данной сфере. Под документационным обеспечением управления (ДОУ) понимается создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций. Делопроизводство рассматривается в качестве организационно-правового и технологического инструмента для построения ДОУ.

В отличие от повсеместно применяемого термина «делопроизводство», существенным для ДОУ является его распространение на все системы управленческих документов на любых носителях; наличие самостоятельного структурного подразделения, в обязанности которого входит проектирование, внедрение и контроль за соблюдением соответствующих правил; а также установление ответственности управленческого персонала за нарушение требований закона и соответствующих подзаконных актов.

Другое название закона, по нашему мнению, не может вместить всей полноты требований к законодательному акту, регулирующему правоотношения в области управленческой документации, документирования, организации документооборота, формирования документальных систем и т. д.

Основные предложения по структуре и содержанию закона были изложены нами во втором номере журнала «Делопроизводство» за 2001 год 20 . В настоящее время разработчиками закончена подготовка второй редакции законопроекта. По сравнению с первой редакций текст законопроекта претерпел существенные изменения. Так, в главе I «Общие положения» по-новому обозначена цель: «Целью настоящего Федерального закона является обеспечение правовых условий документирования, организации работы с документами и их хранения для обеспечения деятельности органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и граждан».

Уточнены предмет и сфера действия закона: «Предметом регулирования данного закона являются отношения, возникающие при документационном обеспечении деятельности органов государственной власти, местного самоуправления, юридических лиц и граждан в процессе реализации их прав и обязанностей в соответствии с их правовым статусом. Закон действует на всей территории Российской Федерации и распространяется на деятельность с любыми, в том числе электронными документами».

Принципы и направления государственного регулирования
вопросов ДОУ

В законопроекте сформулированы основные принципы документационного обеспечения управления:

наиболее полное и достоверное отражение деятельности органов государственной власти, местного самоуправления, юридических лиц, граждан в пределах их законных интересов, прав и обязанностей в документах;

обеспечение разработки, внедрения и контроля за использованием стандартов и унифицированных систем документации в деятельности органов государственной власти, местного самоуправления, в управленческих структурах организаций независимо от их форм собственности и формы организации;

обеспечение работы с документами в соответствии с требованиями правового режима информационных ресурсов и обеспечения условий информационной безопасности;

формирование и осуществление единой научно-технической политики в области документационного обеспечения управления на основе использования развивающихся информационных технологий;

создание условий для использования электронных документов;

совершенствование нормативно-правовой и методической основы регулирования документирования и документационного обеспечения процессов государственного, общественного управления, жизнедеятельности граждан и их ассоциаций.

Основными направлениями государственного регулирования в области документационного обеспечения управления являются:

разработка государственной политики в области документационного обеспечения управления, включение в государственные программы задач по развитию информационных технологий как одного из обязательных условий совершенствования государственности и управления;

поддержка создания защищенных информационных технологий, используемых в государственных системах документации;

унификация и стандартизация систем документации, отражающих основные функции государственного управления и отношения юридических и физических лиц с органами государственной власти, местного самоуправления и между собой, учетно-регистрационных систем документации (реестров, регистров, классификаторов) с учетом международных стандартов и специфики условий Российской Федерации;

обеспечение единых принципов и порядка формирования и использования ресурсов информационных систем в интересах граждан, государства, корпоративных и частных структур всех видов деятельности;

организация подготовки и переподготовки специалистов для структур, занятых обработкой, агрегированием, созданием сетевых систем передачи документов в системе государственных информационных ресурсов;

контроль за сохранностью документальных фондов, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации
с целью обеспечения их использования в интересах граждан, общества и государства;

формирование и осуществление единой научно-технической политики в области документационного обеспечения управления с учетом использования новейших информационных технологий;

развитие законодательства и нормативно-методической базы в области ДОУ.

Существенной переработке подверглись и остальные разделы законопроекта (полный текст законопроекта см. на сайте ВНИИДАД: [Электрон. ресурс]).

Место ДОУ в административной реформе

Любое мероприятие в области информатизации активно вторгается в сферу документирования, документооборота. Наибольшее значение имеют в этом отношении проект Федеральной целевой программы (ФЦП) «Электронная Россия» на 2002-2010 гг., проекты административной и судебной реформ. Эти проекты касаются не только включения электронного документа в систему документирования информации, но, в принципе, ставят много вопросов о совершенствовании документального оформления и обеспечения процессов управления. Вопросы документирования и наведения порядка в области документооборота содержатся в Доктрине информационной безопасности. Они отражены и в послании президента РФ Федеральному собранию РФ в 2001 г. Только проект ФЦП «Электронная Россия» предусматривает ряд направлений, существенным образом затрагивающих сферу документирования, делопроизводства и хранения документов.

Учитывая реальные условия России (активный переход к массовому использованию информационных технологий, сложность осуществления задач экономических, административных, судебных реформ), задачи упорядочения документирования и всех стадий ДОУ следует считать:

1) одной из важнейших областей государственной политики;

2) чувствительной зоной информационной безопасности;

3) областью применения технологий, позволяющих обеспечить гармоничное сочетание бумажных и электронных способов документирования и обмена документами, с перспективой плавного перехода к цифровым методам представления значительной части служебной и деловой информации.

Кроме того, нуждаются в урегулировании вопросы документирования деятельности всех без исключения организаций, участвующих в социально-экономической и общественной жизни государства, и вопросы социальной защищенности граждан посредством обязательного документирования их трудовой деятельности работодателями.

Важнейшим из условий активного применения Закона о ДОУ является возложение ответственности за его применение на один из федеральных исполнительных органов - Федеральную архивную службу России (Росархив). В этой связи первостепенным является вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние управленческой документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, а также деятельности иных федеральных органов власти по отношению к упорядочению собственной документации; соблюдению действующих нормативов; обеспечению своевременной передачи документов постоянного срока хранения в государственные архивы, реализации соответствующего нормативам управления документацией в организациях своей системы.

* Документационное обеспечение управления

Фонда Республики Беларусь. 4. Вопросы организации и деятельности архивов организаций ... до территориальных организаций по государственной регистрации. 27. Запросы на получение копий документов делаются ... Р № листа: аздел 1. Земельный участок Номер...

1. Автоматизация системы делопроизводства (на примере конкретной организации).

2. Анализ документационного и информационного обеспечения управления организации и разработка предложений по его совершенствованию (на конкретном примере).

3. Анализ документирования основной деятельности организации и направления ее совершенствования (на примере организаций любой организационно-правовой формы).

4. Анализ зарубежных стандартов, регламентирующих организацию и процессы управления документацией (можно в целом на примере конкретной страны, можно на примере конкретного зарубежного стандарта или группы стандартов конкретной страны).

5. Анализ критериев выбора и оценки современных автоматизированных систем ДОУ (можно на конкретном примере).

6. Анализ международных стандартов в сфере управления документами (можно в целом по системам международной стандартизации ИСО, МЭК и др., можно на примере конкретного международного стандарта или группы международных стандартов).

7. Анализ нормативных требований к документационному обеспечению прохождения государственной гражданской службы Российской Федерации.

8. Анализ нормативных требований к организации и документационному обеспечению прохождения государственной гражданской службы субъекта федерации (субъект по выбору).

9. Анализ организации документационного обеспечения деятельности коммерческой структуры и его совершенствование (на примере конкретной коммерческой структуры).

10. Анализ постановки документационного обеспечения деятельности учреждения, организации и направления его совершенствования (на примере конкретного государственного учреждения, организации).

11. Анализ рынка автоматизированных систем ДОУ (в России, либо за рубежом).

12. Анализ современных программных средств, используемых в процессе создания и управления документами.

13. Внутренняя регламентация организации делопроизводства в конкретной организации.

14. Вопросы документирования государственной службы российского казачества в нормативно-правовых актах Российской Федерации.

15. Вопросы документирования деятельности государственного аппарата в нормативно-правовых актах Российской Федерации.

16. Вопросы документирования деятельности органов местного самоуправления в нормативно-правовых актах Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

17. Вопросы документирования и работы с документами в законодательно-правовых актах Российской Федерации.

18. Вопросы документирования и работы с документами в нормативно-правовых актах Российской Федерации о государственной гражданской службе.

19. Вопросы документирования и работы с документами в нормативно-правовых актах Российской Федерации о государственной военной службе.

20. Вопросы документирования и работы с документами в нормативно-правовых актах Российской Федерации о государственной правоохранительной службе.

21. Вопросы документирования создания и деятельности акционерных обществ в нормативно-правовых актах Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

22. Вопросы организации работы с документами в государственном аппарате в нормативно-правовых актах Российской Федерации.

23. Вопросы организации работы с документами в органах местного самоуправления в нормативно-правовых актах Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

24. Документационное обеспечение деятельности общественных объединений (на конкретном примере).

25. Документационное обеспечение процедуры аттестации государственного гражданского служащего РФ или субъекта федерации - по нормативно-правовым актам РФ или субъекта.

26. Документационное обеспечение управления в органах государственной власти и управления (на примере конкретной организации).

27. Документационное обеспечение управленческой деятельности в условиях применения автоматизированной технологии (на примере конкретной организации).

28. Документирование деятельности кадровой службы и направления его совершенствования (на примере конкретной организации).

29. Документирование прохождения государственной службы (на примере конкретного государственного органа).

30. Законодательное и нормативное регулирование делопроизводственных процессов (в различные исторические периоды).

31. Законодательное и нормативное регулирование документирования кадровой деятельности.

32. Законодательно-нормативное регулирование управления документацией в странах Западной Европы и США (по выбору).

33. Зарождение, становление и развитие экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

34. Зарубежный опыт автоматизации управления документированной информацией.

35. Институт президентства Российской Федерации (субъекта федерации) и информационно-документационное обеспечение его деятельности.

36. Институт секретарства в государственном аппарате России XVIII – XIX вв.

37. Институт секретарства в государственном аппарате России XX – начала XXI вв.

38. Использование новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления (на конкретном примере).

39. Исследование вопросов создания «автоматизированной», «безбумажной» канцелярии (по отечественным и зарубежным публикациям).

40. Исследование организационно-правовых аспектов использования в управлении электронных документов.

41. Исследование технологических аспектов использования в управлении электронных документов.

42. Кадровая служба государственного органа и документирование прохождения государственной гражданской (правоохранительной, военной) службы Российской Федерации - по нормативно-правовым актам РФ.

43. Международная стандартизация в сфере управления документами (история вопроса, современное положение дел, эволюция процесса).

44. Международная стандартизация информационных процессов.

45. Место и роль классификаторов технико-экономической и социальной информации в документационном обеспечении управления (можно на примере организации).

46. Методика выбора автоматизированной системы ДОУ для организации (на конкретном примере).

47. Методология информационного менеджмента как инструмент построения информационно-документационной системы организации.

48. Нормативно-правовое и документационное обеспечение организации и прохождения государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации – по нормативно-правовым актам субъекта РФ.

49. Нормативно-правовое и документационное обеспечение прохождения государственной службы в Российской империи, Российской Федерации (или другая страна по выбору) - по нормативно-правовым актам.

50. Нормативно-правовое и документационное обеспечение прохождения государственной гражданской службы (на примере конкретного государственного органа).

51. Нормативно-правовое и документационное обеспечение прохождения федеральной военной службы (на примере конкретного государственного органа).

52. Нормативно-правовое и документационное обеспечение прохождения федеральной правоохранительной службы (на примере конкретного государственного органа).

53. Организационно-правовое и документационное обеспечение управления государственного учреждения (на конкретном примере).

54. Организационно-правовое и документационное обеспечение управления государственного органа (на конкретном примере).

55. Организационно-правовое и документационное обеспечение управления муниципального органа (на конкретном примере).

56. Организация государственной гражданской службы и кадрового делопроизводства в федеральном государственном органе или государственном органе субъекта федерации (на примере конкретного государственного органа).

57. Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования (на примере конкретной организации).

58. Организация информационно- документационного обеспечения деятельности руководителя на основе применения автоматизированных технологий.

59. Организация представительной (законодательной) власти в субъекте Российской Федерации и информационно-документационное обеспечение её деятельности (по нормативно-правовым актам).

60. Организация работы канцелярии государственного учреждения в советский период отечественной истории.

61. Организация работы канцелярии государственного учреждения России XVIII – XIX вв.

62. Организация работы канцелярии государственного учреждения России на рубеже XX – XXI вв.

63. Организация управления документацией за рубежом (по периодам, по странам и т.п.).

64. Организация управления документацией за рубежом (страна по выбору).

65. Организация управления документацией на базе информационных технологий (на примере конкретной страны, либо сообществ стран – Европейского Союза, СНГ и т.п.).

66. Отражение вопросов документационного обеспечения управления в периодических изданиях.

67. Построение современной инфраструктуры организации (на примере конкретной организации).

68. Правительство Российской Федерации (субъекта федерации) и информационно-документационное обеспечение его деятельности.

69. Проблемы автоматизации документационных процессов в отечественной и зарубежной литературе.

70. Проблемы совершенствования государственного аппарата Российской Федерации и его документационного обеспечения.

71. Разработка систем электронного документооборота организации (на конкретном примере).

72. Роль информационного обеспечения управления в реализации концепции «Электронное правительство».

73. Совершенствование документационного и информационного обеспечения управления в условиях применения современных компьютерных технологий (на конкретном примере).

74. Совершенствование документационного обеспечения управления с применением новых информационных технологий (на примере конкретной организации).

75. Сравнительный анализ автоматизированных систем ДОУ.

76. Становление и развитие системы документации (по выбору).

Курсовая работа: Система документационного обеспечения управления

Введение

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельным структурным подразделением, организационно-обособленной службой. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т. д. Далее обобщенно будем называть ее службой ДОУ или службой делопроизводства. В небольших учреждениях, фирмах, где объем обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на секретаря-референта (секретаря).

Служба делопроизводства как самостоятельное структурное подразделение возглавляется руководителем, который в свою очередь подчиняется непосредственно руководителю организации.

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Глава 1. Структура службы ДОУ

1. Организационное построение службы ДОУ

При создании службы ДОУ необходимо решить следующие вопросы:

· выбор оптимальной организационной формы делопроизводства;

· разработка организационно-функциональной структуры службы делопроизводства и выбор её конкретного наименования;

· разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства и работниками и их закрепление в соответствующих организационно-правовых документах;

· нормирование труда работников службы делопроизводства;

· определение численного и должностного состава службы делопроизводства;

· выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление её в инструкции по делопроизводству;

· рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда;

· повышение квалификации работников и культуры работы с документами.

Организационная форма делопроизводства обычно зависит от масштабов учреждения, территориального размещения его структур и может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.

Централизованная форма - это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или секретарем фирмы. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте: приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, составление и ведение номенклатуры дел, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив организации.

К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Полную централизованную обработку документов возможно осуществить лишь в небольших организациях, объём документооборота в которых не превышает примерно 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание в каждом структурном подразделении организации собственной службы ДОУ. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу с документами: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма используется в организациях, аппарат которых территориально разобщён. Её рекомендуется применять в организациях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке поступающей, отправляемой и внутренней документации, заканчивая все действия подготовкой и передачей документов в архив организации.

Самая распространенная форма организации работы с документами - смешанная. При этом часть операций (например, приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в службе ДОУ), а для других - децентрализовано (в структурных подразделениях). Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т. д.

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

Снизить стоимость делопроизводственных операций;

Улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

Обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

Использовать прогрессивные и производительные технические средства;

Обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой ДОУ. Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

2. Наименование службы ДОУ

Говоря о наименовании службы ДОУ, необходимо отметить, что сегодня данная служба может иметь разные названия, например, управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия и т.д. Конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

– структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);

– требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);

– существующие в организации делопроизводственные традиции.

Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:

· в министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:

– секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), – инспекция при министре (руководителе ведомства),

– канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.),

– отдел писем (жалоб),

– отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств,

– центральный архив;

· на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:

– подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб),

– секретариат,

– экспедиция,

– копировально-множительное бюро, архив.

3. Цель, задачи, функции службы ДОУ

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

– совершенствование форм и методов работы с документами;

– обеспечение единого порядка документирования;

– обеспечение единого порядка работы с документами;

– контроль за исполнением документов;

– хранение документов;

– унификация форм документов;

– сокращение по возможности документооборота;

– методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

– внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.

К технологическим функциям относятся:

– осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки поступающих документов;

– регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;

– ведение информационно-справочной работы по документам организации;

– машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

– копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

– разработка и проектирование бланков документов;

– подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:

– подготовка к докладу руководству поступающих документов;

– организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

– регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

– организация хранения документов в структурных подразделениях;

– организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

– повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;

– организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

– организация делопроизводства по обращениям граждан;

– разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

– контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. отправляемых и внутренних документов);

– контроль за сроками исполнения документов;

– осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

– организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

– обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

– обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

– разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

– проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

– проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

4. Организационная структура службы ДОУ

Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления, её должностного и численного состава.

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т. е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объёма функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав её внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Структура службы ДОУ в современной организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими подразделениями:

– секретариат,

– экспедиция (прием, отправка корреспонденции),

– подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов,

– подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов,

– подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан,

– подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов,

– отдел совершенствования делопроизводства,

– копировально-множительное бюро,

– протокольная группа,

– редакционная группа,

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу ДОУ. В организациях меньшего масштаба и не с таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками. В маленькой фирме всю работу с документами обычно осуществляет один секретарь.

Метод установления организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота был сформулирован впервые в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

Так, согласно вышепредставленной классификации, было установлено, что если объем документооборота учреждения составляет более 10 тысяч документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы делопроизводства (или службы ДОУ) как отдельного подразделения. Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня.Так, например, Бобылева М.П. в своей книге «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (см. Приложение 1).

Функции структурных подразделений представлены в Приложении 2.

5. Должностной и численный состав службы ДОУ

Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:

– руководители;

– специалисты;

– технические исполнители.

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих. Наименования должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР – утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

В Квалификационном справочнике подчёркивается, что отнесение служащих к определенной категории осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические).

– управляющий делами;

– заведующий канцелярией;

– заведующий общим отделом;

– заведующий протокольным отделом;

– начальник секретариата;

– заведующий экспедицией;

– заведующий центром подготовки документов;

– заведующий копировально-множительным бюро;

– заведующий машинописным бюро.

В их функции входит планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и её структурных подразделений, контроль за выполнением работ.

– документовед;

– помощник руководителя;

– инспектор по контролю за исполнением поручений;

– редактор;

– археограф;

– инспектор;

– секретарь коллегии;

– корректор.

Функции специалистов заключаются в выполнении технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке проектов документов.

– экспедитор;

– делопроизводитель;

– стенографистка;

– технический секретарь;

– курьер;

– оператор организационной техники;

– архивариус;

– секретарь-машинистка;

– секретарь-стенографистка;

– секретарь руководителя.

Задача технических исполнителей - передача, фиксация, учёт, доставка и хранение документов.

Добавить к должности наименование «старший» можно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчинёнными ему исполнителями.

Указание в наименовании должности «ведущий» устанавливается в том случае, когда на работника возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из направлений деятельности организации или обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей.

Распределение обязанностей между заместителями руководителей осуществляется на основании внутренних организационно-распорядительных документов, например, приказа. Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией организации.

Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая прежде всего зависит от объёма выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания по применению этих документов на практике.

Глава 2. Нормативная база делопроизводства

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов; оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Нормативная база делопроизводства, представляет собой совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации и включает в себя:

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

Правовые акты нормативного и инструктивного характера по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

Государственные стандарты на документацию;

Унифицированные системы документации;

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Нормативную базу делопроизводства условно можно разделить на две части: информационный документационный обеспечение управление

1. нормативная база, обеспечивающая технологический процесс делопроизводства;

2. нормативная база, обеспечивающая организацию труда работников делопроизводства.

Первая часть нормативной базы условно делится на несколько групп.

Первая группа - федеральные нормативные акты не прямого действия, в той или иной степени затрагивающие вопросы организации и технологии документирования управленческой деятельности и организации работы с документами. Среди них можно назвать Гражданский кодекс, Кодекс об административных правонарушениях, Трудовой кодекс. Для документоведения и делопроизводства очень важен раздел Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации", устанавливающий правовой режим документирования информации. По Закону, документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы. Закон устанавливает порядок документирования информации и называет органы государственной власти, которые обязаны этот порядок обеспечить. Согласно Закону, данная задача возлагается на органы государственной власти, ответственные за: организацию делопроизводства, стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации.

Вторая группа нормативных актов - ведомственные правовые акты по делопроизводству, имеющие межведомственный характер. К ним относятся: Государственная система документационного обеспечения управления (М., 1991); Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001); государственные стандарты на документацию (ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"); общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; правила оформления нормативных актов Банка России (указаний, положений, инструкций), установленные приказом Центрального банка РФ от 15 сентября 1997 г. № 02-395 "О Положении Банка России "О порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка России", а также ряд нормативных актов Минтруда России, Госкомстата России, Росархива и др.

Третья группа нормативных актов - это различные типовые и примерные инструкции по делопроизводству администраций субъектов Российской Федерации и инструкции конкретных организаций.

Общая тенденция усиления правового обеспечения жизнедеятельности российского государства требует решения вопроса о ликвидации законодательной лакуны (отсутствия четкой правовой нормы по данному вопросу) в сфере регулирования управления документацией. Необходима разработка федерального закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности".

Предложения о разработке закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности" вызваны тем обстоятельством, что в современном управлении и его информационном обеспечении продолжается рост объемов документации, существуют неоправданные параллельные "бумажные" и "электронные" системы документирования и документооборота, наблюдается многообразие программных, технологических и технических несовместимых между собой средств, отсутствует действенная система контроля движения и исполнения документов.

В настоящее время ВНИИДАД совместно с рядом ведомств подготовил проект закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности".

Перечень Федеральных законов, Приказов, государственных стандартов, нормативных и методических документов, используемых для совершенствования документационного обеспечения управления обозначен в Приложении 3.

Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

В соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной службой Российской Федерации 06.07.92 была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ21, устанавливающая единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ и совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений министерств, ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов.

Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи службы ДОУ.

3. Функции службы ДОУ.

4. Права и ответственность службы ДОУ.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

Инструкция состоит из следующих разделов:

– общая часть (устанавливаются основные задачи работника, порядок замещения должности, профессиональные требования к работнику, лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности);

– функции работника (определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций);

– обязанности работника (указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе);

– права работника (определяются права работника по реализации порученных ему функций);

–взаимоотношения (указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.)

– оценка работы (перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д., основные критерии – качество работы и своевременность ее выполнения)

Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.

Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению делопроизводства должны учитываться специалистами организаций и предприятий всех организационно-правовых форм.

Заключение

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом.

Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.) . При этом служба ДОУ должна подчиняться непосредственно руководителю организации или его заместителю.

В пункте 5.1 пятого раздела Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

Такое место службы ДОУ в структуре организации можно объяснить следующими причинами:

1. Представляя самостоятельное структурное подразделение и непосредственно подчиняясь руководству организации, служба ДОУ будет иметь больше компетенции. А это, в свою очередь, позволит организовать более эффективную работу с документами.

2. Специалистам и руководителю службы ДОУ приходится непосредственно работать с руководством организации: решать вопросы рассмотрения входящих документов, контролировать исполнение документов, обобщать результаты контроля исполнения документов и докладывать о них руководству организации, вести информационно-справочную работу по документам и т.д.

Список литературы и источников

1. Андреева В.И. Делопроизводство - 8-е изд., Изд-во Интел-Синтез, 2001. – 192 с.

2. Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Л. Лысенко, Е.П. Воронцова.- Изд-во Питер, 208. – 224 с.

3. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному, Изд-во МЭИ, 2004. – 172 с.

4. Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение Численности / Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. - №7 // delo-press.ru.

5. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство, Изд-во Инфра-М, 2008. – 312 с.

6. Удовик А. В. Организация работы службы документационного обеспечения управления //cde.osu.ru

7. Янковая В.Ф. Организация службы документационного обеспечения / Секретарь-референт – 2005. - №1 // www.profiz.ru

Ключевые слова: Делопроизводство, Управление персоналом, Государственное и муниципальное управление, Основы сертификации и стандартизации.

Объектом исследования является анализ условий "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления". Предметом исследования является рассмотрение отдельных вопросов, сформулированных в качестве задач данного исследования.

Целью исследования является изучение темы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" с точки зрения новейших отечественных и зарубежных исследований по сходной проблематике.

В процессе работы выполнялся теоретико-методологический анализ темы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления", в том числе исследовались теоретические аспекты изучения явления "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления", изучалась природа темы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

Далее проводилось исследование актуальности "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" в современных условиях с привлечением статистических данных и научных публикаций последних лет.

В результате исследования выявлены и количественно обоснованы конкретные пути решения проблемы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления", в том числе обозначены некоторые возможности решения проблемы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" и определены тенденции развития тематики "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

Степень внедрения - предложения и конкретные мероприятия опробованы в деятельности организации, послужившей базой для учебной практики.

Предложенные мероприятия с некоторой конкретизацией могут быть использованы в работе кадровых служб российских предприятий.

Реализация предлагаемых мер позволяет обеспечить более точное понимание природы и актуальных проблем "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

Обзор источников по теме "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления"

В списке литературы, использованной при подготовке данной работы, представлено 36 библиографических источников. Охарактеризуем некоторые из них:

Обозначенную проблему "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" рассматривает М. Ю. Рогожин в книге " ", изданной в 2009 году и содержащей 384 стр. Из описания книги можно сделать вывод, что

Также проблем регулирования современных вопросов по теме "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" касается М. Ю. Рогожин в монографии "Документационное обеспечение управления ". Данная книга была выпущена в издательстве "Проспект" в 2009 году, содержит 0 стр.

Универсальное учебно-практическое пособие дает ответы на все ключевые вопросы эффективной организации документационного обеспечения управления (ДОУ) деятельностью предприятия (организации, учреждения). Материал пособия изложен комплексно, на основе законодательства и нормативно-правовых актов по вопросам ДОУ. Главное место в пособии занимает рассмотрение вопросов управления документацией (документационного менеджмента) и документирования деятельности, в том числе службы ДОУ, службы персонала и бухгалтерии предприятия. Для руководителей предприятий, их заместителей по управлению, работников служб ДОУ, служб персонала и бухгалтерий, а также обучающихся по специальности 350800 "Документоведение и документационное обеспечение управления".

Ряд актуальных проблем был затронут в книге "Документационное обеспечение управления ". Р. Е. Булат определил актуальность и новизну этой темы в своем исследовании, опубликованном в 2012 году в издательстве "Бизнес-Пресс". В описании книги сказано следующее.

Содержание учебно-методического пособия соответствует учебной программе по дисциплине "Делопроизводство в кадровой службе", входящей в блок специальных дисциплин специальности 080505.65 "Управление персоналом", а также учебной программе по дисциплине "Документационное обеспечение управления персоналом", входящей в базовую часть профессионального цикла примерной основной образовательной программы высшего профессионального образования по направлению подготовки "Управление персоналом" - 080400, разработанной УМО вузов России по образованию в области менеджмента. Представленные в издании нормативные требования (в том числе вступившие в силу в 2012 г.) и методические рекомендации к документированию управленческой деятельности и внедрению системного подхода к документационному обеспечению управления современной организацией будут полезны как студентам, аспирантам и преподавателям, так и специалистам-практикам в области документирования управленческой деятельности.

Кроме того, при изучении темы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" были использованы такие периодические источники, как:

1. Зарубежный опыт правового регулирования публичных услуг. А.Ф. Васильева, "Журнал российского права", № 12, декабрь 2007.
2. Альтернативное разрешение коммерческих споров. Зарубежный опыт. Д. Столетова, "Кадровик. Кадровый менеджмент", № 10, октябрь 2007.
3. Проблема конкурентоспособности в управлении персоналом организации. В. Шаповалов, "Управление персоналом", № 18, сентябрь 2007.
4. 1С:Предприятие 8 - опыт организации перехода. "БУХ.1С", № 9, сентябрь 2007.
5. Коллекторский бизнес продолжает набирать силу и опыт. И.Е. Смирнов, "Управление в кредитной организации", № 5, сентябрь-октябрь 2007.

Образец введения

Представленная работа посвящена теме "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

Проблема данного исследования носит актуальный характер в современных условиях. Об этом свидетельствует частое изучение поднятых вопросов.

Тема "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" изучается на стыке сразу нескольких взаимосвязанных дисциплин. Для современного состояния науки характерен переход к глобальному рассмотрению проблем тематики "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

Вопросам исследования посвящено множество работ. В основном материал, изложенный в учебной литературе, носит общий характер, а в многочисленных монографиях по данной тематике рассмотрены более узкие вопросы проблемы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления". Однако, требуется учет современных условий при исследовании проблематики обозначенной темы.

Высокая значимость и недостаточная практическая разработанность проблемы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" определяют несомненную новизну данного исследования.

Дальнейшее внимание к вопросу о проблеме "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" необходимо в целях более глубокого и обоснованного разрешения частных актуальных проблем тематики данного исследования.

Актуальность настоящей работы обусловлена, с одной стороны, большим интересом к теме "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" в современной науке, с другой стороны, ее недостаточной разработанностью. Рассмотрение вопросов связанных с данной тематикой носит как теоретическую, так и практическую значимость.

Результаты могут быть использованы для разработки методики анализа "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

Теоретическое значение изучения проблемы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" заключается в том, что избранная для рассмотрения проблематика находится на стыке сразу нескольких научных дисциплин.

Объектом данного исследования является анализ условий "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

При этом предметом исследования является рассмотрение отдельных вопросов, сформулированных в качестве задач данного исследования.

Целью исследования является изучение темы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" с точки зрения новейших отечественных и зарубежных исследований по сходной проблематике.

1. Изучить теоретические аспекты и выявить природу "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".
2. Сказать об актуальности проблемы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" в современных условиях.
3. Изложить возможности решения тематики "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".
4. Обозначить тенденции развития тематики "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

Работа имеет традиционную структуру и включает в себя введение, основную часть, состоящую из 3 глав, заключение и библиографический список.

Во введении обоснована актуальность выбора темы, поставлены цель и задачи исследования, охарактеризованы методы исследования и источники информации.

Глава первая раскрывает общие вопросы, раскрываются исторические аспекты проблемы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления". Определяются основные понятия, обуславливается актуальность звучание вопросов "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

В главе второй более подробно рассмотрены содержание и современные проблемы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

Глава третья имеет практический характер и на основе отдельных данных делается анализ современного состояния, а также делается анализ перспектив и тенденций развития "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

По результатам исследования был вскрыт ряд проблем, имеющих отношение к рассматриваемой теме, и сделаны выводы о необходимости дальнейшего изучения/улучшения состояния вопроса.

Таким образом, актуальность данной проблемы определила выбор темы работы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления", круг вопросов и логическую схему ее построения.

Теоретической и методологической основой проведения исследования явились законодательные акты, нормативные документы по теме работы.

Источниками информации для написания работы по теме "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" послужили базовая учебная литература, фундаментальные теоретические труды крупнейших мыслителей в рассматриваемой области, результаты практических исследований видных отечественных и зарубежных авторов, статьи и обзоры в специализированных и периодических изданиях, посвященных тематике "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления", справочная литература, прочие актуальные источники информации.