Документы проверяет инспекция по труду. Проверка трудовой инспекции – перечень необходимых документов для подготовки к проверке. Какие нарушения имеют место при оформлении трудовых договоров, Наиболее частые нарушения в кадровом учете

Госинспекция труда является структурным подразделением Федеральной службы занятости. Она, в свою очередь, разделяется на территориальные и федеральные надзорные инспекции. Их полномочия актуальны во всех субъектах Российской Федерации.

Государственная инспекция труда: особенности

Полномочия федеральной инспекции регламентируются статьей №356 Трудового кодекса. Основной функцией является надзор над выполнением работодателем существующего законодательства, а также предъявление ему актуальных рекомендаций, касающихся ущемления трудовых прав сотрудников.

Кроме того, обязанностями представители Федеральной инспекции являются:

• Привлечение к административной ответственности в случае нарушений;
• организация судебного преследования в случае нарушения законодательства;
• контроль над исполнением процедуры недопущения к исполнению профессиональных обязанностей тех сотрудников, которые по каким-либо причинам не прошли инструктаж по ТБ или не продемонстрировали должный объем знаний в области охраны труда.

Полномочия Федеральной инспекции по труду достаточно объемны. Об этом говорит тот факт, что данная структура имеет право инициировать остановку деятельности предприятия в случае обнаружения нарушений трудовых прав работников. Более того, инспекция имеет право блокировать работу всех подразделение данной организации.

Наконец, именно федеральная инспекция труда расследует все обстоятельства, спровоцировавшие техногенную катастрофу или несчастный случай с тяжелыми последствиями. Законодательной базой для профессиональной деятельности данного органа является, прежде всего, Трудовой кодекс, а также Конвенция МОТ «Об инспекции труда в промышленности и торговле».

Права инспектирующего органа дают возможность его сотрудникам инициировать проверку на любом предприятии в круглосуточном режиме. В случае плановой проверки трудовой инспекции в 2020 году инспектор органа обязан поставить руководство предприятия в известность заранее за 3 дня до начала работы инспекторов.

Данный контролирующий орган имеет право в любой момент требовать для изучения рабочую и любую профильную документацию, касающуюся соблюдения работодателем интересов сотрудников. Если для проведения инспектирующих мероприятий требуются образцы материалов, сырья или иных веществ, с которыми ведутся работы на предприятии, то администрация обязана предоставить их по первому требованию.

В то же время инспекция не должна проводиться, если на рабочем месте по каким-либо причинам отсутствует руководство проверяемого предприятия. Главным принципом работы данного органа является открытость. Так, например, обратиться с жалобой или предложением к инспекторам имеет право любой гражданин.

Первейшей обязанностью инспекторов является предоставление бесплатной консультации по интересующему вопросу. Иногда рассмотрение жалобы заканчивается на данном этапе, поскольку конфликтная ситуация на производстве может быть связана с правовой безграмотностью сотрудника.

В любом случае сотрудникам федеральной инспекции вменяется в обязанность письменно зафиксировать обращение гражданина и инициировать проверку. Результаты должны быть доведены до сведения обратившегося гражданина в течение одного месяца. В отдельных случаях на рассмотрение жалобы отводится всего лишь 10 дней.

Плановая проверка трудовой инспекции: что проверяют

На официальном портале Роструда в начале каждого года публикуется список предстоящих плановых проверок. Поскольку данная информация доступна для ознакомления, администрация любого предприятия, учреждения или компании может заранее подготовить документацию и обеспечить комфортные условия для работы инспекторов.

Найти свое предприятие в данном перечне не составит труда. План предстоящих инспекцией разнесен по субъектам Российской Федерации. Знакомство с перечнем даст возможность понять, что в него попадает далеко не каждая организация. Обычно в течение года проверке подлежат не более 15% официально зарегистрированных юридических лиц.

Материалом исследования данного надзорного органа является вся документация, которая так или иначе связана с трудовыми отношениями. Кроме того, предметом пристального внимания инспекторов федеральной инспекции является документация по охране труда. Инспектор имеет право во время плановой проверки трудовой инспекции затребовать любые локальные акты и приказы.

В поле зрения инспекторов должны находиться во время проверки:

Предметом пристального изучения инспекторов является вся документация по охране труда, а также книга учета трудовых книжек и всех имеющихся вкладышей. В особую категорию выделяются документы, освещающие работу с иностранными гражданами. Вся работа инспекторов готовится заранее, и администрация должна заблаговременно приготовить пакет всех документов.

Как организуется работа выездных инспекторов

До начала работы инспекторов издается приказ в рамках ГИТ. Руководителю предприятия, на базе которого будут работать сотрудники надзорного органа, выдается данный приказ. Он обязательно должен быть завизирован лично руководителем или его заместителем.

Руководитель предприятия, которое подлежит плановой проверке трудовой инспекции, имеет право затребовать сведения обо всех должностных лицах, которые будут осуществлять проверку.

Инспекторы не имеют права требовать к рассмотрению документацию или образцы сырья, которые не имеют непосредственного отношения к теме проверки. Кроме того, инспекторы надзорного органа не имеют права изымать какие-либо оригиналы профильных документов.

Именно плановые проверки преследуют цель выяснить, в каком состоянии на предприятии находится работа по формированию кадрового учета. Получая уведомление о начале инспекции, работодатель знакомится с планом работы инспекторов. Однако практика показывает, что уведомление не всегда доходит до администрации. Поэтому за инспекторами надзорного органа остается право предупредить работодателя по телефону.

Работа Федеральной инспекции не должна длиться свыше 20 рабочих дней. Весь пакет документов, передаваемых на инспекцию, должен быть предварительно описанным. Это даст возможность работодателю проконтролировать их сохранность.

Работа трудовой инспекции может осуществляться как на месте, так и удаленно. Если инспекторы выходят на предприятие, то администрация обязана обеспечить членов комиссии отдельным помещением. Законом не предусматривается создание каких-либо комфортных или особых условий для работающих инспекторов. Однако обязательным условием является обеспечение помещения, предоставленного им, качественным доступом в сеть.

Для юридических лиц предпочтительна документальная проверка, а не выезд на предприятие. Сложность этого варианта заключается в том, что на администрацию ложится дополнительная нагрузка по копированию большого количества документов. Однако это же обстоятельство является и преимуществом.

В процессе копирования можно будет скорректировать или сформировать документы, которых по каким-либо причинам не хватает. Если же инспекторы работают на месте, то сделать этого не удастся.

Не рекомендуется предлагать на инспекцию пакет документов, которые не были истребованы. Прежде всего, это послужит дополнительной нагрузкой на инспекторов. Кроме того, если же инспектор все уже заглянул в эти документы, то велика вероятность возникновения у него желания проверить прочую сопутствующую документацию. Тем самым вероятность получения штрафа увеличивается.

Что касается того, как часто проводится плановая проверка трудовой инспекции, то еще недавно предполагался выезд инспекторов каждые 3 года. Однако в настоящее время плановые проверки проводятся каждые 2 года для предприятий, которые котируются как высокорисковые. Если компания отнесена к группе риска, то аудит может осуществляться чаще, чем на других предприятиях.

Для того чтобы определить группу риска, инспекторы используют следующие критерии:

У работодателя есть право оспорить присвоенную категорию риска, если он с нею не согласен и знает, что может доказать обратное.

Особенность плановой проверки с текущего года заключается в использовании чек-листов. Это оптимизирует работу инспекторов и делает подготовку к их выходу максимально комфортной. В практику (не везде, но во многих регионах) вводится заполнение чек-листов. То есть, инспекция осуществляется по определенному алгоритму.

На официальном портале Роструда в настоящее время утверждено 107 листов. Поскольку информация Роструда находится в свободном доступе, то у руководителя есть хорошая возможность подготовиться заранее и привести все дела в порядок. Однако какой бы формой ни пользовались инспекторы при проверке, основной вектор их деятельности - кадровая система.

Штрафные санкции могут быть оспорены, если инспектор надзорного органа составил протокол в отсутствие директора предприятия.

Существует статистика, проанализировав которую, работодатель может сделать этап подготовки более ориентированным. Так, например, известно, что большинство штрафов инспекции труда выписывается за наличие нарушений в области охраны труда.

Второй по популярности причиной наложения штрафных санкций стала систематическая задержка по зарплате персоналу. Причем руководитель должен иметь в виду, что за эту категорию нарушения можно получить не только административное, но и уголовное наказание, согласно статье №145 Уголовного кодекса.

Правила оформления итогов проверки трудовой инспекции

После того как работа инспекторов завершена, должен быть составлен соответствующий акт. Он формируется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а второй забирают сотрудники надзорного органа.

Кроме того, к итоговому акту должны быть приложены следующие документы:

• технические протоколы осуществленных исследований и лабораторных экспертиз;
• протоколы забора проб, анализа сырья или производимой продукции;
• объяснения сотрудников, которые требовались инспекторам для прояснения того или иного рабочего момента во время работы комиссии.

Кроме того, итогом работы комиссии должен стать список рекомендаций, направленных на минимизацию или полное устранение обнаруженных нарушений.

Что касается внеплановой проверки, то она, как правило, инициируется для анализа ситуации с ранее выданными предписаниями по нарушениям. То есть, инспекторы могут внезапно осуществить выезд на предприятие с целью выяснения, устранены ли обнаруженные нарушения в кадровом учете.

Кроме того, внеплановая проверка с выездом инспекторов может быть инициирована по факту жалобы от работников. В этом случае сотрудники надзорного органа также обязаны уведомлять работодателя. Однако срок здесь сокращен до 24 часов. Если же жалоба сотрудников достаточно серьезная, и инспектор может заподозрить уничтожение компрометирующих документов, то предупреждение для юридического лица может не последовать.

При плановой, как и при внеплановой проверке, цель работы комиссии одна и та же: отстаивать права граждан на безопасный труд и достойные условия работы.

Трудовая инспекция, как, впрочем, и любая другая проверяющая организация, может навещать компании либо по заранее составленному графику (это плановые проверки), либо внезапно (проверки внеплановые). Теоретически, плановые мероприятия проводятся не так уж и часто - один раз в два года. Но на практике не каждая фирма, существующая лет пять–семь, может припомнить, когда к ней приходил так называемый трудовой инспектор и приходил ли вообще. Сотрудников не хватает - признаются инспекторы. Впрочем, для внеплановых проверок люди почему–то всегда находятся.

Фокус в том, что внеплановые проверки проводятся либо в ответ на жалобы недовольных работников, либо по инициативе других государственных органов, например прокуратуры. Оставить без внимания такие «сигналы» инспекция труда не может.

Что связывает инспекцию труда с прокуратурой? Да хотя бы несчастный случай, который может произойти в любой компании (ровно это мы наблюдаем сегодня в связи с трагическими событиями во Владивостоке, где в результате пожара в бизнес–центре погибли несколько человек). Если в результате такого события, происшедшего в рабочее время, пострадал работник фирмы, врачи обязательно поставят в известность прокуратуру и инспекцию труда, которая придет выяснить, в каких условиях трудился сотрудник и почему произошло несчастье. Кстати, внеплановые проверки могут проходить в любое время, даже на следующий день после окончания планового мероприятия.

Плановые проверки могут быть целевыми, комплексными и совместными. В ходе целевых инспектор будет изучать не все документы фирмы, а какой–то один участок. Скажем, все, что касается начисления и выплаты зарплаты. Во время комплексного мероприятия, напротив, исследованию будут подвергнуты не только все документы, но и условия труда работников. Ну, а совместные проверки инспекция труда может проводить вместе с налоговиками, сотрудниками Фонда социального страхования или Пенсионного фонда. Максимальный срок проведения плановой проверки - месяц, но на деле она обычно занимает не более одного–двух дней в небольших компаниях и неделю в крупных организациях.

Появившись в организации, трудовой инспектор должен предъявить свое служебное удостоверение и распоряжение на проверку, заверенное печатью и подписью руководителя. В распоряжении должны быть указаны: название вашей фирмы, дата начала проверки и фамилия проверяющего, которая, естественно, должна совпадать с фамилией человека, предъявившего вам удостоверение. Если с проверкой пришли несколько инспекторов, то все они должны быть указаны в распоряжении.

Обратите внимание: если в распоряжении не назван вопрос проверки, то оно не действительно.

Нарушил? Исправляй!

Естественно, в ходе любой проверки инспектор найдет хоть какое–то нарушение. Даже если организация тщательно готовилась к этому мероприятию (о том, какие документы может потребовать проверяющий, «Бизнес-журнал» писал в № 23 за 2005 год. - Прим. ред.). Но даже точное соблюдение всех норм, скорее всего, не поможет. Хоть маленькое нарушение, да будет выявлено: такая уж у инспектора работа.

Вообще–то говоря, опытные кадровики и бухгалтеры специально оставляют «на виду» небольшие недочеты: проверяющий тут же находит их и получает возможность быстро выполнить свою работу, то есть добиться результата.

В любом случае, обнаружив в ходе проверки какое–либо нарушение, инспектор выносит предписание об его устранении. В этом документе должна быть указана дата его составления, описано обнаруженное нарушение со ссылкой на закон, который вы проигнорировали или соблюли не полностью, а также - что конкретно инспектор предписывает исправить. Кроме того, чиновник обязан указать срок, в течение которого вы должны устранить нарушение, и сообщить о выполнении предписания в трудовую инспекцию. Инспектор, которому вы доложите о сделанном, может поверить на слово. Но может и навестить повторно - с контрольной проверкой. Кстати, рекомендуем предписания трудовиков, как, впрочем, и других проверяющих, не игнорировать: в этом случае повторный визит инспектора просто гарантирован.

Кроме предписания об устранении нарушений, которое в исключительных случаях (когда эти самые нарушения не выявлены) не составляется, инспектор по результатам проверки в обязательном порядке готовит акт о проведении мероприятия. Составляется этот документ в двух экземплярах, один из которых (с оригинальными подписями!) остается в организации. Подписывая акт, обратите внимание: в нем должен быть приведен полный перечень документации, которую изучал инспектор при проверке, и так же подробно описаны все выявленные нарушения. Если у вас есть замечания - укажите их прямо в акте.

Многие кадровики отмечают, что во время плановых проверок инспекторы зачастую стараются не столько выявить нарушения (и, конечно, они не закроют на них глаза), сколько предоставить организации практические советы и рекомендации. Инспекторы - тоже люди, и при взаимопонимании вполне могут подсказать, как исправить ситуацию. Кстати, в данном случае мы вовсе не имеем в виду взятки. Вот что рассказала сотрудница самарской инспекции труда: «Вы знаете, инспектор тоже ведь человек. У него могут быть проблемы. Может быть плохое настроение. Вот и подумайте, как я отнесусь к организации, в которой меня встречают доброжелательно, разговаривают с улыбкой, и к фирме, где с порога начинают хамить и указывать на мои обязанности? Я не говорю, что при проверке нельзя защищать свои права, если инспектор что–то нарушает. Но, пожалуйста, делайте это вежливо. Тогда и я помогу вам и подскажу, а не отнесусь формально».

В общем, даже при нелегких проверках человеческие взаимоотношения еще никто не отменял.

Меня посадят?!

В принципе - могут. Но о самом страшном - чуть позже. В большинстве же случаев за нарушение требований законов о труде директора организации могут привлечь, скорее, к административной ответственности, предусмотренной КоАП РФ. Для этого инспектор составляет протокол, в котором указываются фамилия проверяющего, название организации, фамилия руководителя, нарушение, обнаруженное во время проверки. К протоколу прилагаются объяснительные должностных лиц.

После подготовки всех этих документов инспектор может вынести постановление о назначении административного взыскания в виде штрафа. Рассмотрение дела должно произойти не позднее 15 дней после составления протокола (о времени и месте организацию обязаны известить заранее). Но постановление будет принято в любом случае, даже если представитель организации не явится на рассмотрение. Копию постановления чаще всего выдают сразу после заседания, но могут и отправить почтой в течение трех дней. Если компания с решением не согласна, его можно обжаловать.

Штрафа за нарушение трудового законодательства можно избежать, если нарушения малозначительны или если виновный (например, руководитель фирмы) в данный момент отсутствует, например находится в отпуске или болеет. В этом случае инспектор выпишет предписание устранить выявленные нарушения и этим ограничится. Если же виновное лицо присутствует при проверке, то размер штрафа можно попытаться уменьшить, доказав инспектору, что все возможные последствия нарушений уже предотвращены, что вы раскаиваетесь, совершили нарушение впервые, да еще и под влиянием тяжелых личных обстоятельств. При наличии подобных смягчающих вину причин инспектор имеет право штраф снизить.

Впрочем, далеко не за все нарушения инспектор может привлекать руководство компании к ответственности. Так, за нарушения, предусмотренные статьями 19.5 и 5.42 КоАП РФ, привлечь к ответственности может лишь суд. Судья может назначить наказание не только в виде штрафа, но и дисквалифицировать руководителя организации: подразумевается, что виновный не сможет работать на руководящих должностях в течение времени, которое установит суд. Чаще всего дисквалификация применяется в тех случаях, когда нарушение совершено уже не в первый раз.

Ну, а теперь, как и обещали, о страшном. Существуют нарушения трудового права, за которые предусмотрена не административная, а уголовная ответственность. Например, в случае необоснованного увольнения или отказа в приеме на работу беременной женщины или женщины, имеющей детей до трех лет, руководителя организации могут оштрафовать на 200 000 рублей или даже привлечь к обязательным работам на срок до 7,5 суток. Наказание, согласно Уголовному кодексу, предусмотрено и для тех руководителей, которые не выплачивают заработную плату своим работникам в течение двух и более месяцев. Правда, такое наказание возможно только, если будет доказано, что директор компании действовал в корыстных целях. Привлечь главу фирмы к уголовной ответственности могут и в случае нарушения организацией правил охраны труда, особенно, если эти нарушения повлекли причинение вреда жизни и здоровью работника. Наказания он может избежать только, если будет доказано, что нарушение произошло по неосторожности какого–либо другого должностного лица, ответственного за соблюдение этих правил. Правда, тогда суд может наказать их обоих.

Дайте жалобную книгу!

По итогам проверки недовольная действиями или решениями инспектора организация может обратиться либо с жалобой к его руководителю (чтобы обжаловать действия самого проверяющего), либо в вышестоящий орган (чтобы обжаловать акты и решения проверяющего). Жалоба составляется в произвольной форме, но в ней обязательно должны быть указаны: фамилия должностного лица, которому она подается, или наименование вышестоящего органа, полные сведения о вашей организации (включая ИНН и юридический адрес), дата проверки, фамилия инспектора и ссылки на нарушенные, по вашему мнению, законы. Главное при составлении жалобы - конкретные факты, подкрепленные ссылками на законодательство и копиями документов, подтверждающих ваши требования. Жалобу нужно либо отнести лично (попросив обязательно ее зарегистрировать), либо отправить по почте заказным письмом с уведомлением. После рассмотрения ваше ходатайство могут удовлетворить полностью или частично, или же отказать в удовлетворении жалобы. Но любой отказ можно обжаловать в суде.

Если вы хотите обжаловать действия инспектора, акт проверки, то необходимо составить исковое заявление и заплатить госпошлину. Если же вы обжалуете постановление о привлечении к административной ответственности, то нужно написать жалобу. Госпошлина в этом случае не уплачивается. Эти документы подаются в арбитражный суд по месту нахождения ответчика. Рассмотрев дело, суд принимает решение. Решение по иску о признании недействительным акта вступает в силу немедленно, по иску о недействительности постановления - через 10 дней, по другим искам - через месяц. Если вас не устраивает решение суда, его можно обжаловать в апелляционной или кассационной инстанции.

Посещать, изымать, требовать...

Инспектор труда имеет право*:

• беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверения установленного образца посещать в целях проведения инспекции работодателей и организации всех организационно–правовых форм и форм собственности;
• запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и получать от них информацию, объяснения, документы, необходимые для выполнения надзорных функций;
• изымать для анализа образцы используемых или обрабатываемых материалов и веществ при уведомлении об этом работодателя или его представителя и составлять соответствующий акт;
• требовать отстранения от работы лиц, не прошедших в установленном порядке обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочих местах и проверку знаний требований охраны труда;
• запрещать использование не имеющих сертификатов соответствия или не соответствующих требованиям охраны труда средств индивидуальной и коллективной защиты работников;
• предъявлять работодателям обязательные для исполнения предписания об устранении обнаруженных нарушений требований трудового законодательства;
• приостанавливать работу организаций или их подразделений, оборудования при выявлении нарушений требований охраны труда, которые создают угрозу жизни и здоровью работников, до устранения таких нарушений (обжаловать такие предписания работодатель может в течение 10 дней);
• направлять в суды требования о ликвидации организаций или их структурных подразделений при наличии заключений государственной экспертизы условий труда о нарушении требований охраны труда.

* В соответствии с положениями ст. 357 Трудового кодекса.

• Кадровое делопроизводство

Ключевые слова:

1 -1

Здравствуйте! Сегодня мы обсудим, что представляет собой проверка трудовой инспекцией, какие она выявляет нарушения, и что грозит нарушившему закон работодателю. Проверка от налоговой инспекции вторая по популярности после проверки налоговой.

Если у вас есть хотя бы один наемный сотрудник - будьте готовы , что вас будут проверять на предмет соблюдения трудового законодательства и норм охраны труда. Но, как говорится, предупрежден, значит вооружен. Нежелательных последствий можно избежать, если знать, когда, как будут проверять, и как можно подготовиться.

Порядок проведения проверки трудовой инспекцией

Весь процесс проверки состоит из нескольких этапов:

1. Оповещение . О плановой выездной или документарной проверке инспекция уведомляет работодателя не позже чем за трое суток, посредством отправления ему под роспись копии распоряжения о проведении проверки. Со своей стороны проверяемый вправе запросить полную информацию об органах и их служащих, которые будут осуществлять проверку, и регламент с подробным порядком контрольных мероприятий. Даже о внеплановой проверке предпринимателя обязательно должны предупредить письмом за сутки до ее начала.
2. Проверка документов, выездная проверка трудовой инспекцией . Обычно проверка начинается с запроса копий интересующих инспекцию документов, но бывает, что первой осуществляется проверка выездная. Начинать работу инспектор должен с предъявления индивидуального удостоверения и приказа о проверке, которое вы получали ранее в качестве уведомления. Законной будет только та инспекция, которую проводит лицо, указанное в распоряжении на проведение проверки.

Максимальная длительность проверки:

1. По итогам инспекции составляется два экземпляра акта . В редких случаях акт составляется сразу у работодателя, чаще всего для оформления документов проверяемого вызывают в инспекцию.
2. Если инспектор обнаружит нарушения (как не печально, но происходит это в большинстве случаев), то он выдаст предписание, содержащее:

• Описание нарушения и дата его совершения;
• Ссылка на соответствующий закон;
• Сроки на устранение нарушений. Если повторная проверка покажет, что нарушения так и не были устранены, предприятию грозит административная ответственность.

Согласно закону, результаты проверки можно обжаловать.

Границы дозволенного

На что же инспекторы труда имеют право, а какие действия выходят за рамки их должностных инструкций?

Подробно полномочия указаны в постановлении Правительства №875, но вот основные из них:

1. Осуществлять проверку работодателя в любое время суток. Однако обязательным условием является наличие удостоверения и приказа;
2. Получать бумаги и данные для проверки, причем как от самих работодателей, так и от органов федеральной или территориальной власти;
3. Брать для анализа пробы веществ. Только если будет составлен соответствующий акт;
4. Осуществлять расследование несчастных случаев, причиной которых могло послужить нарушение норм охраны труда;
5. Предъявлять предписания к устранению нарушений. Даже об отстранении от работы определенных лиц. Работодатель не вправе отказываться в их исполнении;
6. В крайних случаях направлять в суд требование о прекращении деятельности компании;
7. Участвовать в судебном процессе в роли эксперта.

Обращаем ваше внимание на то, что в 2019 году проверки будут проходить в новом формате, который был установлен постановлением Правительства №1080 от 08.09.2017г. Полномочия и порядок действий инспекторов остались прежними. Изменения коснулись результатов проверки. Теперь они будут вноситься в проверочные листы, которые сгруппированы по темам. Один лист – одна тема.

Взять, к примеру, трудовой договор. Инспектор вправе поинтересоваться у работника, заключал ли он с компанией трудовой договор. Если выяснится, что нет, и это будет подтверждено ходом проверки – договор не предъявлен руководством компании по запросу, в проверочный лист вносится нарушение. Все выявленные нарушения должны быть подтверждены документально, чтобы потом не возникало споров – несогласий с результатами проверки.

По сути, проверочные листы представляют собой некий опросник – руководство, согласно которому инспектор задает вопросы в рамках определенной темы чек-листа, а получая ответы, требует подтвердить их документально. Всего утверждено 132 чек-листа, но это вовсе не означает, что они будут все заполнены. В каждом конкретном случае инспектор, исходя из деятельности компании, решает самостоятельно, какие применять листы, а какие нет. Что примечательно, он не вправе проверять больше, чем указано в чек-листах.

Инспекторы не могут:

1. Запрашивать информацию, образцы, не имеющих отношение к объекту проверки;
2. Изымать оригиналы каких-либо документов.

Основания для проверки трудовой инспекцией

Проверки трудовой инспекцией, как и большинство других проверок, могут быть плановыми или внеплановыми.

Под плановую проверку трудовой инспекцией может попасть любая организация, для внеплановой нужны более веские основания.

Итак, поводом для проведения инспекции могу стать:

1. Плановая проверка может иметь в основе один из поводов:

• Работодатель зарегистрировался или начал вести предпринимательскую деятельность 3 года назад;
• 3 года назад закончилась предыдущая проверка.

Согласно действующему на территории России мораторию на проверки малого бизнеса, до конца 2018 года попадающие под действие закона предприятия были освобождены от плановых проверок трудовой инспекцией. В настоящее время Минэкономразвитие и Генеральная прокуратора, по поручению Правительства, разрабатывают поправки в законодательство, предусматривающие продление данного моратория на срок до 2022 года.

График проверок на 2019 год уже представлен на сайте генпрокуратуры.

1. Толчком для внеплановой проверки (ограничения по частоте таких проверок законом не предусмотрено) может стать:

• Окончание срока исполнения предписания с прошлой проверки;
• Выход приказа на основании поручения прокуратуры;
• Задержка работодателем заработной платы, а также выдача ее не в полном объеме;
• Начисление зарплаты ниже предусмотренного законом минимума;
• Нарушение Трудового Кодекса РФ, вызвавшее угрозу здоровью сотрудников;
• Поступление жалоб от сотрудников о нарушении их прав, указанных в ТК РФ или запроса на проверку условий труда (инспекция не рассматривает анонимные обращения, но действовать она должна конфиденциально, не афишируя, по чьей жалобе проверка организована).

Что проверяет трудовая инспекция

Под проверку попадает соблюдение на предприятии любых норм трудового законодательства.

Инспектор труда вправе затребовать (и вы будете обязаны предоставить) следующие документы:

1. Трудовые договоры, личные карточки сотрудников и другие данные о них;
2. Трудовые книжки работающих на предприятии и журнал их учета;
3. Рабочий график и табель учета отработанных часов;
4. Больничные листы, документы о медосмотрах сотрудников;
5. График отпусков, а также прочие связанные с ним документы (заявления сотрудников);
6. Расчетные листы;
7. Бухгалтерские ведомости, индивидуальные счета сотрудников и прочие сведения о выплатах сотрудникам;
8. Устав компании и правила внутреннего распорядка;
9. Оформление работы с гражданами других государств и льготниками;
10. Положения о заработной плате, о премировании, о персональных данных сотрудников;
11. Доказательства (личные подписи) того, что все работники ознакомлены с вышеперечисленными документами.

Точный список документов для проверки трудовой инспекцией зависит от основания ее проведения.

Как подготовиться к проверке трудовой инспекции

Самым частым нарушением, влекущим за собой штраф работодателю, является отсутствие всех необходимых документов.

Локальные акты обязательны для каждой, даже самой маленькой организации с наемными сотрудниками. Например, это свод правил внутреннего распорядка, положение о персональных данных работников.

Также обязательно выдавать расчетный листок (не является исключением оплата через безналичный расчет) - они не обязательно должны выдаваться под роспись, но сотрудники должны знать о своем праве – знать произведенный расчет за месяц. При желании у работодателя есть способ застраховать себя ведением журнала выдачи расчетных листков.

У работодателя в сейфе должны храниться трудовые книжки на всех сотрудников.

Зачастую работодатели допускают неточности в оформлении базовых документов. Например:

• В не прописана ставка оплаты труда;
• На экземпляре трудового договора (любого другого документа), принадлежащего работодателю, не поставлена подпись работника;
• График отпусков подписан позже, чем за 14 дней до начала календарного года.

Помимо документов стоит позаботиться и о соблюдении всех норм трудового права. Очень важны своевременные аттестации и безопасность сотрудников на их рабочем месте. Необходимы ли специальная одежда для работников или аксессуары, защитные маски или перчатки, и многое другое зависит от типа осуществляемых ими работ.

Прочие распространенные ошибки:

• Ежегодный отпуск разделен на мелкие части, и ни одна из них не достигает 14 дней;
• Заработная плата ниже МРОТ;
• Размер заработной платы указан не в российских рублях;
• Заработная плата выдается реже одного раза в 15 дней, при этом нет письменного согласия сотрудника на подобный график выплат;
• Наем иностранных граждан по срочному договору до окончания срока действия разрешения на работу. Чтобы избежать административной ответственности с иностранными гражданами лучше заключать стандартные бессрочные договоры.

Штрафы от трудовой инспекции

Если инспектор труда выявил нарушения, то прежде всего работодателю будет предъявлено предписание. Неустранение всех пунктов предписания может грозить приостановлением деятельности или штрафом.

В зависимости от нарушения, штраф может быть предъявлен самой компании, ее руководителю, индивидуальному предпринимателю, или ответственным лицам (это могут быть начальник кадрового отдела или главный бухгалтер), если это предусмотрено правилами компании.

Наиболее распространенные штрафы, вынесенные трудовой инспекцией в 2018 году:

Административное расследование трудовой инспекцией

Трудовая инспекция навещает предприятие с проверкой, чтобы контролировать соблюдение закона, но если инспектор проводит работу по установлению и фиксированию факта нарушений со стороны работодателя и привлечению нарушителя к ответственности согласно Кодексу РФ об административных нарушениях, то речь идет уже об административном расследовании.

Решение о начале расследования принимается самим сотрудником Роструда или сотрудником государственной инспекции труда.

Инициируется расследование в следующих случаях:

1. В качестве итога проверки, выявившей нарушения. Но прежде чем приступать к расследованию, инспектор обязан получить объяснения подозреваемого в нарушении, показания свидетелей и потерпевших (если таковые имеются), затем официально запросить информацию для разрешения дела;
2. В результате поступления жалобы на работодателя или сообщения, содержащего достаточно данных для подозрения работодателя в административном нарушении.

Документ о возбуждении расследования называется определение. В течение суток после его составления копия документа под расписку предоставляется работодателю и потерпевшему.

Текст определения содержит:

1. Дата и место его составления;
2. Ф.И.О., должность составителя;
3. Повод возбуждения административного дела;
4. Показания свидетелей и прочие возможные доказательства правонарушения;
5. Соответствующая статья Кодекса РФ об административных правонарушениях;
6. Запись о разъяснении участникам расследования их прав и обязанностей.

Длится расследование не более месяца с даты возбуждения дела, вести его может как инспектор, проводивший ранее проверку, так и другой государственный инспектор труда.

Дальнейшее развитие событий зависит от итогов расследования.

Если нарушение не подтвердилось - инспектор выносит постановление о прекращении дела.

Если факт нарушения был доказан - инспектор формирует протокол об административном правонарушении. В течение 15 дней дело будет рассмотрено государственной инспекцией труда, в редких случаях (как правило, если нарушение было повторным) инспектор передает дело в суд.

Завершением расследования будет вынесение инспекцией или судом постановления о назначении административного наказания или о прекращении дела.

Одним из показателей качества работы кадровика является отсутствие или наличие предписаний и штрафов по результатам проверок инспекторов по труду . Отсутствие претензий со стороны проверяющих – это результат вашей правильной работы. Был выписан штраф – значит, залезли в карман учредителя, чем и подорвали себе репутацию . Чтобы исключить подобные казусы нужно не только знать, как проводится проверка ГИТ, что проверяют инспекторы, но и то, как вести себя при проверках. Ведь инспекторы не могут просто прийти и переворошить все ваши документы, у них тоже есть правила, которые вы обязаны знать!

Что такое ГИТ

Вся 57 глава Трудового кодекса посвящена тому, как государство обязано надзирать за исполнением норм ТК . Функции надзора возложены на РОСТРУД (это общепринятое название Федеральной службы по труду – ФСТ). У службы есть территориальные органы – ГИТ .

ГИТ – это государственная инспекция труда . 6 частью Приказа Минтруда №354н именно эти инспекции имеют право проверять деятельность всех организаций и предпринимателей на соответствие ТК.

Законные основания

Инспекции действуют на основании Положения, утверждённого постановлением Правительства №875 от 01.09.2012г. И именно в 8 части этого Положения есть фраза о том, что все проверки ГИТ обязаны проводить в строгом соответствии с законом о защите прав организаций и предпринимателей при проверках (№294-ФЗ от 26.12.2008). Именно этот закон требует особого внимания.

Что такое проверка ГИТ

В 6 части 2 статьи 294 Закона есть определение термина «проверка». Это комплекс действий инспекторов по труду по оценке соответствия деятельности фирмы на соответствие нормам трудового права. То есть инспекторы проверяют – правильно ли вы действуете (или бездействуете) при ведении кадрового дела.

По характеру проверки могут быть:

• документарными (инспекторы просто требуют, чтобы им привезли интересующие документы);
• выездными (инспекторы приезжают к вам).

Проверка может быть плановой (по графику) или внеплановой.

Проверка по плану

По общему правилу такие проверки проводятся не чаще раза в три года (9 статья
закона) . Но есть некоторые виды деятельности, которые предоставляют инспекторам право наведываться с проверкой и чаще:

• здравоохранение;
• образование;
• социальная сфера;
• теплоснабжение;
• электроэнергетика;
• энергосбережение.

Эти сроки плановых проверок установлены в перечне, который .

Как формируется план проверок :

• ФСТ разрабатывает план проверок на год (какие организации и в какие сроки будут проверять);
• до 1 декабря года перед проверкой план передаётся в Генпрокуратуру;
• Генпрокуратура до 31 декабря на своём сайте размещает сводный план проверок (можно найти по этой ссылке http://plan.genproc.gov.ru/plan2016 /).

Нашли себя? Готовьтесь к проверке!

Внимание!

Важно: первая проверка не должна проводиться раньше трёх лет с момента регистрации фирмы или ИП!

За три дня до проведения проверки вас должны предупредить (ч.12 ст.9).

Внеплановая проверка

Бывают случаи, когда инспекторы могут нагрянуть и не по графику Генпрокуратуры . И это случается, если:

• закончился срок предписания, по которому ваша фирма должна была исправить какие-то выявленные нарушения;
• поступила жалоба работника.

О такой проверке вам должны сообщить за сутки до её проведения .

Важно!

Обратите внимание : предупреждение может быть направлено любым способом, даже по факсу или телефонограммой!

Документарная проверка

Такой характер проверка приобретает, когда инспекторам достаточно видеть минимум документов вашей организации . Если вас проверяют именно так, учтите нюансы (ст.11 закона 294):

• вы имеете право требовать основания , если проверка внеплановая (в случае жалобы работника вам обязаны предоставить на обозрение эту жалобу, и это не должна быть анонимка);
• требуемые документы вы должны привезти инспектору в течение 10 дней со дня запроса ;
• документы не обязательно привозить в подлинниках – сделайте копии и заверьте своей печатью (у нотариуса заверять их не обязательно, а требование незаконно);
• документы, не относящиеся к жалобе, у вас требовать не имеют права .

Выездная проверка

Проверка на месте проводится только тогда, когда нельзя провести документарную
(не предоставлялись документы), или она проводилась, но выявлены нарушения в оформлении документов или дел.

В начале проверки вам обязаны представить :

• служебные удостоверения;
• распоряжение о проведении проверки.

Распоряжение или приказ должен содержать :

• состав проверяющих (кого нет в списке, имеете право на допускать до дел );
• основание (жалоба, например, или план);
• задачи проверки (должны быть определены чётко – не «проверить документы отдела кадров», а «проверить наличие трудовых договоров и их соответствие законодательству». При этом кроме договоров, вы не обязаны показывать другие документы );
• сроки проведения проверки.

Кстати, о сроках: они тоже расписаны в законе! Поэтому проверка проводится в таких рамках:

• 20 дней – для градообразующих и других крупных предприятий;
• 50 часов – если фирма у вас относится к малому бизнесу (штат до 100 человек);
• 15 часов – для микропредприятий (штат до 15 человек).

Если вы примете к сведению все эти правила проверок, можете смело ими апеллировать.

Пример

Например, проводится проверка по правильности начисления зарплаты . В вашей компетенции показать инспекторам только трудовой договор, в котором зафиксирована зарплата, штатное расписание, на основании которого зарплата установлена и положение об оплате труда . Требовать других документов у вас не должны по 294 закону.

За что можно получить предписание или штраф

Любые нарушения трудового законодательства наказуемы . Но самые типичные вот:

• задержка зарплаты;
• невыдача трудовой книжки в последний день работы;
• неправильное оформление трудовых договоров;
• незаконное увольнение или перевод;
• незаконные удержания из зарплаты.

Некоторые фирмы до сих пор применяют систему штрафов, хотя это запрещено . Если и у вас такой случай, совет: не штрафуйте, а начисляйте премию в меньшем размере. Но для этого зарплата работника должна состоять из оклада и премии. А невыплата премии должна быть обоснована, например, невыполнением показателей премирования.

Заключение

Внимание!

Если к вам грозится нагрянуть проверка ГИТ , что проверяют в отделе кадров вы узнаете из уведомления. Ваши первые действия: незамедлительно исправить нарушения, если они есть и послужили основанием для проверки.

Если нарушения обнаружатся в ходе проверки, вам вручат предписание, которое обязательно к исполнению . Не исполните – наложат штраф (до 50 тысяч).

Но оптимальнее, конечно, до предписаний дела не доводить, просто делайте свою работу правильно изначально, чтобы не переделывать потом.

Государственные трудовые инспекторы могут осуществлять плановую и внеплановую проверку любого работодателя. В законе установлен особый порядок проведения данной процедуры. Рассмотрим далее, как осуществляется проверка трудовой инспекцией, что проверяют уполномоченные на это лица.

Основания

В ст. 360 ТК указан список случаев, в которых выполняется внеплановая проверка инспекции по труду. К ним относят:

1. Окончание срока, назначенного работодателю уполномоченной организацией, для исполнения предписания по устранению нарушений.
2. Поступление заявлений, обращений, свидетельствующих о фактах неисполнения нанимателем требований отраслевых нормативных правовых актов.
3. Принятие жалобы от работника о нарушении его трудового права.
4. Поступление запроса от сотрудника с просьбой проконтролировать условия и ОТ на месте осуществления им своей профессиональной деятельности.
5. Наличие приказа (распоряжения) начальника (заместителя) уполномоченной организации, изданного в соответствии с требованием прокурора, поручением Правительства или Президента.

Как правило, при соблюдении предписаний отраслевых норм работодателем, контролирующий орган посещает предприятие в плановом порядке. В законодательстве указано, какой период проверяет трудовая инспекция. Процедура выполняется раз в три года. Таким образом, в качестве основания для проведения проверки выступает истечение этого срока с момента:

1. Госрегистрации юрлица либо ИП.
2. Завершения последней проверки по плану.
3. Подачи субъектом в уполномоченный орган особого извещения о начале осуществления им деятельности (в установленных законом случаях).

Проверка трудовой инспекцией: что проверяют должностные лица?

В качестве предмета контроля выступает соблюдение работодателем в процессе осуществления деятельности предписаний действующих отраслевых норм в области ОТ. Это значит, что все, что проверяет трудовая инспекция, должно соответствовать требованиям закона. Контролю, в первую очередь, подвергаются локальные нормативные акты, принятые и утвержденные на предприятии, соблюдение их положений на практике. Какие документы проверяет трудовая инспекция? К ним относят:

1. Правила по внутреннему распорядку.
2. Письменные трудовые договоры.
3. Штатное расписание и локальные правовые акты.
4. Трудовые книжки.
5. Приказы о зачислении в штат, переводе на ту или другую должность.
6. Журнал учета трудовых книжек и вкладыши.
7. Приказы, согласия работников, подтвержденные профсоюзом, о выполнении работы сверхурочно либо в выходные дни.
8. Положение о личных данных сотрудников.

Это не все, что проверяет трудовая инспекция. Контролю подлежат также работа с льготными категориями (несовершеннолетними, инвалидами и так далее), иностранными гражданами. Кроме этого, уполномоченная инстанция оценивает соблюдение правил ОТ.

Требования к должностным лицам

Процедура выполняется на основании распоряжения или приказа начальника уполномоченной контрольной службы или его заместителя. Копия этого постановления передается под роспись предпринимателю или представителю (руководителю) юрлица. По просьбе указанных лиц государственные инспекторы должны:

1. Предоставить необходимые данные о специалистах и органах, которые будут осуществлять контрольные мероприятия.
2. Ознакомить с административными регламентами и порядком проведения надзорных процедур.

Как подготовиться к проверке трудовой инспекции?

В первую очередь, следует сказать, что одного наличия необходимых правоустанавливающих бумаг недостаточно. Все, что проверяет трудовая инспекция, должно быть оформлено по установленному порядку. Так, типовые распоряжения и приказы составляются по специальной форме. Все заявления, которые от руки пишет работник, расписки об ознакомлении с приказами, инструкциями, правилами должны быть удостоверены его подписью. Желательно, чтобы у журналов была твердая обложка, клеевой переплет, шнуровка. На это в обязательном порядке обратит внимание трудовая инспекция. Что проверяет уполномоченное лицо в журнале в первую очередь?

Служащий смотрит, пронумерованы ли все страницы, указано ли в конце общее число листов, удостоверены ли сведения подписями ответственных лиц и печатью предприятия. Для оптимизации делопроизводства и экономии времени и контролера, и непосредственно ответственных лиц за ведение бумаг, целесообразно составить перечни "особых" категорий работников. К ним, например, относятся несовершеннолетние, сотрудницы, имеющие детей до 3 лет, инвалиды, будущие матери, лица, занятые на опасном (вредном) производстве, и так далее. Документы, проверяемые трудовой инспекцией, должны предоставляться по первому требованию уполномоченного лица.

Порядок выполнения контроля

Законодательство устанавливает определенные требования к инспектору и ходу выполнения им своих обязанностей. По ст. 360 ТК, уполномоченный служащий может предварительно извещать предприятие о своем визите, если посчитает, что такое уведомление не повлияет на качество и эффективность контроля. Закон, таким образом, не предписывает в обязательном порядке предупреждать о предстоящем мероприятии. Тем не мене на практике, как правило, уполномоченные лица уведомляют руководство производства заранее. После получения уведомления, перед тем как пройти проверку трудовой инспекции, начальнику предприятия следует удостовериться в том, что все акты составлены в соответствии с законом, ведется необходимый учет, соблюдаются требования. Появившись на предприятии, должностное лицо обязано предъявить соответствующее удостоверение, а также распоряжение (приказ) о выполнении процедуры в конкретной организации. В случае возникновения сомнений руководитель вправе позвонить в Инспекцию труда, чтобы удостовериться в том, что служащий действительно был направлен. После подтверждения факт начала контроля должен быть зафиксирован в соответствующем журнале.

Важный момент

Все, что проверяет трудовая инспекция, описывается в специальном акте. В нем указывается место, время, дата осуществления надзорных мероприятий, должность, ФИО лица, их проводящего, основания их выполнения. В этом же акте будут содержаться и сведения о результатах. Бумага удостоверяется подписями обеих сторон, один экземпляр остается на предприятии, второй – у контролера.

Права должностного лица

Какими полномочиями обладает трудовая инспекция? Что проверяет специалист, кроме бумаг? Уполномоченное лицо имеет право в дневное время осмотреть все помещения предприятия. Служащий может обследовать конкретные рабочие места, оборудование. Он вправе задавать вопросы персоналу. В случае необходимости инспектор может запросить недостающие сведения у ответственных сотрудников предприятия.

Особая компетенция

В полномочия должностного лица входит также право приостановить деятельность производства, цехов или отделов в случае обнаружения нарушений. При выявлении работников, не прошедших инструктаж по ТБ, должностное лицо отстраняет их от исполнения обязанностей. Инспектор вправе привлекать виновных в нарушении ТК лиц к административной ответственности. При наличии заключений соответствующей экспертизы должностное лицо может направлять требование в суд о ликвидации предприятия.

Акт ревизии

По завершении контрольных мероприятий специалист указывает, какие были проверены документы и обнаружены нарушения. Если бумаги оформлены соответствующим образом и не вызвали нареканий, то данный факт также будет отражен в акте. Этот документ, как выше было сказано, подписывается начальником предприятия и ревизором. Однако подпись руководителя компании не означает, что он согласен с указанными нарушениями. Тем не менее автограф поставить необходимо. В противном случае этот факт также будет отражен в акте. В случае несогласия с мнением ревизора, акт можно обжаловать.

Ответственность

При выявлении серьезных недостатков в деятельности предприятия ревизоры оформляют соответствующий протокол. Практика показывает, что без составления такого документа не проходит ни одна проверка. После составления протокола об административном правонарушении выносится постановление о наложении соответствующего взыскания. Как правило, в качестве него выступает штрафная санкция. Необходимо сказать, что уплата установленной суммы взыскания не освобождает предприятие от устранения недостатков кадровой работы в срок, предписанный ревизорами. В случае выявления более серьезных нарушений, например невыплаты работникам зарплаты, начальник компании может быть привлечен к уголовной ответственности. Обжаловать выводы ревизоров руководитель предприятия может в порядке подчиненности – главному госинспектору труда РФ. Также он может подать исковое заявление в суд.

Часто выявляемые нарушения

Самыми популярными недостатками в кадровой работе, которые обнаруживаются в ходе ревизии, считаются отсутствие и неверное оформление письменных трудовых договоров. Эксперты рекомендуют ставить подписи на всех страницах контракта. Данное требование отсутствует в законодательстве, однако автографы будут служить гарантией того, что одним участником правоотношений не будут внесены никакие изменения без ведома другого. Следующим документом, в котором часто выявляются нарушения, выступает трудовая книжка. На предприятии она должна быть у каждого служащего, проработавшего больше пяти дней.

Исключением в этом случае являются совместители. Трудовая книжка должна храниться на предприятии, выдавать ее работнику не допускается. В случае необходимости в кадровом отделе делается ее копия и заверяется соответствующими подписями и печатью. С записями, которые делаются в книжке, работник должен быть ознакомлен. Для этого под распоряжениями и приказами, которые стали основанием для их внесения, служащий ставит свою подпись. Еще одним документом, с которым могут быть связаны проблемы, являются Правила внутреннего распорядка. Их утверждает руководитель предприятия. Все сотрудники компании должны быть под расписку ознакомлены с этим документом. Отсутствие Правил является грубым дисциплинарным нарушением. Кроме этого, при отсутствии такого акта работников сложно привлечь за несоблюдение требований.