Как вести кадровый учет. Как организовать и вести кадровый учет на предприятии? К необходимым бумагам относятся

1. Синонимы к кадровому учёту – это , ведение кадровой документации.
2. Кадровый учёт представляет собой регламентирование трудовых отношений между рабочим и самим работодателем. Все движения рабочих в какой-либо организации или же у ИП будут учитываться по Трудовому кодексу в России в основе первых кадровых деловых бумаг.
3. К кадровому учёту относится:
   • создание трудовых соглашений, специальных инструкций;
   • фиксирование разных приказов (к примеру, приём рабочего на должность);
   • оформление карточек, которые будут составлены для каждого рабочего;
   • ведение, так называемых, регистров кадрового учёта;
   • ведение табеля по учетному времени.

Необходимые кадровые документы для ООО

Чтобы не попасть под ответственность перед законом, нужно обязательно знать какие же документы должна иметь организация.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Что должно быть:

• Протоколы о том, что Общество было создано.
• Решение самих учредителей о том, что ООО было создано.
• Заключения от органов по контролю.
• Деловую бумагу, которая фиксирует государственную регистрацию созданной фирмы.
• Документы, которые устанавливают право и подтверждают наличие имеющегося имущества у Общества.
• Специальные бумаги, которые связаны с производством ценных бумаг, в том числе и облигаций.
• Положения о созданных филиалах организации.
• Список аффилированных лиц.
• Специальные протоколы о заседаниях и собраниях органов ООО.
• Иные деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.

Группы кадровых документов

Кадровые документы, по целевой принадлежности, делятся на 2 обширные группы:

1. Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
2. Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).

Виды

Все кадровые документы делятся, в основном, на 5 видов:

• Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
• Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
• Переписки по службе (внутренние).
• Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
• Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).

Помните! Учёт всей кадровой документации наблюдается отделом по кадрам в организации.

Документы, которые действительно необходимы для кадрового учёта ООО:

• Положение о структуре предприятия.
• Установленные стандарты в работе.
• Цель создания ООО.
• Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
• Указание о командировках.
• Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
• Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
• Инструкции по работе.
• Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
• Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).

Унифицированные формы по учету кадров

Основные унифицированные формы по учёту кадров:

1. T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
2. T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
3. T-3 «Штатное расписание».
4. T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
5. T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
6. T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
7. T-7 «График отпусков».
8. T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
9. T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
10. T-10 «Командировочное удостоверение».
11. T-11 «Указ о поощрении работника».
12. T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
13. T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
14. T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
15. T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
16. T-11а «Указ о поощрении рабочих».
17. T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
18. T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
19. T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».

Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля

1. Прежде чем вы возьметесь за кадровую документацию, запаситесь специальными пособиями (можно воспользоваться порталами «Консультант +» или «Гарант»). Там имеются актуальные нормативные акты.
2. Здесь нужно обратить внимание на учредительные деловые бумаги организации. Нужно будет начинать с приема на работу директора предприятия. Изучите Устав самой организации (здесь ведется порядок приема на должность директора, зарплата, срок трудовых книжек и др.)
3. Какие обязательные деловые бумаги нужны для работодателя?
   • Правила по внутреннему трудовому распорядку, штатное расписание предприятия.
   • График всех отпусков, трудовые книжки, а также определенные трудовые договоры.
   • и в неё, а также специальная книга, где фиксируется доходы и расходы.
   • Табель учёта по рабочему времени, карточки рабочих (личные),форма расчетной бумаги, которая утверждена руководителем предприятия.
   • Деловые бумаги по обработке персональных данных рабочих, расчётные ведомости и все приказы, и др.
4. Процесс оформления директора. Из решений учредителей вы узнали дату, с которой директор вступил в должность и принялся выполнять обязанности, следовательно, дата не должна быть другой в итоге. Потом конструируется трудовой договор.
5. Создание основных правил трудового распорядка в организации, а также штатное расписание и другие локальные акты (для этого воспользуйтесь определенным программой). Главное всё проверьте на наличие описок или ошибок!
6. Здесь идёт заполнение бланков по трудовому договору с рабочими и другая документация (уже должны быть сведения о должностях, зарплате и количестве времени на работу).
7. Рассмотреть нужно задачи о ведении самих трудовых книжек (кроме директора ещё никто не трудоустроен, следовательно, вся ответственность по ведению книжек лежит на нём).
8. Здесь уже идет процесс принятия новых рабочих на работу.

Штрафы за неведение кадрового учёта

Прежде всего, всё зависит от должности проверяющего и от тяжести этого нарушения. При нарушении определенного законодательства штраф может составлять от 5-ти МРОТ до 50-ти МРОТ. Вообще, при повторном нарушении будет возможно отстранение ответственной личности с периодом от 1-го года до 3 лет.

На этом, статья будет закончена. Спасибо за прочтение!

Делопроизводство по кадрам включает в себя оформление, учет и хранение документации, связанной со всей трудовой деятельностью на предприятии.

Соблюдение порядка ведения кадрового учета и правил трудового зако­нодательства обезопасит лю­бую организацию от неблаго­приятных финансовых и правовых последствий, а работника - от проблем при получении пенсии или устройстве на другую работу.

Основы, принципы и некоторые вопросы трудовых отношений, правила ведения кадровых процедур регулирует Трудовой Кодекс РФ.

С учетом нового законодательства, с 2013 года работодатели получили разрешение разрабатывать все необходимые формы и образцы документов.

Делопроизводство в отделе кадров ведется на основе законов РФ, правил и инструкций.

Остается прежним требование о том, что они составляются со стандартными реквизитами. При ведении кадров разрешается применять и стандартные документы на типовых бланках, которые были утверждены Госкомстатом РФ.

Документы для ведения кадрового учета

Обязательным для любых предприятий всегда являлось наличие учредительных документов. Все другие внутренние акты разрабатываются на их основе, как и документация по учету персонала.

В соответствии с законодательством о труде каждый работодатель обязан разработать и утвердить: акты, связанные с оплатой труда (трудовой договор, табель для учета рабочего времени) и акты по организации процесса труда (положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда).

Кроме того, нельзя забывать о правилах внутреннего трудового распорядка, штатном расписании и графике отпусков.

Весь кадровый документооборот складывается из двух потоков:

• документооборот по личному составу (личные карточки, приказы о приеме и увольнении, приказы о поощрении и взыскании, об отпусках и другие приказы);
• документооборот по управлению персоналом (правила внутреннего распорядка, положения об отделах, отчетность по численности, составу работников).

Помимо этого в отделе кадров требуется хранить все заявления сотрудников, объяснительные и докладные, являющиеся основанием к различным приказам. Обязательными являются ведомости и некоторые формы документов, которые обычно связанны с финансовыми и зарплатными вопросами, например расчетный листок в утвержденной руководителем форме.

Ответственно и внимательно должна осуществляться вся работа, связанная с трудовыми книжками. Специалист-кадровик обязан хорошо изучить правила, определяющие порядок ведения и хранения трудовых книжек, и инструкции по их заполнению, а так же по возможности .

В кадровом отделе должны находиться трудовые книжки всех сотрудников, которые были приняты и еще не уволены. В процессе составления необходимых отметок в трудовых книжках нельзя допускать ошибки, так как при расчете пенсии сотруднику могут не учесть рабочий стаж в фирме, где внесли ошибочную запись.

Первоочередным объектом внеплановой проверки любой фирмы всегда является делопроизводство по кадрам, документация по кадрам и соблюдение законодательства о труде. Ошибки, связанные с ведением кадрового учета в организации, искажают общую сумму , которые заплатит предприятие-работодатель.

Отсутствие ответственного подхода к кадровым вопросам приводит к штрафам и потере деловой репутации.

Прозрачный учет позволяет оперативно оформлять всю необходимую документацию. В конечном итоге учет и ведение кадров влияют на всю финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Ведение кадрового делопроизводства при наличии наемных сотрудников обязательно, как для , вне зависимости от применяемой формы налогообложения и количества сотрудников в штате. Учет по кадрам должен вестись в установленном порядке, несоблюдение или нарушение которого грозит предпринимателю серьезными штрафами. Рассмотрим вкратце из каких документов складывается данный учет, какие существуют способы его ведения и какая ответственность следует за нарушение норм трудового законодательства, также рассмотрим как происходит прием на работу сотрудника.

Кадровый учет для ИП (далее к/у) является обязательным в случае, если он имеет наемный персонал. Оформление на работу , перевод на другую должность, увольнение, премирование, командировки должно сопровождаться оформлением определенных документов. Отсутствие к/у или ошибки в его ведении грозят предпринимателю штрафными санкциями, предусмотренными административным, уголовным и трудовым законодательством.

Из чего строится к/у

• Ведение документации;
• Поиск персонала;
• Разработка приказов, инструкций, справок и иных документов по личному составу;
• Начисление з/п, больничных, отпускных, командировочных и иных выплат;

Способы ведения к/у

• Самостоятельно;
• С помощью интернет сервисов «Мое дело» и др.;
• С привлечением сторонней компании (по аутсорсингу)

Документация по кадрам, обязательная к ведению при наличии наемного персонала

Кадровый учет у ИП с наемными работниками складывается из следующих, обязательных к ведению, документов:

• Трудового договора;
• Приказа о приеме на работу;
• Личной карточки работника;
• Трудовой книжки;
• Табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
• Приказа о предоставлении отпусков;
• Графика отпусков;
• Приказа о премировании работников;
• Приказа о прекращении трудовых отношений с сотрудником;
• Правил внутреннего распорядка;
• Штатного расписания;
• Книги учета движения трудовых книжек;
• Книги учета приказов и иных кадровых документов;
• Командировочных документов;
• Договора о полной материальной ответственности (если работа сотрудника сопряжена с материальными ценностями);
• Графика сменности (если сотрудник принят на сменную работу);
• Положения о коммерческой тайне;
• Должностной инструкций;
• Иных документов, обязательных к ведению в связи со спецификой деятельности ИП.

Ответственность за нарушение трудового законодательства

Административная

Ответственность по КоАП РФ следует за:

• Работу без заключения трудового договора или уклонения от его заключения (штраф от 5 000-20 000 руб., если ранее ИП был привлечен к ответственности за аналогичное правонарушение штраф вырастет в несколько раз и составит от 30 000 до 40 000 руб.);
• Необоснованный отказ в заключении коллективного договора (соглашения) - 3000 - 5 000 руб.
• Незаконное привлечение иностранной рабочей силы, в том числе не уведомление миграционной службы о приеме на работу (увольнении) граждан иностранного государства и лиц без гражданства - штраф зависит от уровня квалификации принятого на работу сотрудника и места ведения деятельности;
• Нарушение порядка сбора, хранения и использования информации о сотруднике - 500-1 000 руб.

Материальная

При несвоевременной выплате з/п работодатель обязан возместить работнику проценты за каждый день просрочки в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ.

Уголовная

К уголовной ответственности ИП может быть привлечен за необоснованный отказ в приеме на работу, увольнение беременной женщины или женщины имеющей детей не достигших возраста 3-х лет. Совершение указанное правонарушения грозит штрафом до 200 тыс. руб. или заработком на период до полутора лет, также могут быть применены исполнительные работы на срок до 180 часов.

Невыплата (частичная или полная) з/п свыше 2-х месяцев по корыстной или личной заинтересованности может грозить предпринимателю штрафом до 500 тыс. руб.

Порядок приема на работу

1. Получение документов от сотрудника (паспорт, ИНН, СНИЛС, дипломы о получении образования, свидетельства о повышении квалификации);
2. Заключение трудового договора и договора о материальной ответственности (если это необходимо);
3. Регистрация заключенных договоров;
4. Издание приказа о приеме на работе и его регистрация;
5. Ознакомление сотрудника с изданным приказом;
6. Внесение записи в трудовую книжку;
7. Внесение сведений в книгу учета движения трудовых книжек;
8. Оформление личной карточки сотрудника;
9. Включение сотрудника в табель учета рабочего времени.

Рассмотрев вкратце как вести кадровый учет ИП, какие существуют способы и какая ответственность наступает за нарушение трудового законодательства , подведем итоги:

• К/у обязателен как для юрлиц, так и для ИП, если они имеют наемный персонал;
• Нарушение порядка ведения к/у грозит предпринимателю серьезными штрафами;
• В зависимости от вида деятельности состав документации обязательной к ведению различен;
• Вести к/у ИП может самостоятельно, с помощью интернет - ресурсов или с привлечение компании в порядке аутсорсинга.

Задача любого кадровика – наладить ведение кадрового учета на предприятии. При этом следует учитывать положения нормативных актов и трудового законодательства.

Из статьи вы узнаете:

Кадровый учет – это учет движения персонала организации, связанный с документальным оформлением приема, перевода и увольнения сотрудников , трудовых отношений с работниками и организации труда. Кадровый учет ведется на основе первичной кадровой документации и внутренних нормативных актов по труду.

Скачайте документы по теме:

Как зафиксировать в документах для кадрового учета, если сотрудник не подписал приказ об увольнении

Работники иногда саботирует увольнение по сокращению штатов и отказываются подписать приказ о расторжении трудового договора. В таком случае инспектор по кадрам должен зачитать приказ сотруднику и сделать на документе запись: «От подписи в приказе отказался. Приказ зачитали работнику вслух», указать дату и проставить подпись (с расшифровкой) ответственного лица – работника кадровой службы (ч. вторая ст. 84.1 ТК РФ).

Трудовой кодекс не требует в данной ситуации составлять акт, но рекомендуем это сделать, чтобы себя обезопасить. Надпись на приказе кадровик заверяет только своей подписью. Поэтому работник может заявить, что ничего о приказе не знал и его уволили незаконно. Акт составляют в присутствии свидетелей, которые заверяют его содержание коллегиально. Такой документ будет более надежным доказательством в суде.

Читайте по теме в электронном журнале

Как поступить, если работник отказался расписаться в книге учета движения трудовых книжек

Для правильного ведения кадрового учета составьте акт, что сотрудник получил трудовую книжку, но отказался расписаться в книге учета. Укажите реквизиты этого документа в графе 13 книги. При проверке ГИТ акт подтвердит, что работодатель принял необходимые меры, чтобы получить подпись работника в книге учета.

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена Приложением № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Она обязательна для работодателей. Сотрудники должны расписываться в ней при увольнении, что получили трудовую книжку. Если подписи в графе 13 отсутствуют, инспектор ГИТ может счесть, что кадровая служба ведет работу с трудовыми книжками с нарушениями, и наложить штраф (ст. 5.27 КоАП РФ).

Акт об отказе расписаться в книге учета составляют в произвольной форме. Уволенному сотруднику предлагают ознакомиться с ним под подпись. Если он отказывается, акт зачитывают вслух и делают отметку: «От ознакомления с актом под подпись Иванов И.И. отказался. Акт зачитали Иванову вслух». Если сотрудник уже уволился, укажите в акте, что ознакомить с ним работника невозможно. Затем заверьте документ подписями составителя и свидетелей – желательно не менее трех работников.

Как оформить приказ о праве подписи первичных документов?

Для облегчения учета кадровых приказов часто организации предоставляют заместителю главного бухгалтера право подписи финансовых документов. Как составить приказ на право подписи «первички»? Есть ли типовой бланк?

Издайте приказ о передаче права подписи первичных документов в произвольной форме (образец ниже). Типового бланка нет.

Обычно приказ состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой кратко поясняют, для чего издали документ. Например, «в целях оптимизации документооборота», «в целях своевременной приемки товара», но такие пояснения не являются обязательными.

В распорядительной части приказа указывают:

1. Ф.И.О. и должность лица, которое наделяют правом подписи;
2. перечень документов, которые это лицо сможет подписывать;
3. срок, на который предоставляют право подписи (при необходимости).

Приказ должен содержать образец подписи работника, которому предоставляют право подписывать документы. Делегировать это право можно как на группу актов в целом (например, на всю первичную документацию), так и на один вид документа (только на счета-фактуры, накладные и т. п.).

Приказ подписывает руководитель организации. Затем с ним знакомят под подпись всех заинтересованных работников (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Как сделать выписку из приказа?

Выписку из приказа по личному составу по запросу сотрудника следует оформлять на бланке организации или обычном листе. Укажите, из какого документа делаете выписку. Отразите дату и регистрационный номер приказа.

Перенесите в выписку заголовок к тексту приказа и констатирующую часть, если она есть. Затем скопируйте нужный фрагмент приказа и реквизит «Подпись», то есть наименование должности лица, подписавшего приказ, и расшифровку его подписи (инициалы и фамилию). Личные подписи работника и руководителя, подписавшего документ, в выписке приказа воспроизводить не нужно.

Чтобы выписка имела юридическую силу, сделайте заверительную надпись. Она включает слово «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия). Сделайте отметку, что подлинник документа находится в данной организации. Проставьте дату заверения и печать организации или отдела кадров.

Как правильно вести кадровый учет, если отдел кадров один на несколько филиалов

Организовать кадровый учет персонала в филиалах без кадровика поможет положение об удаленном делопроизводстве с помощью сканов и почты. В положении нужно прописать порядок взаимодействия головного отдела кадров и руководителей в других городах. Ничего изобретать не придется, главное – правильно использовать сканы документов и почту.

Чтобы зафиксировать алгоритм работы отдела кадров и руководителей на местах, разработайте положение об удаленном кадровом администрировании. В акте пропишите действия всех, кто будет участвовать в этом процессе.

Составьте памятку, какие документы для кадрового учета нужно получить от работника. Пропишите, кто получит от сотрудника обязательные для приема документы и согласие на обработку персональных данных. Можете заранее сделать памятки, какие документы нужны по каждой должности (см. образец ниже).

Чтобы убедиться, что соискатель представил все и вопросов нет, попросите руководителя отсканировать документы и направить их по электронной почте в отдел кадров. Как только вы проверите документы кандидата и подтвердите, что можно оформлять сотрудника, руководитель может подписывать документы.

Направьте руководителям филиалов шаблоны трудовых договоров. Типовые формы основных кадровых документов организации упростят задачу специалистам кадрового учета на местах. Если будут особые условия труда , руководитель по электронной почте согласует их с вами, например нестандартный режим работы.

Сделайте локальные акты компании в нескольких экземплярах по количеству филиалов, чтобы руководители знакомили с ними новых сотрудников. Подтвердить это можно подписями в графах в конце трудового договора.

После того как стороны подписали шаблонный трудовой договор, руководитель делает скан-копию документа и направляет его в отдел кадров. В этот момент компания получает подтверждение, что возникли трудовые отношения, и в этот же или на следующий день присылает по электронной почте руководителю приказ о приеме и при необходимости другие документы. Если в компании не принято, чтобы руководители заполняли шаблоны, то новый трудовой договор и все сопутствующие документы готовите вы и направляете их по электронной почте также в течение одного-двух дней.

Исключите случаи, когда при приеме на работу руководитель или соискатель ставили в документах неверную дату, пропускали листы или неверно заполняли графы. Для этого пропишите, что руководители должны сканировать документы с подписью сотрудника и показывать их по электронной почте кадровику. Проверка может занять день или два, в зависимости от объема работы в кадрах и количества документов. Это уменьшит количество ошибок и избавит от необходимости корректировать документы, после того как их уже подписали.

Договор в кадры отправляет руководитель, а трудовую книжку – работник. В положении пропишите детали пересылки документов. Оригиналы документов с подписью работника руководитель должен отсылать в отдел кадров. Так же поступать и с трудовой книжкой нового работника. Но вы можете обязать сотрудника самого отправлять трудовую книжку в кадры.

Поручите руководителю отправлять все документы с подписью сотрудника в отдел кадров. Когда вы проверите скан-копии документов, которые подписал сотрудник, в течение одного-двух дней руководитель должен отправить вам оригиналы Почтой России или иной коммерческой службой. Если руководитель уже подписал документы, то вам останется только распределить их по папкам. Трудовой договор получит сотрудник от своего непосредственного руководителя.

Электронные адреса работников отдела кадров и адреса, куда отправлять документы, укажите в отдельном файле. Эту информацию разместите на корпоративном сайте, сервере и перешлите в филиалы. Предусмотрите также, кому направлять документы, если кадровик будет в отпуске или заболеет.

Определите, кто будет пересылать трудовую книжку сотрудника в отдел кадров. Передать трудовую книжку сотрудник может двумя способами: самостоятельно отправить ее по почте в отдел кадров или отдать руководителю, который после направит ее кадровику.

Сдавать трудовую книжку руководителю рационально, если он часто ездит в командировки в офис, где находится отдел кадров. Но руководитель, который берет трудовую книжку, не несет ответственности за ее сохранность. Ведь приказом за ведение и хранение трудовых книжек ответственным назначен кадровик. Поэтому, если руководитель потеряет трудовую книжку, привлечь его к дисциплинарной ответственности компания не сможет.

Чтобы вести учет принятых в филиалах трудовых книжек, заведите в каждом из них журналы получения и отправки трудовых книжек. Это необязательный документ, но по нему вы сможете проверять, когда руководитель принял трудовую книжку и как передал ее отделу кадров.

Кадровый учет наравне с бухгалтерским и налоговым позволяет отражать достоверную информацию, необходимую для полноценного функционирования компании. Об особенностях этого вида учета, а также об основных документах, задействованных в нём, пойдет речь в нашей статье.

Ведение кадрового учета

Ведение кадрового учета предполагает оформление большого количества документации, которая будет отражать информацию как отдельно по каждому сотруднику, так и в целом по всей компании, а также создание правил, регламентирующих порядок трудовой деятельности.

Ведение кадрового учета подразумевает фиксирование численности сотрудников, что возможно только при качественном отслеживании всех перемещений. Основной задачей кадрового учета является составление документального подтверждения того или иного перемещения сотрудника, начиная от приема на работу, перевода на другую должность, оформления отпуска и заканчивая увольнением.

Конечно, кадровый учет можно вести и вручную, однако ведение кадрового учета посредством применения программных средств позволяет минимизировать время на подготовку документации, в особенности если в компании много сотрудников.

Документы кадрового учета

Документы кадрового учета могут быть как обязательными, составление которых предусмотрено ТК РФ, так и необязательными.

К необходимым документам кадрового учета относятся:

• приказ о приеме на работу (Т-1);
• контракт с сотрудником (ТД-1);
• трудовая книжка (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»);

Об особенностях оформления трудовых книжек см. в материале .

• личная карточка сотрудника (Т-2);
• документы о переводе (Т-5);
• приказ об оформлении отпуска (Т-6);
• график отпусков (Т-7);
• штатное расписание (Т-3);
• табель учета рабочего времени (Т-12);
• приказ об увольнении (Т-8).

Большинство кадровых документов имеет унифицированную форму. Некоторые же документы работодателю следует разрабатывать самостоятельно:

• коллективный договор;
• правила внутреннего распорядка;
• положения об оплате труда;
• положение о персональных данных сотрудников;
• положения об охране труда;
• положение о премировании;

О сроках хранения кадровых документов см. в материале .

ВАЖНО! Согласно ст. 8 ТК РФ сформированные организацией положения, которые ущемляют права сотрудника, не могут применяться для регулирования трудовых отношений.

Все учетные документы, подготовленные кадровым работником, утверждаются руководителем организации. После этого сотрудник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.

Следует отметить, что в некоторых ситуациях составления кадровых документов можно избежать: например, составлять должностные инструкции не требуется, если трудовым контрактом уже предусмотрен функционал сотрудника. То же самое касается положения об оплате труда, составление которого также необязательно, если в контракте прописан будущий доход сотрудника.

Наличие того или иного документа в учете кадров зависит от специфики работы отдельного сотрудника и компании в целом. Если в компании предусмотрена работа по сменам, то следует оформлять график сменности. При выполнении трудовых обязанностей на объектах повышенной секретности следует прописать в договоре пункт о сохранности коммерческой тайны, а также составить соответствующее положение, в котором будут закреплены порядок доступа к тайне, ответственность за ее разглашение, а также условия прекращения такого доступа. Обязательно нужно оформить контракт о полной материальной ответственности с сотрудником в случае, если он имеет отношение к ценным грузам или объектам.

Ответственность за правонарушения при ведении кадрового учета

Основным контролирующим органом, который отвечает за правильность ведения кадрового учета , является Государственная инспекция труда. Она призвана осуществлять контроль за кадровыми операциями и, если кадровый учет ведется с нарушениями, привлекать к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Выделяют следующие виды ответственности (ст. 419 ТК РФ):

• Административная — штрафы для должностных лиц и компаний отражены в ст. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 КоАП РФ. Административная ответственность чаще всего наступает в случае отсутствия какого-либо необходимого кадрового документа или его непредставления по запросу работника либо организации.

Пример: Иванов И. А. решил взять кредит. Для этого ему нужна копия трудовой книжки и справка 2-НДФЛ. Работодатель отказался выдать копию трудовой книжки. Сотрудник вправе заявить о неправомерных действиях работодателя в трудовую инспекцию, которая привлечет компанию к ответственности (ее должностных лиц) по ст. 5.39 КоАП РФ в размере от 1 000 до 3 000 руб.

• Гражданско-правовая — наказание предусмотрено ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ.

Пример: Петров С. Ф. получил травму на рабочем месте. В соответствии со ст. 1085 ГК РФ работодатель обязан компенсировать неполученную оплату труда за время пребывания сотрудника на лечении, а также расходы на его лечение и восстановление.

• Уголовная ответственность — предусмотрена ст. 143, ст. 145, ст. 145.1, ст. 146-147, ст. 215-217 УК РФ.

Кроме того, документы кадровых служб могут запрашивать налоговые органы, в случае непредставления которых наступает ответственность по ст. 126 НК РФ

Итоги

Правильный и своевременный кадровый учет позволяет руководству сделать компанию более эффективной. В настоящее время существует множество программных средств, которые помогают оптимизировать время на составление кадровой документации и добиться точности при отражении данных кадрового учета .