Как оформить перенос очередного отпуска. Когда возможен перенос отпуска по инициативе работника — примеры уважительных причин, образцы документов. Разделение ежегодного отпуска

Каждый человек имеет право на ежегодный отдых, обеспечивающий восстановление организма и его энергетических способностей после напряжённого труда, связанного с выполнением производственных задач. Иногда случаются ситуации, когда запланированный отдых неактуален в конкретный временной период. В таком случае у работодателя возникает вопрос о том, можно ли перенести отпуск по желанию работника. Законодательные нормы не запрещают изменение сроков при условии правильного оформления процедуры.

Инициаторами переноса сроков могут быть как работник, так и работодатель. Руководитель субъекта хозяйствования должен контролировать процедуру документооборота, обуславливающую правомерность внесения изменений во внутреннюю документацию предприятия. Обязательно оформление графика, составленного на основании опросного листа. Отпуска предоставляются только в соответствии с утверждённым графиком.

Как перенести отпуск

Трудовой Кодекс допускает возможность переноса официальных дней невыхода по семейным обстоятельствам.

Работник вправе отказаться от отдыха и перенести его, если ему не были своевременно выплачены отпускные. Сотрудник должен быть предупреждён работодателем не менее чем за две недели до начала отпускного периода. При несоблюдении сроков, он имеет право отказаться от отдыха.

Когда перенос отпуска означает продление времени отдыха

Условия переноса отпуска

Жизненные обстоятельства и события могут явиться причиной автоматического переноса времени окончания отпуска посредством его продления. Допускается возможность использования дней в будущем периоде. К таким обстоятельствам относятся исполнение государственных обязанностей или болезнь сотрудника в период его официальных невыходов на работу. Оформление продления или переноса дней отдыха происходит на основании документации, подтверждающей эти события. Ею может быть повестка, вызов или лист нетрудоспособности.

Перенос отпуска в связи с больничным листом на более позднее время проводится на основании заявления работника. Продление времени отдыха по этой причине происходит автоматически и не требует специального документального оформления процедуры. Основанием для продления дней, является лист нетрудоспособности, копия которого прикладывается в комплект к отпускной документации.

Если больничный лист был выдан для ухода за членом семьи, то время отпуска не продлевается.

Если человек во время отпуска заболел, что он может документально подтвердить, то для продления отдыха ему не обязательно выходить на работу. Достаточно до наступления времени рабочего дня уведомить начальство о своём решении в телефонном режиме. Время нетрудоспособности и время отпуска оплачиваются отдельно в соответствии с законодательно регламентируемыми порядками.

Уведомление о возможном переносе отпуска по причине несвоевременной выплаты отпускных

Как учитываются праздничные дни при расчёте отпускного периода

Трудовой Кодекс определяет конкретные даты официально выходными и нерабочими днями. Если они попадают в отпускное время, то оно продлевается на день, являющийся первым рабочим после окончания отпуска. Перенесённые праздничные дни в отпуске отдельно не оплачиваются, поскольку при расчёте отпускных основополагающе влияние на сумму выплат оказывает значение средней стоимости рабочего дня.

Перенос праздничных дней в отпуске проводится в соответствии с правилом, регламентирующим, что если праздничный день выпадает на время отпуска, то следует рассчитывать на дополнительный день отдыха.

Обычно работодатель старается исключить из графика временные промежутки, на которые выпадают праздники. Это обусловлено не только трудностями расчёта оплаты невыходов, но и организацией производства, связанной с ситуациями, когда один рабочий уходит в отпуск, а заменить его некем, поскольку сменщик догуливает праздничные дни.

От форс-мажора не застрахован никто, в том числе и руководитель предприятия. И нередко случается так, что запланированный еще несколько месяцев назад отпуск требуется перенести.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Возможно ли это по закону, как все правильно оформить и о каких нюансах следует знать и помнить?

Перенос отпуска по производственной необходимости — явление далеко не редкое на предприятиях и организациях.

Хотя графики отпусков составляются на год вперед – если быть точным, то не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года, то есть до 1 января, — после согласования с руководством, профсоюзом и коллективом, нередко возникают чрезвычайные обстоятельства, когда в них нужно внести изменения.

При этом инициатором может быть как работодатель, так и его подчиненный.

Что говорит закон?

Согласно Трудовому Кодексу российской Федерации, перенос отпуска по инициативе работодателя или его продление может осуществляться по статьям 124 и 125 данного законодательства, но исключительно с согласия работника и при наличии официальных документов.

Ими выступают:

• письма-предложения к сотруднику о переносе отпуска;
• приказ по учреждению о внесении изменений в составленный ранее график отпусков;
• заявление сотрудника.

В каждом индивидуальном случае могут потребоваться дополнительные справки и документы, подтверждающие нетрудоспособность сотрудника, тяжелые условия работы, несовершеннолетний возраст и т.д.

В этой же статье Трудового Кодекса России перечислены основные и частые причины, которые могут стать основанием для корректировки графика отпусков.

Причины

По каким причинам может понадобиться перенос законного и запланированного отпуска?

Сюда можно отнести следующие:

• Если сотрудник находится во время официального отпуска при выполнении государственных обязанностей, которое предполагает официальное освобождение от работы.
• Производственная командировка: работодателю необходимо срочно направить сотрудника в деловую поездку, в которой никто другой в силу компетентности или полномочий его заменить не может.
• Если возникает необходимость в присутствии именно этого сотрудника на рабочем месте в силу особенностей деятельности организации, налоговой или аудиторской проверки и других особенных обстоятельств.

Работника могут отозвать из отпуска, если его отсутствие нанесет вред предприятию или организации, но только с его согласия.

Обычно работодатель и сотрудник договариваются между собой, сотрудник пишет заявление от своего имени, что сам хочет перенести отпуск на другое время, а начальство его подписывает.

Тогда перенос сроков происходит автоматически. Но оформить официальный приказ все равно необходимо на случай проверки.

В каких случаях это невозможно?

Перенос ежегодного очередного отпуска невозможен, если:

• работник относится к одной из категорий сотрудников, которые имеют право на отпуска вне очереди и могут сами выбирать дату его начала: беременные и кормящие женщины, матери, воспитывающие детей в возрасте до 3 лет, мужья, жены которых находятся в положении или в декрете, инвалиды различных степеней, ветераны и т.д.;
• если сотрудник не достиг совершеннолетия, то есть, 18 лет;
• если трудовая деятельность связана с пребыванием в опасных для жизни и вредных условиях.

Как оформляется перенос отпуска в связи с производственной необходимостью?

Составление приказа

Приказ составляется для того, чтобы в были официально внесены соответствующие изменения.

Приказ пишется от имени директора. В нем четко должны быть указаны причины, по которым возникла необходимость в переносе отпуска, должны быть отданы указания работникам отдела кадра о внесении изменений в график отпусков организации и другую сопутствующую документацию. Сроки, на которые откладывается отпуск, могут и не указываться.

Приказ подписывается директором организации и начальником юридического отдела организации.

В обязательном порядке с ним должен быть ознакомлен сотрудник (что также указывается в приказе и заверяется подписью работника) и другие лица, имеющие непосредственное отношение к изменению графика – например, сотрудники отдела кадров.

Уведомление

В Трудовом Кодексе России не указаны четко требования к оформлению любого из документов, связанных с переносом или продлением отпуска.

Все бумаги составляются в произвольной форме.

Необходимо только придерживаться стандартных реквизитов заявления и обязательно заверять все подписями.

Требуется ли заявление сотрудника?

Заявление сотрудника, если официально оформлять перенос отпуска по всем правилам, требуется.

Составляется оно в произвольной форме: в «шапке» указывается должность директора, его фамилия и инициалы, должность, фамилия и инициалы сотрудника, в самом заявлении прописывается дата, на которую будет перенесен отпуск, и согласие работника с таким переносом.

Внизу ставится дата написания заявления и подпись сотрудника.

Образец документа можно скачать тут:

Как определяется дата переноса?

В Трудовом Кодексе РФ никаких четких требований к определению новых сроков и дат не установлено.

Но при этом нельзя переносить отпуск сроком более чем на один год – сотрудник должен использовать все положенные ему дни в течение 12 месяцев со дня переноса или прекращения отпуска.

Сотрудник имеет право сам выбирать время нового отпуска.

Что касается отпускных, то тут есть такой маленький нюанс: выплаты начисляются исходя из среднего заработка работника, но при этом заработной платой не считаются.

Таким образом, если сотрудник получил отпускные деньги и ушел в отпуск, но «не догулял» его, так как был вызван начальством на работу, отпускные деньги он не возвращает – по закону работодатель не имеет права их изымать.

За отработанные часы и дни во время отпуска зарплата сотруднику начисляется как обычно, независимо от того, получил он отпускные деньги или нет. Перерасчет будет проведен во время начисления отпускных в следующем году, если сотрудник не согласен добровольно вернуть их в кассу.

Статья 124 Трудового кодекса устанавливает, что ежегодный оплачиваемый отпуск может быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника. Эта норма позволяет максимально учесть интересы работника и работодателя, помогая последнему существенно упростить организацию бесперебойного производственного процесса.

Есть случаи, когда перенос отпуска обязателен: временная нетрудоспособность работника; исполнение работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы; иные случаи, предусмотренные трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

По письменному заявлению работника и по согласованию с ним работодатель также обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее, чем за две недели до его начала.

В исключительных случаях допускается перенос отпуска, когда его предоставление работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации или индивидуального предпринимателя. Такой перенос отпуска может быть осуществлен только с согласия работника.

Согласование интересов

При решении вопроса о переносе отпуска сотрудника часто возникает проблема: каким образом документально отразить, что мнение работника при этом учтено? Понятно, что если работник указал свои пожелания в заявлении, то достаточно соответствующей визы руководителя. Если нет, то целесообразно было бы составить соглашение сторон трудового договора. Достигается подобное соглашение путем переговоров.

Процесс согласования протекает не всегда гладко по ряду причин. Во-первых, работник может изъявить желание уйти в отпуск в то время, когда он нужен будет на рабочем месте. Например, во время составления годового отчета или подготовки материалов к тендеру. Во-вторых, работник может воспользоваться правом разбить неиспользованный трудовой отпуск на несколько частей, и тогда важно проконтролировать, чтобы одна из предоставляемых или уже использованных частей трудового отпуска была не менее 14 календарных дней. В-третьих, даты, согласованные между работником и руководителем, могут нарушать трудовое законодательство. Например, работнику при переносе отпуска не будет предоставлен трудовой отпуск в течение двух лет подряд. Или же работник попадает в категорию тех сотрудников, которым перенос отпуска запрещен. Поэтому нужно приложить все усилия, чтобы предотвратить конфликтные ситуации и при этом соблюсти нормы трудового законодательства.

Алгоритм действий

Когда договоренность, устраивающая обе стороны достигнута, можно составлять приказ об отмене ранее изданного приказа о предоставлении отпуска и вносить изменения в график отпусков. Какой бы ни была причина переноса отпуска, специалистам службы кадров можно предложить единую схему действий.

1. Выяснить причины переноса отпуска.

2. Получить необходимые документы, являющиеся основанием для издания приказа.

3. Провести переговоры с работником и его непосредственным руководителем о периодах и конкретных датах начала перенесенного неиспользованного ежегодного основного отпуска.

4. Данную договоренность зафиксировать документально.

5. Подготовить приказ.

6. Внести изменение в график отпусков.

Давайте остановимся подробнее на некоторых случаях переноса отпуска.

Несвоевременность уведомления

Несвоевременность уведомления работника о начале отпуска является нарушением статьи 123 Трудового кодекса. Способ уведомления о начале отпуска не установлен трудовым законодательством, поэтому здесь могут быть разные варианты, например, ознакомление с приказом о предоставлении отпуска или вручение под роспись официального уведомления. Главное при этом, чтобы у работодателя осталось документально подтверждение уведомления работника в установленные законодателем сроки.

Если по каким-либо объективным причинам (например, если работник находится в длительной командировке) работодателю соблюсти сроки уведомления не удалось, то работник вправе отказаться от ухода в отпуск, а работодатель обязан по согласованию с ним перенести его ежегодный оплачиваемый отпуск на другое время. Если же работник не написал заявление о переносе отпуска, то работодатель переносить сроки предоставления отпуска не обязан. Таким образом, основанием для переноса отпуска в этом случае будет заявление сотрудника (образец на ниже).

Несвоевременность оплаты

Обязанность своевременной оплаты отпуска закреплена в статье 136 Трудового кодекса, согласно которой указанная оплата должна быть произведена не позднее чем за три дня до его начала. Ежегодное составление графика отпусков преследует своей целью не только рационально спланировать отпуска сотрудников для обеспечения бесперебойной работы организации, но и для того, чтобы заранее спланировать соответствующие выплаты. Хорошо, если организация создает резервы на предстоящую оплату отпусков, но бывают различные форс-мажорные обстоятельства, в результате которых выплата отпускных может быть задержана. В такой ситуации законодательство стоит на страже интересов работника, по его письменному заявлению работодатель обязан перенести отпуск на другой срок, предварительно его с работником согласовав.

Если обстоятельства складываются таким образом, что выплата отпускных будет произведена в более поздние сроки, то первое, что нужно сделать, это указать работникам причины, по которым им не может быть своевременно оплачен отпуск, и сообщить о существующей возможности перенесения отпуска на другое время при условии подачи работником заявления. Это поможет избежать возможного конфликта как с работником, так и с проверяющими органами. Целесообразно эти причины довести в письменном виде в форме (образец).

Если работник не подал письменное заявление о переносе отпуска на другой период, то отпуск предоставляется работнику в установленное графиком отпусков время. По собственной инициативе работодатель изменить ранее определенные даты предоставления отпуска не вправе. При этом отпускные и соответствующая денежная компенсация за каждый день задержки могут быть выплачены как во время отпуска, так и после выхода работника на работу.

Производственная необходимость

Перенос отпуска сотруднику, чье отсутствие может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации в текущем году это один из самых сложных случаев переноса отпуска. Сложность состоит в том, что работодателю надо доказать исключительность производственной ситуации и получить письменное согласие работника на перенос отпуска.

Какая же производственная ситуация может быть отнесена к экстраординарной? Например, это может быть уникальный, сложный и выгодный заказ, выполнение которого зависит именно от данного сотрудника. Это может быть также сбой в работе программного обеспечения, из-за которого парализована нормальная деятельность, когда устранить сбой может только этот сотрудник. Обратите внимание, что внедрение в организации новой версии программы к уникальности случая отнести сложно, так как такие процедуры обычно планируются заранее, и работодателю стоит предусмотреть возможные совпадения сроков внедрения и сроков предоставления отпуска ключевым работникам.

Инициатива о переносе отпуска, в данной ситуации исходит от работодателя, поэтому согласие работника является непременным условием. При отказе сотрудника перенос отпуска недопустим. Не допустим перенос отпуска, если работник не был в оплачиваемом отпуске два года подряд, то есть если в прошлом году работнику отпуск переносили, то в этом году работодатель уже не имеет права поступить подобным образом, даже если работник выразил согласие. Существует еще одно непременное условие перенесенный отпуск должен быть использован работником не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

По просьбе работника

Исключительные случаи, то есть причины для переноса отпуска, могут быть и у самого работника. Хотя прямо законодательством такой случай не предусмотрен, тем не менее такая ситуация возможна. Если она в локальных нормативных актах не предусмотрена, руководство организации может пойти навстречу работнику. Для этого нужно иметь объективную информацию о причинах предполагаемого переноса. Здесь можно воспользоваться пунктом 17 Правил об очередных и дополнительных отпусках*: «наниматель имеет право потребовать от работника представления документов, доказывающих невозможность использования отпуска в назначенное время».

Часто для оформления переноса отпуска по инициативе работника необходимо ходатайство непосредственного руководителя о том, что перенос отпуска не отразится негативно на работе подразделения. Отдельным категориям работников работодатель обязан предоставить отпуск в любое подходящее для них время (например, если сотрудник не достиг возраста 18 лет (ст. 267 ТК РФ)).