На третьем этапе необходимо разработать мероприятия, которые вы предпримите в случае, если риски вашего проекта сработают. При этом, важнейшим направлением работы с рисками являются мероприятия по упреждению рисков, минимизации вероятности их наступления.

Все мероприятия в рамках упреждения риск ов можно свести к четырем основным группам:

· избежание риска,

· снижения риска,

· принятия риска на себя,

· передачи части или всего риска третьим лицам.

Планирование реагирования на риски - это разработка методов и технологий снижения отрицательного воздействия рисков на бизнес компании . Этот этап берет на себя ответственность за эффективность защиты бизнеса от воздействия на него рисков . Планирование включает в себя определение действий, которые необходимо будет предпринять в случае наступления рискового события, идентификацию показателей, по которым вы своевременно узнаете, что риск сработал, назначение ответственного лица за данный риск. Эффективность разработки реагирования прямо определит, будут ли последствия воздействие риска на проект отрицательными или положительными (возможно и такое).

На завершающем этапе (мониторинг и контроль) управления рисками работают уполномоченные ответственные по каждому риску, задачами которых является:

· Убедиться, что система реагирования на риски внедрена в соответствии с планом;

· Определить достаточно ли эффективно реагирование или необходимы изменения;

· Идентифицировать наступление рисков;

· Принять необходимые упреждающие меры;

· Сделать все, чтобы воздействие рисков оказалось запланированным, а не случайным результатом.

Основная:

1. Абрамс Р. Как составить наилучший бизнес-план для любой отрасли и сферы деятельности. Forbes и Стэнфордская школа бизнеса рекомендуют / Ронда Абрамс. – СПб.: Прайм-ЕВРОЗНАК, 2008. – 382 с.

2. Буров В.П., Ломакин А.Л., Морошкин В.А. Бизнес-план фирмы. Теория и практика: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 192 с.

3. Сборник бизнес-планов реальных организаций: практ. пособие / под ред. Ю.Н. Лапыгина. – 2-е изд., стер. – М. : Издательство «Омега-Л», 2009. – 310 с. 2007. – 304 с.

5. Рябых Д.А., Гладкий А.А. Бизнес-план на практике. Опыт успеха в России. 28 реализованных бизнес-планов (+CD). – СПб. : Питер, 2008. – 208 с.

6. Шаш Н.Н. Бизнес-план предприятия: практ. справ. /Н.Н.Шаш; под ред. А.В. Касьянова. – М. : ГроссМедиа: РОСБУХ, 2008. – 488 с.

Дополнительная:

1. Барроу П. Бизнес-план, который работает / Пол Барроу; Пер. с англ. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2006. – 288 с.;

2. Саттон Г. Азбука составления победоносного бизнес-плана / Г.Саттон; пер. с англ. Л.А.Бабук. – Мн. : «Попурри», 2007. – 384 с.;

3. Фил Стоун. Бизнес-план. Азы бизнеса. Пер. с англ. М.: HIPPO, 2004, - 112 с.

Имея список работ, расставьте их логически в обратном порядке, начиная от дня предстоящего мероприятия и до настоящего момента.

Распишите ключевые даты. Это своеобразные чекпойнты – контрольные точки, в которых проверяется, насколько успешно выполняется план. В эти ключевые даты должны произойти основные события по подготовке мероприятия.

Проверьте, как даты согласуются с календарем, учтите праздники, выходные и пр. Посмотрите, как даты соотносятся с планами работ компании в целом.

Покажите ваш план коллегам, подрядчикам (весь или ту часть, которая их касается) и внесите указанные ими коррективы.

План готов, приступайте к его реализации.

Сведение компонентов плана в одно целое. Также важно, чтобы компоненты соединялись между собой. Одна часть команды не должна обгонять другую. В некоторых случаях вы вовлечены в подготовку только одного мероприятия, в некоторых – отвечаете за несколько мероприятий, находящихся на разных стадиях подготовки. Если человек не знает, что от его действий зависят другие действия, то он может не осознавать важности работы, меры своей ответственности и где-то что-то пропустить или, наоборот, забежать вперед.

Например, вы общаетесь с дизайнером и говорите ему во вторник, 1-го числа, что необходимо сделать макет для буклета, скажем, в четверг, 3-го. Дизайнер говорит: «O"кей». Для буклета есть все исходные материалы, и времени для выполнения задания вроде достаточно. Но дизайнер увлекается каким-то другим делом и немного не успевает закончить макет, решив, что закончит его утром в пятницу, 4-го. В это время… Вы договариваетесь с типографией, что утром в пятницу, 4-го, у вас будет макет и вы

готовы сдать его в печать. Типография готовится, планирует время загрузки печатной машины, время в репроцентре для цветоделения и т. д. Если время пропустить, оно будет отдано другому заказчику и вам заново придется вставать в очередь.

Типография обещает, что напечатает буклеты за четыре рабочих дня, то есть вечером в пятницу, 11-го, у вас будет буклет. Это нормально, так как в понедельник, 14-го, у вас открывается выставка, где вы купили стенд и заплатили за это $5000, договорились встретиться с несколькими очень важными заказчиками, наняли промо-персонал для раздачи буклетов… Все эти деньги выброшены впустую, если дизайнер не выполнил работу вовремя. Но он не

знает, как важен этот день… Осознавая то, что ему нужно сделать этот макет и от его скорости зависит работа десяти человек и бюджет в десятки раз выше стоимости его работы, исполнитель ответственней относится к работе, он понимает мотивацию и понимает, почему от него требуют сдать ее именно сегодня, а не в другой день.

Какие-то части мероприятия (например, церемонии открытия и закрытия) придется продумать и прописать посекундно, указав, какие действия идут одновременно, какие являются сигналом для других действий и т. д.

Также при составлении такого плана необходимо уделить внимание тому, чтобы ваш план был понятен другим людям. Проверьте, насколько доходчиво вы все объясняете. Например, рассказав о своем плане, попросите команду написать сценарий. И сравните его потом с собственной версией.

Проблемы

Риск-менеджмент мероприятий

Любое мероприятие – это сложный процесс, связанный со взаимодействием большого количества людей и техники, клубок интересов и обязательств. Это сложная система. И, как в любой сложной системе, что-то может пойти не так. Более того. ВСЕГДА что-то идет не так (ну, почти всегда).

Кто-то опаздывает, торопится, делает что-то не то. В самый важный момент ломается техника, вмешиваются могущественные силы, мешающие мероприятию, пропадает самый нужный человек и пр. Организация мероприятия иногда может быть похожа на строительство понтонной переправы под постоянной бомбежкой. Иногда – на сумасшедший дом под веселым мартовским солнцем. Ничего не поделаешь.

Главное, чтобы все эти проблемки, проблемы, проблемищи и полные катастрофы не были заметны участникам. И тем более никак не беспокоили их Более того!

Хороший организатор обязан предусмотреть все возможные неблагоприятные ситуации и подготовиться к их решению самым профессиональным способом.

Организация мероприятия чем-то похожа на начало книги «Моби Дик». Там команда китобойного судна собирается в плавание. В течение двух лет у них практически не будет возможности пополнить запасы, устранить поломку и пр. Поэтому они берут с собой все, что им будет необходимо, с запасом, учитывая то, что вещи ломаются, рвутся, изнашиваются. У них есть запасные пары носков, сковородки и многое другое… Примерно так же организуются мероприятия. Важно все предусмотреть, быть въедливым,

внимательным, скрупулезным, все тщательно планировать и ничего не забывать.

Основные риски

Главный риск связан с невыполнением вашего собственного плана. Может оказаться так, что замечательно разработанный сценарий, системы мер по предотвращению проблем и прочее просто не будут выполнены вашими подчиненными.

Для того чтобы этого не произошло, необходимо подтверждение от каждого члена команды, что он ознакомлен с установленным порядком и правилами, а также с тем, какую ответственность он несет за их невыполнение.

Есть и риски, связанные с участниками. На мероприятиях взрослые люди с высшим образованием часто начинают вести себя как дети. Они теряются в трех комнатах и не могут найти туалет (хотя объездили полмира и умеют ориентироваться в незнакомой обстановке), интенсивно теряют собственные вещи, случайно забирают чужие… В этом нет их вины, поэтому этот фактор нужно принять как данность и учитывать в работе.

Необходимые качества организатора мероприятия:

С покойствие. Вы ко всему готовы, все варианты просчитаны, и вы знаете, как себя вести. И ваша команда знает; Внимательность. Сила мелочей в том, что их много. Не упускайте из виду ничего.

Дружелюбие. Что бы ни случилось, участники - ваши гости, и к ним нужно относиться максимально дружелюбно; Находчивость . Даже если вы не приготовили вариант для сложившейся ситуации, вы должны

быть твердо уверены, что быстро найдете приемлемый выход; Компетентность. Знание вашего мероприятия и всех его составных частей, опыт, внимание

должны убедить всех, что вы решите любую проблему. И вы тоже должны в это верить;

«Паранойя». Будьте всегда начеку.

Особый фокус – «паранойя». Она вас спасет. Начнем с законов Мерфи: «Если неприятность может случиться – она обязательно случится. Если может случиться несколько неприятностей – они случатся в самой неблагоприятной последовательности».

Примите это – ЭТО НОРМАЛЬНО в нашем деле. В том смысле, что это норма.

Разложите ваше мероприятие на составляющие элементы. Подумайте и составьте себе план, что делать, если выпадет каждый из этих элементов. Один, второй, третий, два подряд. Может случиться самое невероятное. Подумайте, что вы будете делать в разных ситуациях.

Найдите ключевой элемент (или несколько) вашего мероприятия, который может ВСЕ испортить. Почти всегда такой есть. Именно к этому готовьтесь особо, проверьте и перепроверьте все, чтобы этого не произошло.

У вас должен быть запасной план для каждой из возможных проблем. Как минимум, психологически вы должны быть готовы ко всему. Пусть ваш план спасения ситуации

не компенсирует потери, но зато мероприятие не сорвется полностью. Когда-нибудь этот подход

– подготовка запасного варианта – вас спасет. Это и есть профессионализм. Компьютерные риски при проведении мероприятия стоит рассмотреть отдельно.

Известно, что технике свойственно ломаться – соответственно, она может сломаться и во время мероприятия. Компьютер может зависнуть. Может оказаться, что у вас не работает или не проинсталлирована программа, нужная докладчику. Чтобы избежать этого, используйте дублирующее копирование. Скопируйте все нужные данные (списки, презентации и т. п.) на CD, на флэш-память и имейте с собой запасной компьютер.

В офисе, чтобы снизить риск потери данных, установите сервер, где будут храниться все данные по мероприятию, и регулярно копируйте туда всю необходимую и связанную с мероприятием информацию. Если у кого-то сломается компьютер, вы потеряете данные всего за один день (если вы копируете их ежедневно).

Ошибки мероприятий

Большинство глупых ошибок совершается организаторами в самом начале мероприятия и в самом конце.

Что касается начала, то чаще всего огрехи связаны с тем, что не хватило немного времени на подготовку (буквально каких-то минут), и поэтому возникают различные накладки. Рецепт избавления от них только в правильном планировании и своевременной подготовке. После того как мероприятие стартовало и все присутствующие втянулись в его ритм, ошибок

становится меньше; у организаторов возникает ощущение, что все идет хорошо и самое сложное позади. И это тоже очень опасный момент. Люди расслабляются, а это значит, что ошибки снова возможны.

Если вы отвечаете за мероприятие – проследите, чтобы в конце все прошло особенно хорошо, чтобы сотрудники были особенно собранными и внимательными. Блестящее завершение мероприятия поможет оставить блестящее впечатление.

Запас прочности мероприятия

Всегда готовьте план Б. В некоторых случаях, когда вероятность нестандартной ситуации высока, пропишите план Б и оговорите его с вашей командой, потренируйтесь в его выполнении, подготовьте и напишите к плану Б альтернативный сценарий.

Продумайте, кто может принимать оперативные решения. Если вы руководите мероприятием, вы не сможете быть одновременно везде – а где-то могут потребоваться неотложные действия. Делегируйте полномочия (особенно в случае необходимости срочного решения) и ответственность. Это залог успешности и прочности вашего мероприятия.

Многие подобные решения будут связаны с финансовыми последствиями, и это следует понимать. Если менеджер, находясь на месте, принял некое решение, повлекшее расходы, его нельзя потом за это корить и тем более штрафовать. Если вы делегировали полномочия человеку, которому доверяете, – вы должны верить, что он принял лучшее решение, которое мог принять в тех условиях, обладая той информацией, что у него была.

Наверное, это звучит жёстко, но делегирование – единственный путь быть гибче в принятии решений и действовать максимально оперативно.

Подумайте о дублировании функций в ходе проекта. С каждым из нас может случиться что-то непредвиденное, и может потребоваться временная замена. Пусть у каждого члена команды будет один-два дублера, которые хотя бы в общих чертах находятся в курсе задач и проблем, имеющихся на этом участке работ, и в случае необходимости смогут с минимальными потерями подменить коллегу. Пусть дублер не сможет заменить полностью нужного человека (это и не надо), но он сможет поддержать процесс мероприятия, и вся машина не застопорится. Используйте ваш опыт: документируйте его и передавайте другим сотрудникам, чтобы они могли с первой попытки сделать все как нужно. Удивительно, насколько часто ситуации и проблемы повторяются.

Опыт – возможность теперь уже с первой попытки сделать все как надо.

Лучший комплимент, который я слышал:

«Ваши мероприятия скучные. Чем-то похожи на Lexus. Все работает как часы, ничего не ломается и отлично выглядит».

Пусть и ваши мероприятия будут ТАК «скучны» для участников.

Этика

Пример внутреннего риска. Правильно ли то, что вы делаете? Если вы не знаете, хорошо вы поступаете или нет, примените классический тест на этику, применяемый на Западе. Перед тем как совершить то или иное действие, представьте, что ваше решение, в котором вы сейчас сомневаетесь, завтра будет опубликовано на первой полосе в самой главной для вас

На прошлой неделе в Минске прошел фестиваль авиаспорта «70 лет мирного неба». Шоу получилось ярким. Но организаторы допустили несколько серьезных просчетов, из-за чего у многих зрителей испортились впечатления. Этот кейс разобрал наш эксперт в сфере управления проектами Максим Якубович.

Однажды не оправдав ожиданий клиента, пришедшего на event, в следующий раз при попытке пригласить его на аналогичное событие организаторы с большой вероятностью могут услышать что-то типа: «В прошлом году мы час прождали и так и не дождались никакого зрелища. Больше на это не пойдем». Вернуть интерес клиента будет слишком дорого и сложно.

Для любого event-проекта можно усвоить урок из этой ошибки и сформулировать риск:

«Владельцы места, в котором планируется проводить мероприятие, могут отказать организаторам в проведении события. Это приведет к необходимости в короткий срок найти и подготовить новое место, соответствующее определенным требованиям».

О том, какие стратегии работы с рисками существуют, я писал ранее :

Давайте «прокачаем» риск через 4 возможные стратегии:

1. Уклонение от данного риска вряд ли возможно.

2. Передача данного риска была бы возможна, если бы было принято решение передать всю организацию мероприятия «под ключ» специализирующемуся на таких мероприятиях агентству.

3. Снижение риска имеет несколько вариантов:

Снизить вероятность условия, при котором материализуется риск, можно заключив с организаторами договор, расторгать который с финансовой точки зрения будет владельцу места невыгодно (например, прописать большой штраф).

Снизить влияние последствий можно. Нужно предварительно найти запасное место для проведения мероприятия и договориться о возможности проведения там праздника в плановые даты.

4 . Активное принятие риска состояло бы в создании резерва денег на подготовку запасного места в короткий срок и плана по быстрой подготовке этого места к событию в случае отказа от проведения в основном месте.

Из четырех стратегий работы с данным риском наиболее адекватными, на мой взгляд, являются снижение и активное принятие.

Ошибка 2

Цитата из статьи: «Решили, что в Минске-1 состоится только первый старт воздушных шаров. По замыслу организаторов, это должно было произойти в 18.00 в пятницу, но в тот вечер в столице начался дождь».

Этот прокол немного удивил. О том, что в Беларуси летом часто идут дожди, а прогнозы синоптиков на месяц имеют вероятность не более 70%, надо бы знать.

Сформулируем риск:

«В случае дождя в момент начала проведения праздника старт придется перенести».

Стратегия уклонения : уклониться можно только наняв самолеты, которые разгонят тучи (подробнее - ). Но это, очевидно, дорого и не каждый организатор события может себе это позволить.

Передача : этот риск, собственно, некому и передать. Если только вернуться к идее передачи всего мероприятия «под ключ» специализированному event-агентству.

Снижение : повлиять на вероятность дождя мы не можем, а вот можно ли снизить последствия? Очевидно, что уменьшить недовольство переносом старта мероприятия можно, продумав заранее, на сколько часов вообще возможно задержать старт, чем в это время занять людей, собравшихся к началу праздника и как организовать их проход, в случае если желающих соберется много.

Ну и принятие - это опять же создание резерва денег на развлекающие мероприятия, которые надо запустить, чтобы занимать зрителей до момента, пока пройдет дождь.

Интересно, что дождь стал причиной третьего риска:

«Когда дождь закончился, правоохранители начали запускать скопившихся людей на территорию аэропорта. Но к тому времени собралось столько желающих полюбоваться воздушными шарами, что милиция просто не справлялась с их потоком».

Стратегия уклонения от этого риска описана в самой статье: организовать достаточное количество пропускных пунктов. Я бы использовал для этого риска еще стратегию снижения последствий: информировать зрителей заранее (еще в рекламных объявлениях или статьях) о том, что для прохода на мероприятие будут организованы пропускные пункты и придется немного постоять в очереди. А чтобы не было скучно стоять в очередях, придумал бы какое-либо развлечение или занятие.

Ошибка 3

Цитата из статьи: «Из-за сильного ветра старт все же решили окончательно отложить».

Сформулируем риск: «Сильный ветер в момент планируемого старта мероприятия не позволит запустить в небо шары».

Уклониться от этого риска невозможно, передать его некому, значит нужно снижать его последствия. И в статье организаторы мероприятия сами предложили снижение риска: иметь запасной вариант развлечения для пришедших на праздник зрителей. Например, нанять ведущего, устроить какие-нибудь конкурсы на тему, связанную с событием, и розыгрыш призов - надо же загладить вину перед теми, чьи ожидания не оправдались.

Как видим, в снижающих риски мероприятиях для трех рисков фигурирует одно и то же: подготовка программы развлекающих мероприятий, которую надо запустить, чтобы занимать зрителей до момента, пока пройдет дождь, не ослабнет ветер, и пока они будут стоять в очереди. Конечно, такую программу нужно дотошно продумать, т.к. если дождь не пойдет, она будет короткой, а если пойдет - продолжительной.

Ошибка 4

Цитата из статьи: «Одна из задач была в том, чтобы город увидел шары, и если бы мы их все запустили с Боровой, то при том ветре они бы полетели в сторону Минска-2. Примерно в пять вечера мы решили запускать большую их часть из аэропорта, чтобы аэростаты пролетели над Минском и приземлились как раз в Боровой. Недоработкой, говорит Антон, стало то, что об этом сразу не сообщили зрителям».

Риск формулируем так: «В день проведения праздника ветер изменит свое направление и шары полетят в другую, не планируемую организаторами, сторону».

И снова уклониться от риска нельзя и передать его некому. Думаем, как можно снизить последствия. Например: имеем запасную площадку, старт переносим туда и информируем за 2 часа до начала всех зрителей о переносе старта на другую площадку.

Ошибка 5

Цитата из статьи: «Многое в этом виде спорта зависит и от времени суток. Например, мало кому известно, что ночью летать на аэростате над городом запрещено. Поэтому зрители были разочарованы, когда на шоу «ночного свечения воздушных шаров» ни один аэростат не поднялся в воздух».

Формулируем риск: «Зрители могут не знать о том, что ночью летать на аэростате над городом запрещено и не поймут почему аэростаты не взлетят ночью».

Для других event-проектов этот риск можно обобщить:

«Зрители не всегда знают о технических ограничениях для некоторых номеров шоу и не поймут, почему их не было при наступлении некоторых событий».

Очевидно, для данного риска снизить последствия можно информированием в рекламных статьях о мероприятии о том, что аэростаты будут летать только днем. Поэтому торопитесь видеть их в это время. А ночью будут другие номера и зрелища.

Надеюсь, этот кейс подстегнет организаторов таких крупных событий серьезнее относиться к управлению рисками проекта.

Успехов вам в ваших event-проектах!

Эксперт по управлению проектами, консультант и бизнес-тренер консалтинговой группы «Здесь и сейчас».

Опыт работы в сфере управления проектами - более 10 лет.
20 выполненных проектов в роли руководителя проекта и руководителя программы проектов.
Опыт преподавания - 10 лет. Около 2200 студентов, прошедших обучение на его семинарах.

Преподаватель модуля «Управление проектами» Русской школы управления.
Приглашенный преподаватель курса «Управление проектами» в Британской Высшей школе дизайна.

Никонов В. Глава из книги «Управление рисками: Как больше зарабатывать и меньше терять»
Издательство «Альпина Паблишерз »

Проблемы принятия решений: неопределенность, авантюризм, нерешительность

Эффективность методов управления определяется тем, насколько они повышают конкурентоспособность людей, которые эти методы используют, и организаций, в которых эти люди работают. А в основе конкурентоспособности бизнеса лежат решения, которые принимаются людьми. И конкурируют на самом деле между собой не компании; конкурируют менеджеры, которые в этих компаниях работают.

Безусловно, принятие эффективных и правильных решений — это ключевой навык менеджеров. От того, насколько эффективно они внедряют правильные изменения (разрабатывая новые услуги, выходя на новые рынки и т.д.), от того, насколько быстро и правильно они реагируют на внешние изменения — а и тот, и другой случай подразумевает принятие решений — зависит их успех и успех их бизнеса.

Принятие решений, с одной стороны, инициирует изменения, с другой стороны, любое изменение требует принятия решения (реакции). Изменения необходимы нам же самим, но даже если мы не хотим перемен, они все равно будут происходить независимо от нашего желания.

Некоторые изменения можно считать «благоприятными» (те, которые инициируем мы сами), некоторые «не всегда благоприятными» (те, которые происходят независимо от нашего желания). Благоприятные изменения необходимы для того, чтобы больше зарабатывать, в остальных же случаях наша задача, как правило, — меньше терять.

Любое изменение связано с рисками и проблемами и требует принятия решения. Если мы инициируем изменения, то, принимая решение, мы осознанно изменяем будущее, что подразумевает некий уровень неопределенности, а значит, риска. Предположим, ездили вы все время на общественном транспорте (машины не было). Какие у вас были риски? Риск, что не придет автобус, риск, что в него невозможно будет попасть, риск, что оттопчут ноги. Инициировали изменение — купили машину. «Старые» риски исчезли, зато появились новые: аварии, угон машины и т.д. Инициировать изменения (и потом управлять новыми рисками, которые эти изменения спровоцируют) или нет — это дело каждого. Возможно, кому-то приятнее топтаться на месте. Но, безусловно, для того, чтобы чего-то добиться, нужно инициировать благоприятные изменения и управлять рисками, которые с ними связаны.

Когда же происходят внешние изменения, которые не всегда благоприятны, задача менеджера в том, чтобы максимально быстро и правильно среагировать на них.

Итак, четвертый шаг управления рисками — это принятие решений о действиях, которые необходимо совершить, чтобы обеспечить прибыль и безопасность в условиях, когда «все течет и все меняется».

К примеру, мы могли бы пропустить информацию о том, что стоимость аттракциона «Пиратский корабль», который мы планируем закупать, может увеличиться. Анализируя рыночные риски, мы определили риск увеличения стоимости аттракциона и приняли соответствующее решение — зафиксировать его стоимость сейчас с поставкой в будущем. Это пример решения, направленного на то, чтобы меньше терять.

Вне зависимости от того, провоцируем ли мы изменения сами или реагируем на них, в основе трудностей, которые возникают при принятии решений, лежат три ключевые проблемы, которые риск-менеджмент помогает решить: неопределенность, авантюризм и нерешительность.

Неопределенность

Корнем большей части проблем, которые связаны с принятием решений, является неопределенность, в которой менеджеры вынуждены эти решения принимать. В каких-то случаях уровень неопределенности выше, в каких-то — ниже, и этот фактор во многом определяет сложность решения.

Каким образом можно уменьшить уровень неопределенности? Во-первых, чем большим объемом информации мы обладаем, тем, естественно, неопределенность ниже и решение принимать проще. Согласитесь, что, находясь в командировке в другом городе, выбрать место, куда пойти поужинать вечером, значительно сложнее, чем находясь дома.

Во-вторых, решения проще принимать в знакомых обстоятельствах. Даже если вы не знаете, что будет, вы как минимум знаете, что было уже десятки раз в аналогичных ситуациях.

Риск-менеджмент выступает заменой такому опыту: определяя риски, мы компенсируем нехватку той информации, которую обычно получаем «опытным» путем. При этом, определяя риски, связанные с принятием решения, и стратегии управления ими, мы собираем всю возможную информацию, которая может помочь нам правильно принять решение.

Было бы наивно предположить, что неопределенность при принятии решений можно полностью исключить — все необходимую информацию собрать очень сложно, а порой — невозможно. Зачастую решения нужно принимать быстро, в условиях нехватки информации. Тогда для принятия правильного решения нужно как можно точнее определить риски, с этими решениями связанные. Чем точнее мы сможем спрогнозировать возможные варианты развития событий, чем точнее мы сможем оценить риски, тем правильней будет наше решение.

Принятие решений — это принятие на себя ответственности. Причем чаще всего отвечать приходится за других людей (сотрудников, например) и перед другими людьми (акционерами) и т.д. Тот, кто принимает решение, тот и «отвечает» как за успех, так и за поражение. Брать на себя ответственность в условиях неопределенности — дело для многих непростое.

Две проблемы: авантюризм и нерешительность

Для того, чтобы принимать решения быстро и правильно, нужно устранить две проблемы, в основе которых лежат неопределенность и боязнь брать на себя ответственность.

Проблема № 1. Менеджеры идут на неоправданный риск: принимают решение и принимают на себя ответственность за изменения в ситуациях, когда рисков слишком много и эти риски неоправданны.

Проблема № 2. Менеджеры не принимают решения (боятся), когда рисков немного и они оправданы.

Первый случай — это авантюризм, решение действовать «на авось». В каких-то случаях этот подход срабатывает, но это происходит далеко не всегда. В любом случае, это ситуация, в которой мы берем на себя ответственность, когда этого лучше не делать — «не боимся, когда бояться надо».

Второй случай — это нерешительность. Мы не делаем то, что нужно, потому что боимся, что не получится. Или не знаем, какой вариант выбрать, потому что непонятно, где больше выигрыш и меньше риск. То есть «боимся, когда бояться не надо».

И первая, и вторая проблема может быть решена, если при принятии решений управлять рисками и правильно их оценивать. Потому что правильно оцененные риски — это «определение неопределенности». И правильное решение подразумевает грамотное определение баланса «выигрыш — риск» и умение анализировать возможные сценарии развития событий, которые вы можете спровоцировать своим решением.

Чем управление рисками при принятии решений отличается от обычного управления рисками?

Предположив, что у нас в распоряжении есть работающий бизнес и в один прекрасный момент мы останавливаемся, «фиксируем настоящее», определяем точку А и начинаем рассматривать риски, которые в этот момент времени для нас наиболее важны (рис. 1).

После этого мы оцениваем риски и думаем, что сделать, чтобы в будущем, в точке B, мы могли больше заработать и меньше потерять: какие стратегии управления рисками лучше всего выбрать, чтобы риски в точке В нам не помешали. Своими действиями по управлению рисками мы выстраиваем «щит» (рис. 2).

Рис. 1

Рис. 2

Для управления рисками при принятии решений нам потребуется более сложная, двухходовая схема.

Поскольку принятие решения — это выбор из возможных вариантов развития событий (сценариев), в основе этой схемы лежит анализ рисков по каждому сценарию. Основная идея заключается в том, чтобы выбрать тот сценарий, который будет оптимальным в соотношении «выигрыш — риск» с учетом тех действий, которые необходимо предпринять, чтобы смягчить риски, связанные с этим сценарием.

Принимая решение и находясь в точке А, мы выбираем сценарий развития событий и, таким образом, можем попасть в точку B1 или в точку B2 (для простоты предположим только два возможных исхода) (рис. 3).

Рис. 3

Чтобы понять принцип работы этой схемы, рассмотрим простой пример. Вы, находясь в командировке, приглашаете коллегу (тоже из другого города) на ужин. Предположим, что и вы, и ваш коллега хотите спокойно посидеть и пообщаться, вкусно поесть, при этом вы заранее договорились, что не хотите ужинать в гостинице. Допустим, вы нашли два ресторана — японский и итальянский. Вы спокойно относитесь и к итальянской, и к японской кухне, а о вкусах вашего коллеги ничего не знаете и в настоящий момент узнать не можете.

У вас появилось два сценария (рис. 4)

Рис. 4

У каждого сценария есть две интересующие нас характеристики — выигрыш, который вы получите, если сценарий реализуется, и риски, с этим сценарием связанные. В рассматриваемой ситуации выигрыш определяется пожеланиями участников — «спокойно пообщаться и вкусно поесть».

Теперь по каждому сценарию мы определяем риски, которые будут иметь место в случае, если этот сценарий реализуется, а также те риски, которые могут возникнуть по ходу реализации сценария (то есть риски того, что принятое решение реализовать не удастся).

Представим себе, что реализовался первый сценарий и вы пошли в японский ресторан. Может оказаться, что коллега не любит японскую кухню. Еда в ресторане может оказаться плохого качества. В ресторане может не быть мест. Эти три события мы можем рассматривать как примеры рисков, связанных с японским рестораном. Определяя риски по второму сценарию, предположим, что в качестве еды в итальянских ресторанах мы не сомневаемся, но зато не уверены в том, что в этом ресторане нам понравится музыка, — остальные же два риска оставим такими же, как в сценарии с японским рестораном.

До сих пор мы не оценивали риски реализуемости стратегии: определяя риски, мы предполагали, что решение, которое мы приняли, мы сможем реализовать. Реализуемость решения — это очень важный фактор, определяющий его успешность. В принципе, у нас что-то может пойти не так, как мы планируем, по двум причинам: либо мы неправильно выбрали сценарий (путь), либо — этот сценарий не реализуем.

В нашем случае реализация решения — это путешествие в ресторан. Какие риски могут быть связаны с этим путешествием? Допустим, что итальянский ресторан только что открылся и мало кто знает, где он расположен. Японский же ресторан, наоборот, открылся давно и все про него знают, но находится он в таком месте, что по дороге туда можно надолго застрять в пробке.

В результате мы получаем следующую картину рисков по каждому сценарию (рис. 5).

Рис. 5

Представив себе, что сценарий реализовался, и определив его риски, мы возвращаемся обратно в точку А и смотрим, что можно сделать с каждым риском по каждому сценарию — определяем стратегии управления рисками. В результате для каждого решения мы получим набор действий. Эти действия изменят сценарии, потому что теперь мы можем проанализировать сценарии при условии, что все действия, направленные на управление рисками по этому сценарию, мы реализовали. Таким образом, части ранее определенных рисков в сценариях уже не будет (мы выстроим «щит») (рис. 6).

Мы получим два сценария: В1" — «японский ресторан» и B2" — «итальянский ресторан». Сценарий B1" означает, что мы принимаем решение о выборе японского ресторана и внедряем все действия, направленные на управление рисками, связанными с этим сценарием.

Рис. 6

Какие же действия будут составлять «щит» по каждому сценарию? Чтобы точно оценить параметры рисков и понять, что с ними можно сделать, необходимо собрать максимум полезной информации. Мы можем попытаться узнать, любит ли коллега японскую еду или же предпочитает итальянскую. Мы может также попробовать выяснить, насколько популярны оба ресторана и какова вероятность, что там не будет мест. Если у вас появится возможность узнать у самого коллеги, как он относится к японской кухне, и он скажет, что положительно, тогда вероятность реализации этого риска можно определить как равную нулю. Таким образом, собирая информацию для оценки рисков, вы один из них ликвидируете.

Допустим, вы опросили знакомых и выяснили, что половина из них при попытке попасть в японский ресторан столкнулась с отсутствием свободных мест. Соответственно, вероятность этого события можно оценить как «среднюю». При этом только один из ваших собеседников признался, что после посещения этого ресторана у него были проблемы со здоровьем, больше же никаких жалоб на качество еды вы не услышали. Поэтому вероятность этого риска можно оценить как «низкую», а влияние, естественно, как «высокое». Посмотрев, где находится ресторан, вы смогли оценить вероятность риска попадания в пробку как высокую. Но поскольку, если риск реализуется, вы все равно сможете пообщаться в машине, то влияние риска можно признать «средним». Тогда у нас получится следующая картина оценки рисков по японскому ресторану (рис. 7).

Теперь мы проделываем тот же фокус с итальянским рестораном (рис. 8).

Рис. 7. Оценка рисков для японского ресторана

Рис. 8. Оценка рисков для итальянского ресторана

Нужно помнить, что действия, направленные на смягчение рисков по выбираемому нами сценарию, должны стать частью нашего решения, то есть частью сценария. Поэтому до того, как мы начали реализовывать решение, мы определяем стратегии управления рисками и начинаем эти стратегии внедрять. Риск того, что коллеге не понравится кухня, можно смягчить: попросту узнать у него, что он любит. Если это невозможно — тогда стоит подумать, где взять информацию, которая сможет вам помочь. Допустим, вы точно знаете, что коллега лояльно относится к японской кухне, про итальянскую же вы смогли узнать только то, что «скорее всего нравится». Для смягчения риска отсутствия в ресторане свободных мест можно использовать стратегию хеджирования — зарезервировать столик заранее, то есть зафиксировать параметр, который может измениться (параметр в данном случае — наличие свободных мест). Если это проделать с обоими ресторанами, то этот риск будет полностью смягчен. Риск, что коллеге не понравится музыка, можно просто принять. Чтобы не застрять в пробке, можно поехать на метро — таким образом, мы этого риска сможем избежать (правда это изменит и размер выигрыша, связанный с этим сценарием). Риск, что не сможете найти ресторан, можно смягчить — найти карту или воспользоваться GPS-навигатором.

А вот риск того, что еда может оказаться плохого качества, непонятно, как смягчать. Поэтому его лучше или избежать, или принять. Тогда у нас получится следующая картина действий, связанных с каждым сценарием (рис. 9).

Рис. 9. Картина действий по сценариям B1" и B2"

Определив риски по каждому сценарию и действия, которые необходимо предпринять для того, чтобы эти риски смягчить, мы получим новые сценарии B1" и B2" с новыми размерами выигрыша и уровнями риска.

Мы сравниваем их и выбираем тот, который обладает минимальным риском и при этом дает нам максимальный выигрыш. В случае японского ресторана полностью смягчен риск того, что еда не понравится, но мы не знаем, какого качества блюда там будут. В случае с итальянским рестораном нет проблем с качеством, но мы точно не знаем, любит коллега итальянскую кухню или нет.

Риск, связанный с качеством еды, даже несмотря на то, что у него низкая вероятность, очень значительный. Поэтому оптимальным решением будет итальянский ресторан. Но если вы хотите рискнуть, то можно принять риск «плохого качества еды» и поехать в японский ресторан.

Управление рисками при принятии решений очень дисциплинирует и гарантирует, что решение не будет принято наобум. Наоборот — будет учтена вся необходимая информация, проанализированы все возможные преграды. А это означает, что вы не будете выбирать сценарий до того, как разработаете план действий по каждому риску. Следовательно, вы застрахуете себя от выбора сценария, который содержит в себе неоправданное количество рисков, и не будете отказываться от сценариев, которые на самом деле рисков не содержат.

Пример: изменение системы оплаты в парке

Рассмотрим еще одну ситуацию, в которой нужно принять решение — решение об изменении системы оплаты в парке.

Инвестор наконец решил отдохнуть. Чтобы «совместить приятное с полезным», он взял своих внуков и повез их в Amusement Park.

Там ему понравилось, и он еще раз убедился в правильности вложения средств.

Он заметил, что система оплаты в этом парке была устроена по-другому: если у нас люди платили символическую сумму за вход, а потом покупали билет на каждый аттракцион, то здесь нужно было заплатить сразу значительную сумму, а потом пользоваться любыми аттракционами без дополнительной платы.

Вернувшись, он дал задание своей команде принять решение о целесообразности перехода на аналогичную систему. Руководство парка начало собирать информацию. Статистики было мало, но вот что им удалось узнать.

• Доход парка складывается из следующих составляющих:

  Платы за аттракционы (70% дохода);

  Доход, который приносит кафе (15% дохода);

  Плата за вход (5% дохода);

  Доход от продажи сувениров (10% дохода).

• Стоимость всех аттракционов одинакова.
• На входе очень часто возникают очереди в кассы. Аттракционы загружены неравномерно — на американские горки и колесо обозрения очередь, другие же аттракционы зачастую простаивают.

Определение ситуации

Как и в примере с ресторанами, принимая решение о выборе системы оплаты в парке, мы должны максимально полно определить ситуацию, в которой принимается решение.

Исходные данные были приведены во врезе. Теперь нам необходимо сформулировать результат, который руководство парка хочет получить от реализации решения. Предположим, что руководство парка заинтересовано в том, чтобы:

• у аттракционов была равномерная загрузка;
• у касс не было очередей;
• в парке не было нецелевой аудитории, посещающей только кафе;
• увеличились продажи сувениров (важный маркетинговый инструмент);
• клиенты могли заранее знать, сколько им придется заплатить за отдых;
• при любом решении не уменьшился общий доход парка.

Определение стратегий и сценариев

Принятие любого решения, связанного с инициацией изменений, подразумевает анализ как минимум двух сценариев: оставить все как есть и реализовать изменение. В нашем случае «оставить все как есть» означает сохранить действующую систему, когда клиенты платят незначительную сумму на входе (что составляет 5% общего дохода парка) и потом покупают билеты на каждый аттракцион. Теперь рассмотрим два сценария изменений, которые руководство парка может инициировать.

• Внедрение системы «Единый билет»: клиент при входе платит сразу значительную сумму, но имеет неограниченный доступ к аттракционам.
• Бесплатный вход: убрать символическую плату за вход и сделать вход в парк свободным.

Оценка рисков по сценариям

Представим, что реализовался сценарий «Единый билет», то есть в парке внедрена единая плата за вход. Логично предположить, что это будет значительная сумма, но, естественно, меньшая, чем стоимость посещения всех аттракционов по отдельности. Какие риски возникают при таком сценарии? В первую очередь проанализируем бизнес-риск, то есть риск изменения спроса на услуги и связанное с этим уменьшение дохода. При такой системе оплаты в парк перестанут ходить клиенты, которые приходят только на один аттракцион, и те, кто приходит только для того, чтобы посидеть в кафе. Таким образом, есть риск снижения общего числа посетителей — единый билет может попросту «отпугнуть» часть клиентской базы. Далее в рассмотренной нами классификации рисков идут риски рыночные и кредитные: изменение системы оплаты в парке вряд ли повлияет на эти виды рисков, а вот операционные риски, безусловно, имеет смысл проанализировать более детально. В качестве примера операционного риска рассмотрим риск «Очереди в кассу». Даже если общее число посетителей снизится, очереди в кассы хоть и станут меньше, но вполне могут сохраниться.

Влияние риска «Изменение спроса» будет высоким, поскольку он может привести к уменьшению прибыли в случае, если мы не сможем компенсировать ту часть дохода, которую мы получали от клиентов, которые при новой системе в парк не пойдут. Вероятность реализации этого риска можно оценить, посчитав, какую долю в структуре доходов мы потеряем. Предположим, что, проведя дополнительное исследование существующей клиентской базы, вероятность этого риска мы оценили как низкую (это возможно, если большая часть клиентов при действующей системе приходит в парк для того, чтобы кататься на аттракционах и при этом посещает не один аттракцион).

Влияние риска «Очереди на входе» также можно считать высоким, поскольку для большей части клиентов стоять в очереди для того, чтобы заплатить значительную сумму за единый билет, куда как более неприятно, чем стоять в очереди, чтобы заплатить символическую плату за вход. Зато при таком сценарии посетители будут точно знать, сколько денег им придется потратить на аттракционы.

Теперь представим, что мы реализовали второй сценарий — «Бесплатный вход». Какие риски ждут нас в этом случае? Анализируя бизнес-риск, мы можем увидеть, что при свободном доступе в парк значительно увеличится количество представителей нецелевой аудитории. Влияние и вероятность этого риска высокие, потому что нецелевая аудитория сделает менее комфортным пребывание в парке тех, кто приехал с детьми кататься на аттракционах. Доля аттракционов в структуре доходов значительно превышает долю кафе, поэтому компенсировать потери целевой клиентской базы не удалось бы в любом случае. Вероятность же этого риска, учитывая условия российской действительности, можно смело считать высокой.

Также существует риск, что в этом сценарии аттракционы будут неравномерно загружены — посетители будут отдавать предпочтения американским горкам и колесу обозрения. При условии, что стоимость всех аттракционов одинакова, такой сценарий наверняка приведет к упущенной выгоде, и влияние этого риска можно считать высоким. Еще один момент — в ситуации, когда у клиентов есть выбор, на что потратить деньги — на сувенир или на аттракцион, они вероятнее всего выберут аттракцион. Это также необходимо рассматривать как риск, поскольку одно из требований руководства парка — «чтобы покупали сувениры». Зато при таком сценарии увеличится общее количество посетителей (поскольку не будет барьера на входе), что окажет положительное влияние на популярность парка. Также необходимо учитывать, что если кто-то, пусть даже случайно, заглянет в парк, то вполне вероятно, что на каком-нибудь из аттракционов он или она прокатится просто из любопытства.

Нам осталось определить и оценить риски сценария «оставить все как есть». Эти риски определить проще всего — для этого необходимо проанализировать текущую ситуацию. Мы можем воспользоваться исходной информацией и определить три риска: очереди на входе, неравномерная загрузка аттракционов и присутствие в парке нежелательной публики (хотя незначительная плата за вход снижает вероятность реализации этого риска).

Теперь, когда мы выявили и оценили риски по всем сценариям, можно приступить к самому главному шагу — выбору стратегии управления ими.

Выбор стратегий управления рисками

Рассмотрим стратегии управления рисками в сценарии «Единый билет». Риск снижения общего потока посетителей и связанное с этим уменьшение дохода необходимо смягчать, даже несмотря на то, что вероятность этого риска мы определили как низкую (недополученные доходы кафе компенсируются ростом доходов от аттракционов). Здесь можно использовать различные промоинструменты, продвижение по радио и в газетах.

Риск очередей при входе можно смягчить, увеличив число касс и обеспечив возможность покупать билеты через Интернет. Можно также создать систему мобильных кассиров, которые будут встречать посетителей на подходе к парку и продавать им билеты. Можно также организовать систему оплаты таким образом, что посетители смогут самостоятельно расплачиваться кредитной картой.

Проведение промоакций и увеличение числа касс на входе потребуют вложения значительных средств, и об этом нужно помнить.

Что можно сделать с рисками по оставшимся двум сценариям и как эти действия изменят «базовые» сценарии? Часть этих рисков пересекается, и мы рассмотрим каждый из них только в одном из сценариев.

В сценарии «Оставить все как есть» риск неравномерности загрузки аттракционов можно смягчить, повысив стоимость популярных аттракционов (предварительно рассчитав их стоимость таким образом, чтобы общий доход не уменьшился) и рекламируя аттракционы, которые менее популярны. Смягчение риска, связанного с очередями на входе, может быть точно таким же, как и при реализации сценария «Единый билет».

Риск того, что в парк попадут представители нецелевой аудитории, можно смягчить, установив на входе фейс-контроль. Для сувениров можно организовать специальную программу продвижения, а часть дохода, недополученную из-за ликвидации платы за вход, компенсировать увеличением стоимости аттракционов.

Приведенные примеры демонстрируют только принцип управления рисками при принятии решений, а ни в коем случае не технологию управления парком развлечений — возможно, у вас возникнут другие идеи, вы увидите другие риски и другие способы их смягчения. Главное, какими бы ни были действия, направленные на управление рисками, связанными с каждым из сценариев, они обязательно должны попасть в план действий и являться частью решения, которое вы принимаете. И важно помнить, что после реализации риска у вас появятся другие риски, которыми точно так же нужно будет управлять.

Новые сценарии, связанные с рисками парка развлечений, уже не содержат в себе тех рисков, которые могли бы возникнуть при реализации «базовых» сценариев. Нам осталось лишь сравнить сценарии и сопоставить их с теми требованиями, которые мы определили ранее.

Мы предположили, что руководство парка хочет, чтобы у аттракционов была равномерная загрузка, чтобы у касс не было очередей, чтобы в парке не было нежелательных посетителей, увеличились продажи сувениров, клиенты заранее знали, сколько им придется заплатить за отдых, и при любом решении не уменьшился общий доход парка. Больше всего этим требованиям соответствует сценарий «Единый билет», а рисков, которые приведут к невыполнению этих требований при условии, что действия по их смягчению будут произведены, в этом сценарии заложено меньше всего. Но если бы руководство парка сразу же приняло решение, не проанализировав риски, то вполне возможно, что изменения были бы не совсем такими, которые ожидались. Сейчас, когда у нас имеется вполне конкретный план действий по смягчению всех рисков, связанных с этим сценарием (и эти действия являются частью принятого нами решения), можно быть уверенными в том, что это решение спровоцирует именно те изменения, которые нам необходимы.

Управление рисками при принятии решений — резюме

• Управление рисками помогает принимать правильные решения и избегать ситуаций:

  Когда правильное решение не принимается, поскольку нам кажется, что оно «слишком рискованно»;

  Когда принимается неправильное решение, поскольку кажется, что рисков нет или они незначительны.

• Принимая решения, формализуйте возможные сценарии развития событий. Представьте себе, какие риски у вас будут, если каждый из сценариев реализуются.
• Проанализируйте также те риски, которые могут возникнуть в ходе реализации вашего решения. Правильное решение — это не только правильный, но еще и реализуемый сценарий.
• Определите действия, которые вы можете предпринять, чтобы уменьшить риски. Эти действия должны стать частью вашего решения.
• Рассмотрите новые сценарии при условии, что вы реализовали стратегии управления рисками по каждому сценарию.
• Выберите тот вариант развития событий, который в результате даст вам максимальный уровень выигрыша с минимальным уровнем риска. Главное — не забывать, что действия, направленные на смягчение рисков по сценарию, должны быть частью вашего решения.

В серии опубликованных статей мы уже не раз говорили о том, что планирование и проведение специального мероприятия - дело сложное и комплексное. Слишком много активностей приходится сводить к единому знаменателю, слишком много задач приходится решать. С другой стороны, во многих случаях результат стоит тех усилий, которые мы прилагаем. Однако все они могут быть сведены на "нет" форс-мажорными обстоятельствами, ошибками нашего персонала, недоработкой на стадии подготовки раздаточных материалов и презентаций и многим другим. Рисков, сопряженных с организацией специальных мероприятий, не мало, и именно о них и пойдет речь в настоящей серии материалов.

Автору этого материала часто приходилось бывать на special events, где вдруг что-то шло не так, и в итоге проваливался весь проект. К примеру, не так давно в одном из крупных российских городов проходила конференция, посвященная проблемам развития IT-индустрии в нашей стране. Не самое громкое мероприятие, но в контексте отдельно взятого рынка - очень важное и значимое. На одном из семинаров в рамках этого ивента предполагался показ презентации на ноутбуках, которые были поставлены каждому участнику. Однако уже через 15 минут после начала половина из них неожиданно выключилась - кончился заряд батареи. Включить их в сеть также не получилось, ибо длины проводов не хватало, а удлинители не были подготовлены заранее. Разумеется, эта накладка - лишь крупица, но осадок от нее сказался на всем специальном мероприятии.

В настоящей статье мы рассмотрим риски, связанные с:

• персоналом;
• площадкой для проведения;
• выступающими персонами;
• оборудованием;
• подрядчиками;
• раздаточными материалами;
• аудиторией;
• средствами массовой информации.

Перед тем как начать, стоит отметить также, что риски мы будем рассматривать, не привязываясь к какой-то одной форме специальных мероприятий. Поэтому часть особенно специфичных рисков попросту не попадет в рамки данной серии материалов. Однако большинство опасностей носят достаточно общий характер и считаются актуальными практически для всех типов ивентов.

Персонал

Люди - это всегда источник рисков, потенциальной опасности для проекта. Причем, даже если мы имеем дело с исключительными профессионалами, то все равно успокаиваться не стоит. В качестве иллюстрации к данному утверждению приведу пример совсем не из event-индустрии, но зато очень наглядный. Вспомним последний матч между российским шахматистом Крамником и суперкомпьютером. В одной из партий Крамник имел преимущество, но в итоге проиграл ее, благодаря, как утверждают специалисты, банальной невнимательности.

Более того, порой от нашего персонала результат зависит в гораздо большей степени, чем от всех остальных элементов проекта (оборудование, материалы и т.д.), ведь оружие не стреляет само - на курок всегда нажимает человек. То же самое и с обслуживанием нашего мероприятия: все (презентации, выступления, перерывы на обед, шоу-программа и многое другое) управляется людьми. Представим крайность: мы организовали индустриальную церемонию наград, сделав все на самом высочайшем уровне. И вот в разгар мероприятия наш ведущий вдруг успевает основательно принять горячительных напитков, следствием чего становятся "опасные" шутки со сцены, абсолютно лишние объятия с победителями, плюс что-то еще.

Да, сегодня с такой ситуацией встретишься очень редко, особенно в рамках действительно топовых проектов, но множество мелких недоработок или ошибок со стороны персонала также способны серьезно испортить финальный результат. Эффективных решений может быть несколько, но многие event-эксперты советуют одну простую формулу: внимание при подборе плюс жесточайший контроль. Про подбор все, пожалуй, ясно, но что касается контроля, то стоит добавить пару слов. Некоторые специалисты, занимающиеся специальными мероприятиями, иногда рекомендуют давать персоналу максимально много свободы в рамках проектов. В чем-то они определенно правы, но тут главное - не переступить тонкую грань, после которой вообще весь ивент превратиться в хаос и ничего уже нельзя будет исправить.

Площадка для проведения

Здесь рисков для нашего проекта не так много, как может показаться. В основном все проблемы появляются, если мы не уделили должного внимания вопросам выбора площадки для проведения проекта еще на подготовительном этапе. Следовательно, многие опасности можно исключить, лишь потратив на данной стадии чуть больше времени.

Приведу простой пример: мы устраиваем бизнес-мероприятие для потенциальных клиентов нашей компании. В качестве площадки для проведения выбираем отличный бизнес-центр с несколькими конференц-залами и успокаиваемся, даже не проверив ситуации с другими мероприятиями на этой площадке. Зато уже после старта нашего проекта становится известно, что в соседнем зале конкурирующая компания проводит аналогичный ивент. Пользы от такого положения вещей точно не прибавится.

Еще один важный момент - соответствие выбранной площадки для проведения необходимым требованиям, которые формируют суть и форма нашего специального мероприятия. Иными словами, далеко не в каждой ситуации стоит организовывать проект, ориентированный на бизнес и предполагающий исключительно рабочую атмосферу, в ночном клубе. Верно и обратное: вряд ли посетителям празднования дня рождения нашей компании будет комфортно в бизнес-центре; для такого проекта лучше подойдет ресторан или развлекательный центр.

Если же говорить о других рисках, связанных с площадками для special events, то их в целом можно предусмотреть, но не всегда найдется решение. Причем они бывают абсолютно разношерстные: от частых перебоев электричества (риск сорвать важную презентацию) до отсутствия специальных помещений для хранения оборудования (риск кражи). Западные event-специалисты рекомендуют при выборе места для проведения детально анализировать ситуацию: если количество потенциальных опасностей, с которыми мы можем столкнуться в процессе, слишком велико, то правильным выбором будет поискать другую площадку.

Выступающие персоны

Риски для наших event-проектов, связанные с выступающими персонами, в целом достаточно похожи на риски, связанные с персоналом, но имеют свою специфику. Представим некий научный семинар, где аудитория насчитывает несколько сот человек. Выступать выходит молодой и очень перспективный специалист, который в лаборатории просто творит чудеса. Однако, представ перед такой многочисленной (для него, разумеется) аудиторией, он попросту не знает, как себя вести. И как следствие, его выступление оказывается в лучшем случае "скомканным", а в худшем - проваленным.

Стоит отметить, что возраст или пол тут не играет никакой роли. Лично автору этой статьи довелось наблюдать ситуацию, когда сорокалетний мужчина краснел и покрывался испариной перед гораздо меньшей, чем в примере, аудиторией. Подобные накладки можно предотвратить, во-первых, подбирая для участия в проекте людей, которые уже имели опыт публичных выступлений. А, во-вторых, с помощью репетиций, которыми частенько пренебрегают, но они действительно могут нивелировать тот отрицательный эффект, который мы можем получить от выступления неопытного человека (а бывают случаи, когда без какой-то конкретной персоны не обойтись).

Следующий момент, о котором стоит позаботиться, - это статус и известность (положительная или негативная) выступающей персоны. Любая компания-организатор хочет заполучить на свое мероприятие самых именитых и авторитетных людей, порой не особо заботясь о последствиях. К примеру, в числе выступающих персон может оказаться человек, пусть и с громким именем, но с серьезно запятнанной репутацией в рамках индустрии. Или для выступлений мы можем пригласить двух индустриальных экспертов (или же звезд шоу-бизнеса, если речь идет не о бизнес-мероприятии), которые уже давно враждуют друг с другом. Эти моменты необходимо отлавливать и исключать.

Оборудование

Любая компания, организующая то или иное специальное мероприятие, старается задействовать как можно больше новейших технологий для произведения максимально положительного впечатления на свою аудиторию. Причем этот подход совершенно нельзя назвать ошибочным или неправильным, но, делая выбор в пользу какой-то инновации, следует понимать, что в качестве следствия мы получаем дополнительные риски. Во-первых, среди нашего персонала может не оказаться человека, которому по силам полноценно работать с используемой технологией и оборудованием. Эта опасность легко исключается, если нанять внешнего специалиста. Во-вторых, условия выбранной площадки для проведения ивента могут не соответствовать техническим требованиям экзотического оборудования, которое мы планируем задействовать. А, в-третьих, наше желание удивить аудиторию может перевесить здравый смысл, и в этом случае мы получим перегруженный технологическими инновациями special event (бюджет которого еще и не соответствует поставленным задачам), половину из которых аудитория попросту не поймет.

Следующий момент - это всевозможные мелочи. К примеру, в пульте от проектора вдруг садятся батарейки, запасных нет, и выступающей персоне приходиться переключать слайды с помощью ассистента, вызванного из зала. Или другой вариант: в самый ответственный момент выясняется, что в офисе был забыт шнур, которым подсоединяется DVD-проигрыватель к телевизору. С первого взгляда эти риски могут показаться не такими уж и критичными, но престижу и статусу мероприятия подобные накладки вредят очень сильно.

И, наконец, самый неочевидный риск в данной категории (неочевидный, потому что о нем редко задумываются заранее) связан с арендованным оборудованием. Любая техника подвержена случайным повреждениям (пролитый кофе, фатальное падение вследствие неаккуратного обращения и так далее), и если на нашем мероприятии арендованное оборудование было испорчено по необъективным причинам, то мы соответственно понесем дополнительные затраты.

Подрядчики

Если говорить в целом, то подрядчики - это вообще один большой риск, причем постоянный. Очень многим организаторам специальных мероприятий приходится "на лету" корректировать свои проекты по причине того, что, например, контора, которая занимается грузовыми перевозками, не подвезла необходимое оборудование в запланированный срок. Или еще одна довольно распространенная ситуация: многие компании любят украшать свои ивенты воздушными шариками фирменных цветов, но фирма, отвечающая за это, путает цвета.

Однако проблемы с подрядчиками бывают куда серьезнее описанных выше. Сегодня принято проводить всевозможные исследования, не обошла стороной эта тенденция и индустрию специальных мероприятий. Представим ситуацию: перед организацией нашего проекта, на котором планируем заработать, мы заказали некое исследование, результаты которого в дальнейшем будут использоваться в процессе разработки мероприятия. Если при выборе агентства был допущен просчет, и мы заключили договор с недобросовестным партнером, то бюджет проекта может оказаться пущенным в никуда. Аналогичная ситуация и с созданием фирменного стиля ивента или проработкой единой концепции для него. Более того, мы можем обратиться в специализированное event-агентство, которое также может нас подвести. Разумеется, многие подобные проблемы решаются с помощью пунктов в договоре, которые помогут минимизировать возможные финансовые потери, но сил и времени будет, в любом случае, не вернуть.

В итоге получается две основных подгруппы рисков, связанных с работой с подрядчиками: срыв запланированных сроков и некачественное выполнение заказа. К слову, если говорить о проблеме качества, то она вдвойне актуальна, когда речь заходит о кейтеринговом обслуживании, если оно предусмотрено в рамках нашего проекта. Самый фатальный результат сбоя в деле кейтиринга - массовое отравление посетителей, но это крайность. Как правило, мы, если подрядчик нас подведет, просто получим, к примеру, совсем не те блюда, которые заказывали или же качественный уровень представленных блюд будет не соответствовать уровню проекта.

Также не стоит забывать и об обслуживании гостей, которое предоставляется в рамках кейтеринга. Ни одной компании не хотелось бы увидеть на банкете для vip-клиентов, посвященном окончанию специального мероприятия, увидеть, что один из персонала кейтиринговой компании обслуживает гостей, например, имея синяк под глазом. Если же пойти дальше, то кейтеринговое обслуживание в рамках special events - это очень тонкое дело со своими гласными и негласными законами, где любая незначительная мелочь может бросить тень на весь проект.

Раздаточные материалы

Многие риски для наших special events, связанные с раздаточными материалами, тем или иным образом являются следствием недоработок на других стадиях проектов. К примеру, в прошлой статье серии мы изучали риски, которые появляются во время работы с подрядчиками. В качестве продолжения можно привести простой пример: ход нашего мероприятия зачастую самым прямым образом зависит от наличия/отсутствия раздаточных материалов, поэтому если типография не сдала в срок буклеты или что-то еще, что необходимо нам для полноценной работы в рамках проводимого ивента, то весь проект тут же оказывается под угрозой риска.

Однако есть риски и, условно говоря, автономные. Например, всегда велика опасность для нас разработать такие раздаточные материалы, которые не будут соответствовать аудитории мероприятия. Факторов тут огромное количество: актуальность имеющихся исследований, правильная оценка выбранных инструментов, исключение ошибок непосредственно на этапе производства раздаточных материалов. К примеру, довольно часто приходится сталкиваться на различных бизнес-мероприятиях с материалами, в которых содержится информация откровенно развлекательного характера, причем объем ее значительно превышает объем действительно полезной информации. Кроме того, говоря "соответствие/несоответствие" мы имеем в виду еще и необходимость придерживаться качественного уровня всех материалов на нашем мероприятии, который соответствует нашей аудитории. Иными словами, семинар для менеджеров и круглый стол для руководителей подразумевают различные минимальные требования к раздаточным материалам.

Аудитория

Когда речь заходит об аудитории и работе с ней, то многие event-специалисты сходятся во мнении, что здесь мы можем столкнуться с самыми непредсказуемыми рисками и опасностями для нашего проекта. Доля истины в этом утверждении, несомненно, есть, но если прислушаться к другой половине экспертов, то мы услышим мнение чуть более сдержанное: риски есть, но при грамотном подходе с ними вполне можно работать. Главное - не упускать контроль над ситуацией и постараться предусмотреть все или практически все еще на этапе планирования и подготовки к специальному мероприятию.

Если же сравнивать, например, special events развлекательного характера (праздники, премии и т.д.) и special events, ориентированные на бизнес, то выявить наиболее опасный формат вряд ли получится, хотя многие, скорее всего, скажут, что в первом случае проблем с аудиторией может быть гораздо больше, чем во втором. Логика понятна: на подобных мероприятиях, во-первых, собирается абсолютно разные посетители, а во-вторых - не последнюю роль играют алкогольные напитки. В результате контроль над ситуацией может быть утерян за считанные мгновения.

Однако примеров, когда нечто подобное происходило во время бизнес-мероприятий, наберется немало. В качестве иллюстрации приведу крайность, которая, к слову, не является редкостью в реальной жизни: после первого перерыва половина посетителей попросту разъезжается. Причин тому может быть сколько угодно: плохая работа выступающих персон, технические накладки или же неправильное определение целевой аудитории на этапе планирования. Но чаще всего такое (или нечто похожее) происходит, если мы, грубо говоря, обманули ожидания нашей аудитории. Очень часто организаторы специальных мероприятий в целях привлечения большего количества посетителей во время продвижения обещают одно, но уже в процессе ивента выясняется, что, на самом деле, аудитории предлагается совсем другое. И многие эксперты сходятся во мнении, что в этом как раз и кроется основной риск, связанный с работой с аудиторией во время проведения специальных мероприятий.

Средства массовой информации

Продолжая тему обманутых ожиданий, переходим к рискам, связанным со средствами массовой информации и их представителями на наших ивентах. Опять же нам не раз и не два приходилось сталкиваться с ситуациями, когда для создания ажиотажа вокруг проекта среди СМИ его организатор шел на довольно рискованные шаги, что в итоге все равно выливалось в отрицательный для него результат. Недавно в одном крупном городе нашей страны довольно известный ресторан оповестил все журналы, газеты и телеканалы о том, что на праздновании его дня рождения будет выступать Дима Билан. Однако уже на самом праздновании выяснилось, что вместо популярного артиста перед аудиторией выступит коллектив африканских барабанщиков. Разумеется, зрелище тоже достаточно интересное и эффектное, но эта рокировка не была понята ни посетителями, ни представителями средств массовой информации, которые в большинстве своем собрались именно ради Димы Билана.

Да, манипуляции с запланированным, по мнению многих event-специалистов, иногда допустимы, но главное тут - не перегнуть палку и придерживаться определенной границы, после которой начинается уже откровенная ложь.

Подводя итог всему сказанному, необходимо отметить, что во время планирования и проведения специальных мероприятий от рисков никуда не уйти, с ними нужно работать. В этом деле может оказаться здорово полезной консультация или сотрудничество с компанией, которая специализируется на special events, ибо профессионалам все риски уже давно известны, и, что важнее, они заранее знают решения для многих типичных проблем.

Анатолий Крысов

И еще более 1000 статей на