Учет товара сделать в эксель. Управление складскими запасами при помощи MS Excel

Учет товаров требует использования надежного и современного программного обеспечения, способного в полной мере обеспечивать все необходимые операции по ведению статистики прихода и ухода товаров на склад.

Удобная облачная система автоматизации торгового и складского учета заменившая Excel!
Повышайте эффективность работы и увеличивайте прибыль!

В частности MS Excel обладает набором функций для того, чтобы сделать учет товаров более полноценным. Узнайте, как вести учет товаров магазина в Excel. Рассмотрим основные преимущества и недостатки этой программы, как инструмента для учета товара.

Особенности учета товаров в Excel

Учет товаров в Excel ведется в специальных таблицах, которые позволяют выделить ряд отдельных групп товаров в зависимости от их назначения, потребления и некоторых других особенностей. В частности, благодаря данному программному продукту можно выполнять целый ряд аналитических функций и последовательных операций, в том числе с применением формул.

При этом важно уметь работать в Excel, чтобы в полной мере пользоваться всеми функциями, необходимыми для учета реализации товаров и услуг, структурировать и анализировать данные для решения различных бизнес-задач.

Контроль движения товаров на складе

Программа Excel позволяет контролировать движение товаров на складе, их поступление и уход, посредством использования специальных таблиц.

В частности, можно сформировать в программе таблицу с различными колонками, в зависимости от потребностей пользователя в необходимых ресурсах и опциях, которые дает программа. В таблице возможно вывести данные по производимым операциям, в том числе указать остаток на складе, как по конкретной группе товаров, так и по всему складу в целом.

Для каждой группы товаров указывается поставщик, чтобы в случае необходимости можно было оперативно узнать, откуда на складе появилось то или иное изделие, оборудование. Вместе с тем все работы выполняются последовательно, с учетом возможных корректировок. Параллельно с разметкой таблицы необходимо также учитывать внесение и создание дополнительных документов, сносок и приложений, для чего обязательно выделяется свободное место.

Как правило, детальный учет продукции, имеющейся на складе, обусловлен необходимостью наблюдать за движением товарно-материальных ценностей во время торговли и в частности требованием строгой отчетности, поэтому учетом должен заниматься квалифицированный специалист, который в совершенстве владеет MS Excel.

Полезные "фишки" при ведении складского учета в Excel

Первое, что можно посоветовать для работы в программе - это использовать все элементы форматирования ячеек в таблицах. К примеру, когда необходимо расположить шапку таблицы в две строки, важно предварительно обеспечить перенос по словам в самой ячейке. Этот прием позволит обеспечить наглядность и отличный внешний вид таблицы.

Также программа позволяет осуществить вставку специальных шрифтов. Их использование уместно в том случае, когда необходимо выделить ряд товаров или же категорий в зависимости от определенных параметров и значений.

В целом наиболее важные группы товаров необходимо обязательно выделять посредством соответствующих операций над ячейкой, либо же строкой. Форматировать можно также и столбцы, в которых могут располагаться различные группы товаров, которые и предполагается обрабатывать посредством использования таблиц.

Современное решение для простого учета - онлайн-программа Класс365

К сожалению, Excel также имеет целый ряд недостатков, порой коренным образом влияющих на работу с товарами на складе. К ним можно с уверенностью отнести: слишком сложный набор операций, для которых потребуется определенный навык работы и квалификация, а также слишком большие временные затраты, порой просто непосильные в условиях дефицита времени.

Более того, представьте, насколько катастрофичной будет потеря данных в ходе случайной ошибки, которые при работе с программой Excel возникают достаточно часто. В этой связи необходимо подобрать достойную, а главное бесплатную специализированную программу для ведения всего необходимого учета.

Онлайн программа учета товаров на складе Класс365 позволяет автоматизировать складской и торговый учет, работу с интренет магазинами, клиентской базой и при этом не потерять времени на внедрение и обучение персонала. Простой и продуманный интерфейс программы позволяет освоить ее не более чем за 15 минут.

• Складской учет: приемка, списания, переоценка и т.д.
• Автоматическая выписка учетной и сопроводительной документации
• Работа с неограниченным количеством складов
• Контроль сроков хранения
• Планирование запасов с учетом темпов продаж
• Отчеты по любому периоду и направлению работы в 1 клик

Не трудно догадаться, что учет в таблицах Excel уходит в прошлое и на смену приходит более удобная и функциональная программа - автоматизированная система управления бизнесом Класс365. Бесплатное онлайн-решение позволяет работать в любом удобном месте, без привязки к рабочему компьютеру. Используйте современные решения для вашего бизнеса и получайте ошеломляющие результаты!

Сегодня существует большой выбор специализированных инструментов для ведения складского учета: от простеньких бесплатных программ до дорогих полнофункциональных WMS-систем. Несмотря на это, многие предприниматели на начальном этапе выбирают таблицы Excel для ведения складского учета. Вначале это кажется доступным и удобным решением, но с ростом числа заказов в организации использование Excel для учета склада чревато множеством проблем. Чем больше складских помещений, чем больше товарных позиций, тем выше вероятность их появления. С какими трудностями сталкиваются пользователи при работе с "Эксель"?

• Ошибки при вводе данных. Из-за единственной ошибки при вводе возникает необходимость перепроверять все данные таблиц.
• Неудобство совместной работы. Часто возникает ситуация, когда при редактировании данных одним пользователем, они затираются у другого. Таким образом, учет в Excel может быть некорректным.
• Выполнение множества операций вручную. Программа Excel не создана как решение для складского учета, программа сочетает в себе множество базовых функций, и поэтому зачастую вам придется тратить время на монотонный ручной труд.
• Сложность проверки правильности данных. При использовании Excel много сил уходит на проверку правильности введенных данных и на приведение информации в подходящий вид. Если у вас большой склад, лучше Excel скачать для выполнения других задач, а складские учеты вести с помощью более совершенных программ.

Эти проблемы могут возникать не так часто, тем не менее, они отнимают много рабочего времени. Программа для склада в Excel Исправления ошибок и опечаток, длительная проверка правильности данных об остатках и вынужденный ручной труд при работе с "Эксель" - это основные причины, по которым предприниматели со временем приходят к использованию специализированных решений для ведения складского учета. Даже опытные специалисты, знающие, как вести складской учет в Excel, все равно делают выбор в пользу других программ на базе Excel или принципиально новых решений.

Как вести складской учет в Excel?

Независимо от того, выбираете ли вы таблицы Excel, сервис МойСклад или другое специализированное решение для торговли, необходимо соблюдать несколько основных принципов. Если скачать программу и не использовать особые правила, со временем работа с учетом усложнится в разы:

1. Корректное оформление справочников. Справочник с товарами без опознавательных знаков создает гарантированные проблемы с учетом, неудобства в работе продавца и сложности при составлении отчетов. При вводе данных необходимо заполнять как можно больше информации в различные ячейки (например, коды, артикулы, цены, НДС). Если учет реализуемого товара на складе осуществляется с помощью сервиса МойСклад, все необходимые данные о товарах автоматически подставляются в документы, что экономит много времени при обработке заказов.
2. Заведение начальных остатков в количественном и суммовом выражении. Корректные данные вначале работы дадут адекватные отчеты в процессе работы, а оформляющим продажи с «чистого листа» на это рассчитывать не следует.
3. Соблюдение хронологии в оформлении документов. Регистрировать приход товара на склад от поставщика нужно строго до его отгрузки покупателю. Иначе «поедет» себестоимость и вы не сможете точно посчитать, сколько же вы заработали. В МоемСкладе для каждой закупки и продажи товара вы можете указать произвольную дату.
4. Структурированное хранение дополнительной информации. При ведении учета склада важно собирать дополнительную информацию о продажах (например, способ доставки и оплаты, дата отгрузки, наименование заказчика, имя менеджера) в отдельных полях. Все эти данные в будущем пригодятся для составления маршрутных листов курьерам, расчета з/п менеджерам, анализа статистики. В МоемСкладе вы легко и без программирования можете создать необходимое количество свободных полей для использования в справочниках и документах.

Пользователям интернет-сервиса МойСклад доступна бесплатная поддержка по телефону и e-mail. Сотрудники службы поддержки не только помогают с работой c программой, но также делятся советами по оптимальному ведению складского учета и настройке основных бизнес-процессов. Скачайте бесплатную версию, попробуйте наши новые решения.

Большинство малых и средних коммерческих организаций решают задачи учета материальных ценностей (товаров или продукции) с помощью приложения Microsoft Excel. В этой статье мы рассмотрим пример на данную тему из реальной практики. Выполненная автоматизация книги Microsoft Excel позволяет сократить число рутинных действий в офисной работе, а также обеспечить контроль возможных ошибок пользователя.

Рассмотрим достаточно стандартную ситуацию, когда наша организация занимается торговлей - закупкой товаров и последующей их продажей. В этом случае необходимо вести точный учет номенклатуры (количества товаров, цен поступления и продажи). Начнем нашу разработку с листа под названием Номенклатура (рис. 2.16). Этот лист играет роль регистра или справочника товаров. В каждой строке содержится информация о конкретной позиции номенклатуры (название товара, цена поступления, цена продажи, а также количество в наличии). Цель программной разработки заключается в создании листов управления, которые позволят корректировать количество товаров при их поступлении либо отгрузке, а также вносить изменения в цену товара. В целом автоматизированная книга должна предоставить удобный интерфейс для менеджеров. Этот интерфейс обеспечат два листа - Поступление и Отгрузка .

Напрямую работа с листом, показанным на рис. 2.16, нежелательна. Конечно, менеджер при поступлении либо продаже товаров может напрямую вносить в него данные. Например, при приходе новой партии стенок «Уют» в количестве 5 штук по новой цена 25 770 рублей можно просто скорректировать и количество единиц на складе, и цену поступления. Однако это и не очень удобно, и является «плацдармом» для возможных ошибок со стороны пользователя. Удобнее создать лист управления (рис. 2.17) с элементами, обеспечивающими удобный интерфейс. А сам лист Номенклатура далее мы скроем (эта возможность легко реализуется с помощью сервиса приложения Microsoft Excel), так что он будет недоступен напрямую для пользователя. Разумеется, после этого можно ввести защиту на структуру книги (с указанием пароля). В результате пользователи могут работать с листом Номенклатура только с помощью интерфейса, реализованного на других листах.

При поступлении товара, уже имеющегося на складе, но по новой цене, следует определиться с пересчетом цены поступления. Для определенности предположим, что в подобном случае в качестве цены поступления товаров устанавливается цена последней поставки.

Перейдем к детальному рассмотрению листа, представленного на рис. 2.17, который позволяет менеджеру в удобной форме внести новое поступление уже имеющегося товара, а также добавлять новые позиции номенклатуры.

Левая половина листа Поступление предназначена для новых поступлений товаров, которые уже имеются в информационной базе (на листе Номенклатура ). Для этого элемент управления «Поле со списком» (расположен в районе ячейки A3) заполняется названиями товаров, присутствующими на листе Номенклатура . Это действие производится при открытии рабочей книги (текст необходимой для этого процедуры приведен в листинге 2.21). В программном коде предполагается, что в качестве значения свойства Name поля со списком выбрано Spk .

" Листинг 2.21. Процедура, выполняемая при открытии книги Private Sub Workbook_Open() " Очистка списка Worksheets("Поступление").Spk.Clear " Подсчет количества товаров в информационной базе N = 0 While Worksheets("Номенклатура").Cells(N + 2, 1).Value <> "" N = N + 1 Wend " Заполнение списка For i = 1 To N Worksheets("Поступление").Spk.AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Next Worksheets("Поступление").Spk.ListIndex = -1 End Sub

Когда пользователь выбирает название товара в поле со списком, то в ячейку С5 на листе Поступление заносится цена из соответствующей строки листа Номенклатура книги. Для этого процедуру, выполняемую при щелчке по элементу «Поле со списком», следует оформить так, как показано в листинге 2.22. В ней также нет ничего принципиально нового по сравнению с ранее рассмотренными примерами.

" Листинг 2.22. Процедура обработки щелчка на поле со списком Private Sub Spk_Click() Range("C5").Value = Worksheets(3).Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Value Range("C6").Value = "" End Sub

Теперь пользователь должен в ячейку C6 внести количество единиц нового поступления указанного товара. Для повышения защищенности от случайных действий мы разместили на листе еще поле для пароля. Это обыкновенное текстовое окно. Щелчок на кнопке Внести позволит обновить цену и количество товаров па листе Номенклатура только в случае правильного указания пароля. Для текстового окна установим следующие свойства:

• Name - Pass;
• PasswordChar - *.

Это обеспечит отображение «звездочек» при наборе пароля (набранное пользователем слово будет скрыто от посторонних глаз). Таким образом, мы подошли к написанию процедуры для внесения информации о новом поступлении (увеличении числа указанных товаров и возможном изменении цены) на третий лист. В листинге 2.23 приведена процедура, выполняемая при щелчке на кнопке Внести . В качестве пароля здесь рассматривается комбинация 357.

" Листинг 2.23. Обработка щелчка на кнопке Внести Private Sub CommandButton1_Click() If Pass.Text = "327" Then " Обновление цены поступления Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Value = Range("C5").Value " Коррекция количества Col = Range("C6").Value Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = _ Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value + Col MsgBox "Данные внесены" Pass.Text = "" Else MsgBox "Ошибка пароля! Данные не внесены" End If End Sub

Здесь при введении пароля 357 процедура добавит на третий лист внесенное пользователем количество товара и скорректирует цену. После этого на экран выводится информационное сообщение о том, что данные внесены, и затем очищается поле пароля. При ошибочном пароле никаких изменений на листе Номенклатура не производится.

Перейдем теперь к рассмотрению правой части (в отличие от левой, она выделяется более темным оттенком) рис. 2.17. Этот фрагмент листа необходимо использовать для внесения нового товара (с указанием количества). В листинге 2.24 приведена процедура, которая выполняет данное функциональное действие в этом случае.

" Листинг 2.24. Обработка щелчка на кнопке Внести новый товар Private Sub CommandButton_Click() " Подсчет числа внесенных товаров на листе Номенклатура N = 0 While Worksheets("Nomen").Cells(N + 2, 1).Value <> "" N = N + 1 Wend " Проверка пароля внесенного в правое текстовое поле If Pass2.Text = "35791" Then Worksheets("Номенклатура").Cells(N + 2, 1).Value = Range("G3").Value Worksheets("Номенклатура").Cells(N + 2, 2).Value = Range("G4").Value Worksheets("Номенклатура").Cells(N + 2, 4).Value = Range("G5").Value MsgBox "Данные внесены" Pass2.Text = "" Else MsgBox "Ошибка пароля! Данные не внесены" End If End Sub

В правой части листа расположены два элемента управления - кнопка и текстовое окно для пароля. Можно было бы оставить одно поле пароля для левой и для правой части листа. Однако предложенный здесь вариант повышает функциональность разработки. В качестве значения свойства Name мы выбрали Pass2 . Сформулируем порядок действий пользователя при работе с правой частью листа:

• в ячейку G3 вводится название нового товара;
• в ячейке G4 указывается цена;
• ячейка G5 отводится для количества единиц товара;
• пользователь вводит пароль, и щелчок на кнопке Внести новый товар фиксирует (если пароль правильный) введенную информацию на листе Номенклатура .

В начале процедуры CommandButton2_Click подсчитывается (для этого используется переметшая N) количество ячеек с информацией о товарах на листе Номенклатура . После этого информация о новом товаре записывается в очередную свободную строку листа.

Теперь перейдем к другому листу - Отгрузка (рис. 2.18), который используется при продаже товаров. На листе Отгрузка расположено три элемента управления: поле со списком (Name — Spk), поле для пароля (Name - Pass3) и кнопка (Name - CommandButton1).

Для заполнения списка необходимо скорректировать ранее (листинг 2.21) рассмотренную процедуру Workbook_Open . Теперь она должна выглядеть так, как показано в листинге 2.25.

" Листинг 2.25. Процедура, выполняемая при открытии книги (вариант 2) Private Sub Workbook_Open() Worksheets("Поступление").Spk.Clear Worksheets("Отгрузка").Spk.Clear " Подсчет уже имеющихся товаров N = 0 While Worksheets("nomen").Cells(N + 2, 1).Value <> "" N = N + 1 Wend " Заполнение списков For i = 1 To N Worksheets("Поступление").Spk.AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Worksheets("Отгрузка").Spk.AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Next Worksheets("Поступление").Spk.ListIndex = -1 Worksheets("Отгрузка").Spk.ListIndex = -1 End Sub

На очереди следующая процедура (листинг 2.26), которая выполняется при щелчке на поле со списком. В результате в соответствующие ячейки листа Отгрузка будет внесено количество единиц указанного товара на складе, а также его цена продажи (рис. 2.19).

" Листинг 2.26. Процедура, выполняемая при щелчке на поле со списком Private Sub Spk_Click() Range("E6").Value = Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value Range("E7").Value = Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 3).Value End Sub

Теперь пользователь должен указать (в ячейке E6), какое количество единиц отгружается (для ориентировки и контроля с помощью предыдущей процедуры мы внесли имеющееся количество товаров на складе). Процедура, представленная в листинге 2.27 (выполняется при щелчке на кнопке Отгрузить), позволяет скорректировать в базе данных количество единиц товара, имеющегося в наличии.

" Листинг 2.27. Процедура, выполняемая при щелчке на кнопке Отгрузить Private Sub CommandButton1_Click() If Pass3.Text = "775" Then ColPrais = Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value Col = Range("E6").Value If Col > ColPrais Then MsgBox "Такого количества на складе нет" Exit Sub End If Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 3).Value = Range("E7").Value ColPrais = ColPrais - Col Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = ColPrais MsgBox "В базу внесена информация" Pass.Text = "" Spk_Click Else MsgBox "Ошибка пароля!" End If End Sub

После внесения изменений информация на экране будет обновлена - пользователь увидит уже скорректированное значение (за счет вызова процедуры Spk_Click , которую мы ранее уже разработали). Теперь для обеспечения ранее оговоренной функциональности необходимо скрыть лист Номенклатура . Пользователи в этом случае будут использовать разработанные листы Поступление и Отгрузка .

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно , которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

1. Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
2. Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
3. Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
4. Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

1. Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
2. При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
3. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
4. Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.

Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Делаем «Справочники».

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы "Номенклатура" присвоим имя: "Таблица1" . Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: "Таблица2" диапазону таблицы "Поставщики". Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» - инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ("номенклатура!$A$4:$A$8").

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» - куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Формируем таблицу «Расход товаров».

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Вот и готова самостоятельно составленная программа.

Владельцы магазинов на первом этапе бизнеса пытаются сэкономить, выбирая для складского учета бесплатно программу Excel. В статье расскажем о шаблонах для учета товара в Эксель и предложим более интересный бесплатный вариант для товароучета в магазине, чем стандартный софт.

О чем вы узнаете:

Кому могут помочь электронные таблицы

Учет товара в Эксель используют те предприниматели, которые имеют 2-3 продажи в день и у них достаточно времени переносить данные о продажах в электронные таблицы.

Представим на схеме “эволюцию” товароучета в малом бизнесе. Рисунок мы составили после опроса более 10 предпринимателей, которые на сегодняшний момент являются пользователями товароучетной программы “Бизнес.Ру” (третья ступень).

Большинство из них начинали работать с “тетрадкой” - вели приход и расход товаров в блокноте, но когда было необходимо делать отчет и аналитику, переносили данные из “тетрадочки” в Excel.

Когда бизнес начал приносить доход больше 15 тысяч рублей в месяц, а продаж становилось по 5-10 в день, появлялась необходимость в использовании специального товароучетного сервиса.

Ведь у Excel есть недостатки: главный - нельзя программу связать с кассовым программным обеспечением (необходимо фиксировать продажи вручную). Поэтому при расширении бизнеса или для борьбы с очередями (если присутствует сезонность), предприниматель использует программу для товароучета, подключенную к кассе ().

При этом недостатке у “Эксель” есть достоинства:

можно найти в интернете шаблоны для программы складского учета в excel бесплатно;

также бесплатно можно обучиться их заполнять (по урокам из Youtube или самостоятельно, интуитивно);

можно самостоятельно на отдельных листах сделать таблицы для отчета по продажам и вести статистику, аналитику и прочий подсчет (однако для этого надо изучить все возможности Excel, на что понадобится не один день).

Как вести складской учет в Excel?

Для ведения складского учета в Excel данные о продажах фиксируются вручную в тетрадку при покупке, а затем вечером, после закрытия магазина проданный товар находят в таблице и количество проданного отмечается.

Таким же образом таблицу обновляют при поступлении товара.

Складской учет в Excel: особенности

Вам подойдет складской учет в Excel, если вы:

можете обойтись без связи таблицы учета и кассы;

нет очередей, две-три покупки в день, что позволяет в “окно” между покупателями заполнить таблицу учета;

нацелены на кропотливую работу с таблицами, артикулами и т.д;

не используете сканер для занесения товара в базу, а готовы забивать все вручную.

Работа с таблицами в Excel возможна, если товарным учетом занимается один или два человека, не больше. Иначе может возникнуть путаница - сотрудники могут случайно изменить данные, а вы не увидите предыдущую версию.

Чтобы в полной мере оценить все преимущества автоматизации склада попробуйте программу Бизнес.Ру. Программа обладает интуитивно понятным интерфейсом с возможностью настройки под конкретного пользователя. Все вышеперечисленные преимущества уже входят в базовый функционал программы Бизнес.Ру.

Для товароучета в Excel можно использовать готовые шаблоны. Их можно разработать самостоятельно.

Перед внедрением учета надо провести инвентаризацию, чтобы определить точное количество остатков товара. О том, почему лучше и как делать ночную инвентаризацию,

Аккуратно, соблюдая внимательность к деталям, внести данные о товаре - название, артикул. Если речь о продовольственных товарах, то следует сделать в таблице “Эксель” графу “срок годности”.

Учитывать отгрузку товара надо не раньше, чем он поступил на склад. Хронология операций по складу важна, так как иначе может исказиться аналитика и итоговые графики поступлений и продаж в месяце.

Если вы работаете с несколькими поставщиками, необходимо сделать страницы со справочными данными.

Важна дополнительная информация в таблице - данные об экспедиторе или менеджере, у которого делался заказ, может спасти ситуацию, если появилась проблема с заказом.

Первый этап учета склада в Excel - заполнение данных о товаре и формирование столбцов в таблице - может потребовать существенного времени, от трех часов до недели. Все зависит от количества товаров в магазине и ваших навыков работы с таблицами.

Увеличить эффективность работы склада магазина можно за пять шагов - о них

Структура Excel-шаблона для аналитики продаж

Самое важное для учета товаров в Эксель - подобрать удобный шаблон для занесения данных.

Например, шаблон таблиц продаж может иметь следующие графы:

название товара;

• количество на складе;

Для удобства аналитики необходимо делать новую страницу (Лист) на каждый месяц.

Таблица для учета продаж отличается от той, что необходима для складского учета.

Таблица Excel «Складской учет»

Структура шаблона Excel для складского учета должна включать следующие разделы:

1. Артикул - берется по данным производителя, нужен для быстрого поиска товара в списке.

2. Наименование товара. Название товара и краткая характеристика. Например:

платье “Анфиса” синее;

платье “Анфиса” красное с цветами;

сарафан джинсовый мини синий.

Наименование можно придумать самостоятельно или же взять то, что есть у производителя в описании.

3. Единицы измерения. Обычно это штуки, но могут быть погонные метры, кубометры, килограммы и т.д.

4. Остатки (доступно, осталось, бронь - если бронирование товара поощряется).

5. Цена (два столбца - цена продажи и цена покупки).

6. Поставщик.

Кроме того, можно делать и другие столбцы:

предзаказ (если между заказом товара у поставщика и привозом к вам на склад проходит много времени);

постоянный покупатель (для выделения постоянных клиентов и назначении им скидки или предоставление особого предложения);

номер скидки (если при продаже был предъявлен купон и т.д.).

В отдельный лист таблицы Excel необходимо поместить справочник - таблицу с именами поставщиков.

Проблемы при учете товаров Excel

Товарный учет в Excel имеет значительные минусы:

Если кто-то из персонала случайно заменил в таблице цифру, нажал “Сохранить”, а затем закрыл файл, найти ошибку будет проблематично.

Для ведения базы товаров удаленно можно пользоваться Excel от Google Tables, однако при увеличении числа строк до 100 и выше эта программа для учета склада в Excel сильно “тормозит”.

Невозможность интеграции с кассой или программой для ведения бухгалтерии.

Требуется много работы вручную, невозможно подключить сканер.

Нет возможности планировать поставки, контролировать остатки по сроку годности и т.д.

Нельзя использовать файл несколькими пользователями одновременно (исключение - Google Tables).

Нельзя настроить автоматическую проверку на “правильность” введенных данных, кроме вида данных (числовой, буквенный и т.д.).

Обзор бесплатных программ для учета склада в Excel

Microsoft Excel - это платная программа, из-за распространенности которой некоторые пользователи думают о бесплатной установке. Однако в сети можно скачать несколько бесплатных программ, которые могут на первом этапе ведения бизнеса заменить Excel.

OpenOffice Calc

Самая популярная программа типа Excel, которую можно использовать для учета товаров, называется OpenOffice Calc. Она входит в пакет бесплатных программ Apache OpenOffice.

OpenOffice Calc поддерживает русский язык, занимает меньше места на диске компьютера и быстрее загружается, по сравнению с Excel.

Программа имеет интерфейс сходный с Excel 2003 года, поэтому если вы имели опыт работы именно с такой программой, будет легче привыкнуть.

Из особенностей:

возможность создавать таблицы, графики, делать расчет по формулам, назначать ячейки;

поддержка экспорта в PDF, что бывает важно для отправке счета покупателю;

способность использовать “Мастер” для создания специальных функций.

Единственное неудобство - программа имеет свой формат, ODS. Обычно файлы XLS открываются в этой программе, но бывает, что открывается с ошибкой.

Также Calc может создавать файлы в формате XLS, а не более совершенном - XLSX.

LibreOffice Calc

Установив LibreOffice Calc, пользователь может не отличить ее от Open Calc. И не удивительно. Эта программа была разработана бывшими программистами OpenOffice. Поэтому принцип и интерфейс был взят аналогичный.

Функционал схожий: создание таблиц, графиков, вычисление по формулам.

В отличие от OpenOffice, программа LibreOffice позволяет сохранять документы в формате EXLX.

Приложение удобно для быстрых расчетов, функционально, загружается за 7-12 секунд секунд. Есть возможность работы с функциями и макросами через “Мастер”.

PlanMaker

Третья программа в нашем обзоре программ склада в Excel (скачать бесплатно ее также можно на сайте разработчика) - PlanMaker. Это софт, который входит в пакет программ SoftMaker.

Как и предыдущие программы, PlanMaker помогает делать расчеты с помощью функций (используется инструмент “Вставить функцию”). К сожалению, бесплатный PlanMaker может поддерживать только формат XLS, а XLSX доступен тем, кто установил платную версию.

Платные программы - аналоги Excel

Отличие платных программ складского учета от бесплатных - в готовых загруженных шаблонах и поддержки нескольких складов. Представим в таблице ниже две такие программ. Все они являются десктопными, то есть загружаются в память компьютера. Это неудобно, если вы работаете с нескольких устройств - дома и в офисе, а также планируете удаленно контролировать работу сотрудников (например, во время отпуска).

Таблица - Сравнение программ “Склад Excel” и “Склад производства”

Если вы ищите бесплатную или недорогую программу для складского учета, обратите внимание на “Бизнес.Ру” - это облачный сервис для всех операций на складе, который существенно облегчает процедуры оприходования, заказа товаров, работу с накладными и инвентаризацию.

Возможности “Бизнес.Ру” как бесплатной облачной программы типа Excel

Все перечисленные выше программы обладают всеми недостатками Excel. Этот софт является бесспорным помощником для организации стабильного учета в небольшой торговой точке с 2-3 продажами в день. Однако если покупателей больше, необходим более совершенный софт.